Zarządzenie Nr 1/02

WÓJTA GMINY JAŚWIŁY

z dnia 22 marca 2002 r.

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy.

Na podstawie § 35 ust. l rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, póz. 1319) oraz art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, póz. 1396) zarządzam, co następuje:

Ustala się instrukcję regulującą organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją, a także określającą szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuję kierowników referatów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszej instrukcji.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzani Zastępcy Wójta.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem powzięcia.

INSTRUKCJA

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją Urzędu Gminy JAŚWIŁY

Rozdział I Postanowienia ogólne

§1

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy w Jaświlach, oraz zasady i tryb postępowania z powstającą, nadsyłaną! składaną do niego dokumentacją.

2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) kierowniku referatu -należy przez to rozumieć również równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie, występującą w strukturze organizacyjnej urzędu,

2) kierowniku archiwum zakładowego- należy przez to rozumieć pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego,

3) jednolitym rzeczowym wykazie akt- należy przez to rozumieć aktualnie obowiązujący jednolity rzeczowy wykaz akt.

§2

1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w Urzędzie Gminy dzieli się na:

1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi "

2) dokumentację inną niż określoną w pkt. l, nie stanowiącą materiale archiwalnych, zwaną dalej "dokumentacjąniearchiwalną"

2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytworzenia.

3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z: 1/dokumentacja tajna, 2/dokumentacją projektową, geologiczną, geodezyjno-kartograficzną i audio-wizualną

4. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

1) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się symbolem" A",

2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem "B" z tym, że:

a) symbol "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz celów kontrolnych).

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwale znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe. 5. W szczególnie uzasadnionych wypadkach, (Archiwum Państwowe w Białymstoku może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt. 2 lit. a uznając j ą za materiały archiwalne.

§3

1. Materiały archiwalne "A" przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego w Białymstoku.

2. Dokumentację niearchi walną "B" w archiwum zakładowym przechowuj ą przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

§4

Materiały archiwalne (A) dotyczące spraw załatwianych przez jednostki organizacyjne działające na podstawie upoważnień udzielonych im przez Radę Gminy -kierownicy tych jednostek przekazują do archiwum państwowego po upływie 25 lat dokumentację kategorii (B) przechowuje się w archiwum tych jednostek przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie.

Rozdział 2 Przepisy szczegółowe

ORGANIZACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§5

1. Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Urzędu Gminy w Jaświłach określoną przez Wójta Gminy Jaświły. Szczegółowe usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej urzędu określa regulamin organizacyjny urzędu.

LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO I JEGO WYPOSAŻENIE

§6

1) Lokal archiwum zakładowego posiada:

1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracownika archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych,

2) magazyn, służący, do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

3) dokumentacja wydzielona na makulaturę składowana jest w dużej drewnianej szafie znajdującej się w w/w pomieszczeniu.

2. Lokal archiwum zakładowego jest suchy, widny, mieści się na parterze. Posiada mocne drzwi i zamki, okratowane okna i drzwi, posiada instalację elektryczną, dobrą wentylację. Okna magazynu skierowane są na północ, podłoga pokryta jest płytkami PCV.

3. Umeblowanie archiwum składa się z biurka, szaf, stołu, krzeseł, półek, regałów i drabiny.

4. Półki w magazynie są dostosowane do wymiaru dokumentacji (stelaż wykonany z żelaza) i ustawione są prostopadle do otworów okiennych. Pierwsza półka regału umieszczona jest w odległości 15 cm od podłogi a od sufitu 70 cm

5. Magazyn ogrzewany jest centralnym ogrzewaniem (kaloryfery).

6. Lokal archiwum wyposażony jest w gaśnice i hygrometr.

7. Temperatura i wilgotność powietrza w magazynie jest sprawdzana codzienne i

rejestrowana w specjalnej książce kontrolnej. Raz do roku w magazynie przeprowadza się gruntowe odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza, wietrzenie odbywa się systematycznie raz na tydzień.

ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§7

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. Przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych,

2. Opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie,

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

5. Inicjowanie brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zewolenia z Archiwum Państwowego w Białymstoku.

OBOWIĄZKI PRACOWNIKA PROWADZĄCEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWE

§8.

1. Za działalność archiwum zakładowego odpowiada pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

2. Pracownik odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.

3. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.

4. Pracownik archiwum zakładowego składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego i jego ekspozytur. Sprawozdanie wykazuje ilość dokumentacji w metrach bieżących : 1) przyjętej do archiwum zakładowego,

2) przekazanej do archiwum państwowego,

3) wydzielonej na makulaturę,

4) przekazanej do zbiornic makulatury ,

5) udostępnionej w liczbie kart udostępnienia

Przez metr bieżący (mb) dokumentacji rozumie się taką ilość materiałów, jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do frontu półki.
Sprawozdanie przesyła się do wiadomości do Archiwum Państwowego w Białymstoku.

5. Przy zmianie na stanowisku pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przekazanie odbędzie się protokolarnie .

6. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe zna strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, oraz jednolity, rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych, według których komórki organizacyjne prowadzą akta.

7. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe będzie stale pogłębiał kwalifikacje zawodowe.

PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE

§9

1. Okres przechowywania dokumentacji w jednostkach organizacyjnych oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określaj ą postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

2. Przekazywanie przez komórki organizacyjne dokumentacji do archiwum zakładowego w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym ustalone zostało do 31.03. tzn. do końca 1-ego kwartału roku kalendarzowego.

