Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły
Regulamin Organizacyjny
Urzędu Gminy Jaświły
z dnia 7 czerwca 2004 r.
I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE
§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły zwany dalej „regulaminem” określa wraz z załącznikami:
1) organizację wewnętrzną Urzędu;
2) podział zadań i nadzór pomiędzy kierownictwem Urzędu;
3) zadania wspólne do wszystkich referatów;
4) zakresy zadań referatów;
5) organizację przyjmowania, załatwiania indywidualnych spraw obywateli;
6) zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy; Wójta,
7) tryb wykonywania kontroli w Urzędzie,
8) zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli
9) zasady podpisywania pism i decyzji.
§ 2. Ilekroć w dalszej części regulaminu Urzędu Gminy Jaświły mowa jest o:
1) regulaminie — należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły;
2) radzie — należy przez to rozumieć Radę Gminy Jaświły,
3) gminie — należy przez to rozumieć Gminę Jaświły;
4) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Jaświły
5) wójcie należy przez to rozumieć Wójta Gminy Jaświły;
6) kierownika urzędu — rozumie się przez to Wójta;
7) zastępcy wójta — należy przez to rozumieć Zastępcę Wójta Jaświł;
8) sekretarzu — należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Jaświły;
9) skarbniku — należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Jaświły;
10) statucie — należy przez to rozumieć Statut Gminy Jaświły.
ii. postanowiewnia ogólne
§ 3. Urząd Gminy Jaświły jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.
§ 4. Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek znajdujący się w miejscowości Jaświły, oznaczony nr 7.
§ 5.
1. Urząd realizuje zadania:
1) własne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) i innych ustaw szczególnych z zakresu prawa materialnego,
2) z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy odrębnych ustaw,
3) z zakresu administracji rządowej i samorządowej powierzone gminie na podstawie porozumień zawartych pomiędzy gminą a organem administracji rządowej i samorządowej.
2. Zadania określone w ust. 1 realizują referaty stosownie do ich merytorycznych zakresów działania.
§ 6.
1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.
2. Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy swego Zastępcy - Sekretarza Gminy.
iii. struktura organizacyjna
§ 7. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty:
1) Referat Organizacyjny, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy - kierownik referatu;
b) podinspektor ds. rady i organizacyjno-kadrowych;
c) podinspektor ds. obronnych.
2) Referat Finansowy, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) Skarbnik Gminy, główny księgowy budżetu pełniący funkcję kierownika referatu.
b) podinspektor ds. księgowości budżetowej i płac;
c) podinspektor ds. księgowości budżetowej;
d) podinspektor ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych;
e) podinspektor ds. księgowości podatkowej.
3) Urząd Stanu Cywilnego, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;
b) podinspektor ds ewidencji ludności.
4) Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) Kierownik Referatu;
b) podinspektor ds. obrotu gruntami;
c) informatyk;
d) podinspektor ds. melioracji.
§ 8. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy — pełniący funkcję kierownika referatu organizacyjnego.
2) Skarbnik Gminy - pełniący funkcję kierownika referatu finansowego.
3) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
4) Kierownik Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.
§ 9.
1) Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy opracowuje szczegółowe zakresy czynności dla kierowników referatów.
2) Kierownicy referatów przygotowują projekty zakresów czynności dla pracowników kierowanego referatu.
iv. podział zadań, kompetencji i nadzoru pomiedzy kierownictwem urzedu
§ 10.
1. Wójt - stanowisko z wyboru.
2. Do zakresu działania i kompetencji Wójta należy w szczególności:
1) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
2) reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy;
3) nadzorowanie realizacji budżetu;
4) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz podpisywanie decyzji administracyjnych;
5) podejmowanie działań należących do kompetencji rady w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego;
6) upoważnienia pracowników Urzędu do podpisywania w jego imieniu decyzji;
7) mianowanie pracowników samorządowych;
8) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
9) wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej określonych odrębnymi przepisami;
10) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych;
11) zatwierdzanie zakresów czynności i obowiązków pracowników Urzędu;
12) określanie polityki kadrowej Urzędu;
13) wydawanie zarządzeń organizacyjnych wprowadzających w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu np. regulamin pracy, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
14) przyjmowanie mieszkańców w sprawie skarg i wniosków;
15) występowanie z wnioskiem do Rady Gminy o powołanie i odwołanie Skarbnika i Sekretarza;
16) nadzorowanie spraw oświaty i wychowania w gminie.
