W celu rejestracji spraw napływających do urzędu zakłada się rejestry kancelaryjne zastępujące spisy spraw.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje i rejestry kancelaryjne, w szczególności:

1. Sekretarz Gminy:

· rejestr oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.

2. Stanowisko pracy ds kancelaryjnych, spraw organizacyjnych, obsługi organów gminy i kadrowych:

· dziennik korespondencji,

· rejestr pism specjalnego rodzaju,

· rejestr wniosków i interpelacji radnych,

· rejestr uchwał rady gminy,

· rejestr przepisów gminnych,

· rejestr wniosków i opinii komisji,

· rejestr zarządzeń wójta,

· rejestr decyzji wójta,

· rejestr postanowień wójta,

· rejestr zarządzeń kierownika urzędu,

· rejestr skarg i wniosków,

· ewidencja pracowników urzędu,

· ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

· rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw.

3. Stanowisko pracy ds. działalności gospodarczej i obronnych:

· ewidencja działalności gospodarczej,

· rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

· rejestr świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności,

· rejestr przedpoborowych,

· lista poborowych

4. Referat rolnictwa i gospodarki komunalnej.

· do dnia 10 lipca 2003 r. - rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

· od dnia 11 lipca 2003 r. - rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym,

· rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

· rejestr instytucji kultury,

· ewidencja lokali użytkowych w zasobach komunalnych,

· rejestr umów najmu lokali mieszkalnych,

· rejestr umów dzierżawy na grunty stanowiące mienie komunalne gminy,

· rejestr rozdysponowania gruntów mienia komunalnego gminy,

· rejestr zasobu mienia komunalnego,

· rejestr gruntów - ewidencja nieruchomości mienia komunalnego gminy,

· rejestr zezwoleń na wycinkę drzew z zadrzewienia,

· ewidencja urządzeń wodociągowych na terenie gminy.

· rejestr dodatków mieszkaniowych,

5. Urząd Stanu Cywilnego:

· ewidencja ludności,

· rejestr wyborców.

· rejestr dowodów osobistych,

· rejestr zapewnień,

· rejestr wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa(do ślubu wyznaniowego ze skutkiem cywilnym),

· księga urodzeń, małżeństw i zgonów.

6.Referat Finansowy:

· ewidencja podatników,

· ewidencja upomnień zobowiązań pieniężnych,

· ewidencja tytułów wykonawczych zobowiązań pieniężnych,

· ewidencja upomnień podatku od środków transportowych,

· ewidencja tytułów wykonawczych podatku od środków transportowych,

· rejestr ulg inwestycyjnych,

· rejestr ulg żołnierskich,

· rejestr ulg z tytułu nabycia gruntów

· rejestr umorzeń zaległych zobowiązań pieniężnych,

· rejestr umorzeń zaległości w podatku od środków transportowych,

· rejestr odroczeń i rozłożenia na raty podatku od środków transportowych,

· rejestr odroczeń terminów płatności i rozłożenia na raty zobowiązań pieniężnych,

· rejestr zaświadczeń o stanie rodzinnym i majątkowym,

· rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach,

Rejestry dotyczące działalności organów gminy są jawne i mają do nich zastosowanie przepisy ustawy z dnia 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Pozostałe rejestry stanowią zbiory danych osobowych, które podlegają ochronie na mocy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa( osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe).

Dane osobowe udostępnia się również osobom i podmiotom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych a ich udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą .

Na udostępnianie danych osobowych mogą również zezwalać przepisy szczególne. Wzór wniosku stanowi załącznik do niniejszej informacji