3. Poszczególne jednostki organizacyjne przekazuj ą uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego w trzech egzemplarzach, dwa egzemplarze zatrzymuje archiwum zakładowe, trzeci pozostaje w jednostce przekazującej dokumentację. Spis podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej lub upoważniony do tego pracownik oraz prowadzący archiwum zakładowe. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

4. Dokumentację kategorii "A" przekazuje się w czterech egzemplarzach spisów zdawczo-odbiorczych, ponieważ jeden egzemplarz pracownik prowadzący archiwum przekazuje do Archiwum Państwowego w Białymstoku.

5. Archiwum zakładowe przechowuje dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne własnego urzędu.

EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM

§ 10

1. Archiwum zakładowe oznacza przejętą dokumentację swój ą sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu.

2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczej do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, drugi egzemplarz służy do bieżącej pracy.

3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

1) spisy zdawczo-odbiorcze,

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,

3) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenie jej poza j ego obręb,

4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,

5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego i protokoły zdawczo-odbiorcze,

6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami przekazywanej dokumentacji kategorii "B" oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego Środki ewidencyjne wymienione w punktach 1,2,4,5 i 6 należą do dokumentacji kategorii "A".

SPOSÓB PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM

§11

1. W archiwum zakładowym oddzielnie przechowuje się dokumentację od odziedziczonej oraz oddzielnie akta Kat. „A" od akt Kat. „B"

2. Dokumentacja układana jest w kolejności napływu z różnych komórek organizacyjnych w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

3. Dokumentacja układana jest na półkach poziomo jedną na drugiej, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.

4. Mapy przechowywane są w oddzielnym pudełku.

5. Regały i półki są oznaczone cyframi arabskimi od dołu ku górze.

6. W magazynie archiwum zakładowego strzałki umieszczone na regałach wskazują sposób rozmieszczenia dokumentacji.

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI W ARCHIWUM

§12

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii "A" i "B" dla celów służbowych i naukowo-technicznych.

2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępnienia. Na udostępnienie dokumentacji komórki organizacyjnej zlikwidowanej, zgodę wyraża Wójt Gminy.

3. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum.

5. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych urzędu. Dokumentacja znajdująca się w wypożyczonej teczce powinna być ponumerowana, opisana.

6. Poza biuro urzędu nie wolno wypożyczać żadnej dokumentacji.

7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:

1) dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika komórki organizacyjnej, który ją przekazał,

2) dokumentacji uszkodzonej,

3) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

8. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadza wyłącznie pracownik tego archiwum.

9. W miejsce wyjętej z półki dokumentacji wkłada się kartkę zastępczą

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KORZYSTAJĄCYCH ZA UDOSTĘPNIONĄ DOKUMENTACJĘ

§13

1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.

2. Pracownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności zwracającego.

3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują:

1) pracownik archiwum,

2) wypożyczający dokumentację,

3) kierownik komórki organizacyjnej, której pracownikiem jest wypożyczający dokumentację,

4) kierownik komórki, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

4) Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugie- przechowuję się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która wydala zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

5) Kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie

dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięci winnego do odpowiedzialności służbowej .

WYDZIELANIE DOKUMENTACJI

§14

1. Co roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:

1) wyłączenie dokumentacji kategorii "A", podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego w Białymstoku,

2) wyłączenie dokumentacji kategorii "B" na makulaturę,

3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem "BE", przeznaczonej do ekspertyzy.

2. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie.

Komisja składa się z przewodniczącego, wyznaczonego przez Wójta Gminy, pracownika urzędu gminy i pracownika prowadzącego archiwum zakładowe. Termin przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustala pracownik archiwum zakładowego w uzgodnieniu z Wójtem Gminy.

3. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzieleniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.

4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kategorii "A", ma prawo przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kategorii "B".

5. Z czynności związanych z wydzielaniem dokumentacji komisja sporządza protokół, do którego dołącza spisy dokumentacji kategorii "B".

6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia Wójtowi Gminy.

PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM

PAŃSTWOWEGO

§15

1. Po upływie terminu określonego w § 3 instrukcji -archiwum zakładowego przekazuje materiały archiwalne całego urzędu do ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO w Białymstoku na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego

sporządzonego przez archiwum zakładowe w trzech egzemplarzach i podpisane przez Wójta Gminy: jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe dwa egzemplarze wraz z wnioskiem przesyła się do Archiwum Państwowego w Białymstoku.

3. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych urzędu do archiwum państwowego należy do spisów materiałów dołączyć notatkę zawierającą datę powołania urzędu i zasięg jego działania oraz strukturę organizacyjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy następnym przekazywaniu materiałów do spisu dołącza się jedynie informację o zmianach w strukturze organizacyjnej lub jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym a następnym przekazaniem materiałów archiwalnych.

4. Datę przekazania materiałów wpisuje archiwum zakładowe w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego.

5. Koszt przekazywania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący.

PRZEZNACZENIE DOKUMENTACJI KATEGORII "B" NA MAKULATURĘ

§16

1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do Archiwum Państwowego w Białymstoku dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy wraz z protokółem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach, jeden przesyła się do AP.

2. Po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Białymstoku dokumentacja przeznaczona na makulaturę jest niszczona przez spalenie.

NADZÓR NAD ARCHIWUM ZAKŁADOWYM

§17

1. Prawo kontroli archiwum zakładowego maj ą osoby upoważnione przez Wójta Gminy Jaświly oraz organy wyższego stopnia.

2. Co najmniej raz w roku jest przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego mająca na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z prowadzoną ewidencją i ustalenia prawidłowości pracy archiwum zakładowego.

3. Prawo kontroli archiwum zakładowego maj ą również przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego archiwum państwowego, które sprawuj ą nadzór nad sposobami zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz nad metodami jej porządkowania, inwentaryzacji i brakowania w archiwach zakładowych.