3. Wójt bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne:
1) Gminny Zespół Oświaty;
2) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach;
3) Gminny Ośrodek Kultury w Jaświłach;
4) Zespół Szkół w Jaświłach;
5) Szkoły Podstawowe w: Dolistowie Starym, Mikicinie i Zabielu;
6) Bibliotekę Publiczną Gminy Jaświły.
§ 11.
1. Zastępca Wójta będący równocześnie Sekretarzem Gminy — stanowisko z powołania.
2. Zastępca Wójta zajmuje się w szczególności problemami z zakresu inwestycji, gospodarki komunalno — mieszkaniowej, drogownictwa, gospodarki nieruchomościami.
3. Do zakresu działania i kompetencji Zastępcy Wójta należy w szczególności:
1) sprawowanie funkcji Wójta w razie nieobecności Wójta lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków;
2) wykonywanie spraw w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta tj.:
a) podpisywanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
b) samodzielne składanie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem;
c) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Skarbnika Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych, pozostałych pracowników Urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych będących samodzielnymi pracodawcami samorządowymi;
d) występowanie z wnioskami do Wójta o wydanie dezyzji o warnkach zabudowy i zagospodarowania terenu w sprawach dotyczących mienia komunalnego oraz inwestycji gminnych.
3) Zastępca Wójta bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne:
a) Referat Organizacyjny;
b) Urząd Stanu Cywilnego;
c) Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.
§ 12.
1. Sekretarz Gminy będący równocześnie Zastępcą Wójta - stanowisko z powołania.
2. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu, prawidłowe warunki jego działania i w tym zakresie koordynuje działalność wszystkich referatów.
3. Do kompetencji zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz kontrola realizacji przez pracowników postanowień regulaminu;
2) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów;
3) udzielanie instruktażu nowo przyjętym pracownikom;
4) współdziałanie z Wójtem w zakresie realizacji polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,
5) nadzór nad organizacją i dyscypliną pracy w Urzędzie;
6) nadzór nad racjonalnym gospodarowaniem etatami, funduszem płac i środkami rzeczowymi Urzędu;
7) prowadzenie kontroli wewnętrznej na stanowiskach pracy,
8) nadzór w zakresie przestrzegania przez pracowników zasad instrukcji kancelaryjnej, przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt, Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu pracy i innych aktów prawnych regulujących funkcjonowanie administracji;
9) dbanie o podnoszenie kwalifikacji pracowników, prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym kadr Urzędu;
10) prowadzenie biblioteki Urzędu oraz uzupełnianie jej zbiorów;
11) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między pracownikami;
12) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy (spisywanie testamentów allograficznych),
13) pełnienie funkcji pełnomocnika ds wyborów — urzędnika wyborczego,
14) koordynowanie spraw ds informacji niejawnych,
15) wykonywanie innych spraw w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta.
§ 13.
1. Skarbnik Gminy — stanowisko z powołania.
2. Skarbnik zajmuje się sprawami z zakresu spraw ekonomiczno — finansowych oraz obsługą finansowo — księgową Gminy i Urzędu.
3. Do zadań Skarbnika Gminy należy w szczególności:
1) kierowanie pracą Referatu Finansowego;
2) organizacja i czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej;
3) przygotowanie projektu budżetu Gminy zgodnie z zasadami prawa budżetowego;
4) opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz;
5) organizacja prowadzenia rachunkowości Gminy;
6) aprobata pism dotyczących spraw finansowych, zatwierdzenie dokumentów księgowych do wypłaty;
7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta, a dotyczących prowadzenia rachunkowości;
8) sprawowanie nadzoru nad wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych;
9) wykonywanie uprawnień i obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospofdarstw pomocniczych (Dz. U. z 1991 r. Nr 40, poz. 174 z późn. zm.);
10) wykonywanie innych zadań przewidzianych odrębnymi przepisami;
11) Skarbnik Gminy bezpośrednio nadzoruje pracę Referatu Finansowego.
iv. zadania wspólne wszystkich referatów
§ 14.
1. Referaty prowadzą sprawy związane z realizacją zadań wynikających z niniejszego regulaminu.
2. Do wspólnych zadań referatów należą w szczególności:
1) posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa Unii Europejskiej, prawa samorządowego, Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego, materialnego i przepisów gminnych;
2) ciągłe aktualizowane przepisów prawnych, znajomość orzecznictwa;
3) przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy;
4) przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań (w tym statystycznych), ocen analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;
5) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady Gminy, postanowień komisji Rady oraz zarządzeń Wójta;
6) opracowywanie planów finansowych do projektów budżetu w części dotyczącej zadań referatu;
7) prawidłowa realizacja budżetu w części dotyczącej działania referatu;
8) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych i na wnioski interesantów;
9) rozpatrywanie skarg i wniosków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
10) prowadzenie w zakresie swej właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach;
11) zapewnienie sprawnej obsługi interesantów;
12) podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony tajemnicy służbowej zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
13) zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie;
14) stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych;
15) sprawne współdziałanie z referatami Urzędu w sprawach wymagających uzgodnień;
16) współdziałanie w sprawach merytorycznych referatu z organami administracji rządowej, samorządu mieszkańców, organizacjami społecznymi, zawodowymi oraz jednostkami organizacyjnymi;
17) uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika Gminy w działaniach wywołujących zobowiązania finansowe;
18) wykonywanie na polecenie Wójta, Zastępcy Wójta- Sekretarza Gminy, innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania referatu.
§ 15.
1. Kierownicy referatów są odpowiedzialni za prawidłowe i sprawne wykonywanie przez pracowników referatu zadań wynikających z przepisów prawa oraz niniejszego regulaminu.
2. Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:
1) nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników;
2) terminowe i prawidłowe załatwianie spraw oraz przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady Gminy i Wójta;
3) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników regulaminu organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy, przepisów ustaw o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, zamówieniach publicznych oraz innych obowiązujących przepisów prawnych;
4) wydawanie na podstawie pisemnego upoważnienia Wójta, decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
5) dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracownikami referatu;
6) wykonywanie kontroli wewnętrznej w referacie stosowanie do zakresu działania referatu i obowiązujących przepisów;
7) planowanie i organizowanie pracy w referacie;
8) zapewnienie dyscypliny pracy w referacie;
9) wnioskowanie w sprawie nagradzania i karania pracowników;
10) na zaproszenie - udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach Komisji Rady.
v. zakres działania referatów
§ 16.
Referat Organizacyjny
Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1) organizowanie kontaktów Wójta z mieszkańcami oraz organizacjami, stowarzyszeniami, instytucjami, urzędami i związkami zawodowymi;
2) prowadzenie obsługi sekretariatu Wójta;
3) prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu;
4) przyjmowanie, rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie ewidencji wpływających korespondencji;
5) prowadzenie całości spraw związanych z obsługą Rady Gminy, Komisji Rady;
6) wykonywanie zadań kancelaryjno — biurowych w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady;
7) prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwieniem wniosków interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady;
8) informowanie mieszkańców o podjętych uchwałach Rady, Komisji i zarządzeniach Wójta;
9) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Radę Gminy oraz Wójta,
10) prowadzenie zbiorów i rejestracji przepisów gminnych;
11) wykonywanie czynności związanych ze współdziałaniem Rady i jej organów z organizacjami społecznymi, politycznymi i samorządowymi;
12) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu, Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej, samorządowymi oraz przeprowadzenia referendum w zakresie ustalonym ordynacjami wyborczymi i innymi ustawami;
13) prowadzenie obsługi technicznej zebrań wiejskich;
14) prowadzenie całości spraw osobowych pracowników Urzędu, Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej Gminy Jaświły oraz dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych podporządkowanych Gminie;
15) zaopatrzenie w materiały techniczno — biurowe;
16) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, prowadzenie rejestru pieczęci i ich kasowanie;
17) prenumerata czasopism, wydawnictw i dzienników;
18) nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu;
19) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;
20) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem p.poż Gminy i Urzędu;
21) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzór nad terminowym ich załatwieniem;
22) wydawanie zaświadczeń dla interesantów o okresach pracy w gospodarstwie rolnym;
23) prowadzenie obsługi kasowej;
24) wykonywanie wszelkich czynności związanych z przygotowaniem przeprowadzeniem rejestracji przedpoborowych;
25) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem poboru — współpraca w tym zakresie ze Starostwem Powiatowym w Mońkach i Woskową Komendą Uzupełnień w Białymstoku;
26) udział w pracach komisji poborowej;
27) występowanie do policji w czasie trwania rejestracji o doprowadzenie przedpoborowego na rejestrację , w czasie trwania poboru, o doprowadzenie poborowego na pobór;
28) sporządzanie wniosków o ukaranie w stosunku do przedpoborowych i poborowych, którzy nie usprawiedliwili swojego niestawiennictwa na rejestracji lub poborze;
29) wydawanie decyzji na odroczenie służby wojskowej ze względu na ważne sprawy rodzinne lub osobiste;
30) wydawanie decyzji o konieczności sprawowania przez poborowego żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny — udzielanie odroczenia służby wojskowej;
31) prowadzenie akcji kurierskiej i współdziałanie w tym zakresie z organami wojskowymi, starostwem powiatowym i policją;
32) prowadzenie całości spraw związanych z nakładaniem świadczeń osobistych i w zakresie obrony cywilnej, spraw obronnych, ochrony przeciwpożarowej;
33) prowadzenie spraw dotyczących świadczeń rzeczowych na rzecz obrony kraju;
34) prowadzenie spraw związanych z realizacją przedsięwzięć obrony cywilnej, w tym:
a) planowanie działalności w zakresie obrony cywilnej;
b) opracowywanie i aktualizacja planu obrony cywilnej;
c) kierowanie organizacją szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej;
d) utrzymanie w gotowości systemu powszechnego ostrzegania, alarmowania;
e) kierowanie przygotowaniem ewakuacji ludności;
f) prowadzenie magazynu sprzętu OC;
g) organizacja akcji ratunkowych, udzielanie pomocy poszkodowanym w warunkach szczególnych zagrożeń;
35) współpraca z centrum zarządzania kryzysowego ochrony ludności, spraw obywatelskich Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego w Mońkach;
36) prowadzenie spraw w zakresie spraw obronnych w Urzędzie;
37) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową, a w szczególności:
a) bieżąca współpraca z jednostkami ochrony przeciwpożarowej;
b) nadzór i ocena pracy kierowców — mechaników zatrudnionych w jednostkach ochotniczych straży pożarnych;
c) podejmowanie działań na rzecz zabezpieczenia gminy w środki ochrony przeciwpożarowej;
d) koordynowanie funkcjonowaniem kryzysowego systemu ratowniczo — gaśniczego na obszarze gminy.
38) przyjmowanie zgłoszeń o stwierdzonych niewypałach — współpraca w tym zakresie z policją i WKU w Białymstoku;
39) prowadzenie zbiorów danych osobowych „sprawy wojskowe i obronne”;
40) wydawanie zezwoleń stałych i jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych i piwa w placówkach detalicznych i gastronomicznych;
41) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;
42) przygotowywanie informacji dla BIP.
Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „Or”.
§ 17.
Referat Finansowy
Do zakresu działania referatu finansowego należy w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu Gminy;
2) wnioskowanie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami;
3) zapewnienie prawidłowego wykonania budżetu z zabezpieczeniem równowagi budżetowej;
4) sporządzanie kwartalnych informacji o przebiegu wykonania budżetu, a w szczególności:
a) subwencji;
b) dotacji celowej z budżetu państwa i budżetu województwa;
c) dotacji z państwowych funduszy celowych;
d) planów finansowych jednostek budżetowych.
5) nadzór nad sporządzeniem rocznych planów finansowych jednostek i zakładów budżetowych oraz realizację planów;
6) sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu gminy: kwartalnych, półrocznych, rocznych:
7) dokonywanie analiz budżetu;
8) opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta w sprawach dotyczących budżetu, podatków i opłat lokalnych;
9) prowadzenie księgowości podatkowej, analiza wpłat i ich windykacja;
10) prowadzenie księgowości budżetowej i rachunkowości,
11) wymiar i pobór podatków: rolnego, od nieruchomości, od środków transportowych, leśnego, od psów oraz opłat lokalnych;
12) przygotowywanie dokumentacji i decyzji w sprawach udzielania ulg, umorzeń, rozkładania na raty, odraczania terminu zapłaty podatków i opłat lokalnych;
13) prowadzenie rejestru przypisów i odpisów podatkowych;
14) wystawianie upomnień dla zalegających w opłacie należności podatków lokalnych oraz kierowanie tytułów do egzekucji;
15) dokonywanie rozliczeń sołtysów z inkasa zobowiązań pieniężnych;
16) prowadzenie obsługi finansowo — księgowej Urzędu, Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej Gminy Jaświły;
17) prowadzenie spraw z zakresu realizacji oraz ewidencji wydatków osobowych nagród i ekwiwalentów;
18) sporządzanie list wynagrodzeń;
19) rozliczanie delegacji służbowych;
20) wystawienie zaświadczeń o zarobkach pracowników;
21) prowadzenie spraw kasowych funduszu socjalnego oraz kasy zapomogowo pożyczkowej dla pracowników Urzędu;
22) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i nietrwałych;
23) rozliczanie preliminarza wydatków z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych;
24) rozliczanie rachunków gotówkowych, bezgotówkowych;
25) rozliczanie podatku VAT;
26) prowadzenie rejestru zakupu -sprzedaży,
27) przyjmowanie, sprawdzanie i potwierdzanie poprawności oraz kompletności zgłoszenia indywidualnego NIP — 3 składanego przez podatników podatku rolnego, leśnego i nieruchomości;
28) przekazywanie zgłoszenia identyfikacyjnego do Urzędu Skarbowego wg właściwości;
29) prowadzenie zbioru danych osobowych „ ewidencja podatków” oraz udostępnienie danych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami wykonawczymi;
30) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy Urzędu Gminy Jaświły;
31) przygotowywanie informacji dla biuletynu informacji publicznej;
32) prowadzenie zbiorów danych osobowych „ewidencja podatników”.
Przy oznakowaniu akt referat stosuje symbol „Fn”.
§ 18.
Referat Urząd Stanu Cywilnego
Do zakresu działań Referatu Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:
1) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość, prowadzenie ewidencji dokumentacji w tym przedmiocie;
2) prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie;
3) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
4) prowadzenie kart osobowych mieszkańców, ich aktualizowanie;
5) upowszechnianie numerów PESEL;
6) przekazywanie danych do banku danych;
7) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania;
8) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców w gminie;
9) sporządzanie spisu wyborców do przeprowadzenia wyborów i referendum;
10) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie akt stanu cywilnego;
11) przyjmowanie oświadczeń o wstąpienie w związek małżeński, wyborze imienia dziecka, powrocie do poprzedniego nazwiska, uznaniu dziecka;
12) przyjmowanie zapewnień oraz dokumentów do ślubu konkordatowego, wydawanie zaświadczeń w tym celu oraz sporządzenie aktów małżeństw tych ślubów;
13) wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu wymeldowania;
14) wydawanie decyzji w zakresie odtwarzania aktu stanu cywilnego, prostowanie i uzupełnianie akt;
15) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do ślubu za granicą;
16) nanoszenie wszelkich zmian dotyczących nazwisk na podstawie decyzji Starostwa Powiatowego w Mońkach;
17) nanoszenie zmian w aktach stanu cywilnego o separacji małżeńskiej;
18) występowanie z wnioskami o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie;
19) prowadzenie skorowidzów aktów stanu cywilnego oraz wydawanie odpisów tych aktów;
20) realizacja zadań wynikających z przepisów prawnych w zakresie organizacji zgromadzeń;
21) udzielanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych przeprowadzanych na obszarze gminy lub jej części;
22) prowadzenie zbiorów danych osobowych „ewidencja ludności”, „dowody osobiste”, „Urząd Stanu Cywilnego” oraz udostępnienie danych ze zbiorów zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami wykonawczymi w tym zakresie.
23) przygotowywanie informacji dla BIP;
Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „USC”.
§ 19.
Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej
Do działania Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności:
1) przygotowywanie propozycji do planów budżetu Gminy w zakresie rozwoju i utrzymania infrastruktury gminy;
2) prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością z realizacji zadań gospodarczych;
3) prowadzenie przetargów publicznych na wykonanie zadań inwestycyjnych oraz realizację innych zadań zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych;
4) prowadzenie spraw dotyczących ochrony zabytków;
5) nadzór nad utrzymaniem cmentarzy;
6) organizowanie utrzymania bieżącego i remontów pomników, cmentarzy wojennych i miejsc pamięci;
7) zapewnienie prawidłowego poziomu usług komunalnych, w tym:
a) zaopatrzenie w wodę;
b) gospodarka odpadami stałymi;
c) utrzymanie czystości i właściwego stanu sanitarnego Gminy,
8) opracowywanie projektu chwał Rady Gminy w sprawie ustalenia cen wody, ścieków, odpadów stałych;
9) planowanie i organizowanie zaopatrzenia w ciepło , energię elektryczną na terenie Gminy;
10) inspirowanie i organizowanie kontaktów zagranicznych w celu pozyskiwania kapitału;
11) pozyskiwanie kapitału ze środków unijnych;
12) organizowanie i nadzorowanie robót inwestycyjnych oraz konserwatorskich na urządzenia melioracji szczegółowej;
13) organizowanie przetargów na wykonawstwo robót melioracyjnych,
14) prowadzenie całości spraw związanych z Gminną Spółką Wodną „Biebrza” w Jaświłach:
a) naliczanie składek;
b) realizacja windykacji;
c) wykonywanie robót z funduszy składkowych,
15) zatwierdzenie statutu spółki wodnej utworzonej do wykonywania działalności nie wymagającej pozwolenia wodno — prawnego oraz nadzór i kontrola nad działalnością w/w spółek;
16) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpowodziowym:
a) nadzorowanie akcji powodziowej;
b) usuwanie skutków powodzi,
17) prowadzenie spraw związanych z prawem wodnym, dotyczącym melioracji należących do zadań gminy;
18) wydawanie decyzji zatwierdzającej ugodę właścicieli zmieniających stosunki wodne na gruntach;
19) rozstrzyganie sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego oraz o przynależności do spółki wodnej, wysokości składek i innych świadczeń spółki;
20) nakazywanie właścicielowi punktu czerpania wody, wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem;
21) prowadzenie spraw dotyczących ochrony przed powodzią, a w szczególności:
a) organizowanie na obszarach zagrożonych ochotniczych drużyn ratowniczych;
b) organizowanie ewakuacji dla ludności z terenów zagrożonych;
c) przyznawanie odszkodowań za zniszczenie, uszkodzenie lub utratę środków przewozowych, sprzętu zużytego w bezpośredniej ochronie przed powodzią,
22) prowadzenie ewidencji i rejestru dróg gminnych w granicach administracyjnych gminy;
23) ustalenie numeracji dróg gminnych;
24) prowadzenie ewidencji i rejestru obiektów mostowych na drogach gminnych;
25) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań z zakresu budowy, remontu i utrzymania dróg gminnych zgodnie z wymaganiami w tym zakresie;
26) planowanie oświetlenia dróg i miejsc publicznych znajdujących się na terenie gminy;
27) prowadzenie bieżącego utrzymania gminnych dróg oraz mostów;
28) prowadzenie przeglądów okresowych dróg, obiektów mostowych;
29) wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej;
30) wydawanie zezwoleń na lokalizację w pasie drogowym dróg gminnych i obiektów nie związanych z gospodarką drogową;
31) orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia;
32) nadzór nad oznakowaniem dróg;
33) utrzymanie przejezdności dróg gminnych w okresie zimowym;
34) prowadzenie spraw związanych z organizacją przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych i przepisami wykonawczymi w tym zakresie;
35) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;
36) koordynowanie działań związanych ze sporządzeniem planu zagospodarowania przestrzennego;
37) przygotowanie materiałów i analiz dotyczących oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy i przedstawienie oceny Radzie Gminy;
38) zapewnienie możliwości udziału społeczeństwa w postępowaniu w sprawie oceny oddziaływania na środowisko projektów dotyczących spraw określonych w ustawie z 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 z późn. zm.);
39) ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy prawo ochrony środowiska przy przeprowadzeniu postępowań w sprawie oceny oddziaływania na środowisko;
40) wydawanie wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego;
41) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa — współdziałanie w sprawach rocznych planów łowieckich i zagospodarowania obwodów łowieckich w zakresie hodowli i ochrony zwierząt;
42) przyjmowanie od zarządców obwodów łowieckich zgłoszeń o objawach chorób zwierząt dziko żyjących;
43) podawanie do publicznej wiadomości informacji o zarządzonych przez lekarza weterynarii tymczasowych środków w celu umiejscowienia choroby zakaźnej;
44) powoływanie komisji do szacowania strat powstałych w wyniku klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych;
45) współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie ustawy o ochronie roślin;
46) wydawanie decyzji o czasowym odebraniu zwierzęcia, nad którym znęcają się właściciele lub opiekunowie;
47) egzekwowanie od właściciela zwłok zwierzęcych, obowiązku dostarczenia zwłok przedmiotom zajmującym się zbieraniem i przetwarzaniem zwłok — zgodnie z ustawą o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt;
48) wydawanie zezwoleń na uprawę roślin objętych ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii;
49) współdziałanie z organami statystyki w zakresie opracowywania i przeprowadzania spisów rolnych;
50) prowadzenie całości spraw związanych ze sprzedażą i oddaniem w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy — zgodnie z przepisami o gospodarce nieruchomościami, Kodeksu Cywilnego:
51) prowadzenie spraw dotyczących oddania nieruchomości komunalnych w trwały zarząd, najem dzierżawę, użyczenie;
52) aktualizacja i naliczanie opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, udzielanie bonifikat;
53) prowadzenie spraw dotyczących uwłaszczenia osób prawnych nieruchomościami gminy będącymi dotychczas w ich użytkowaniu;
54) naliczanie opłat adiacenckich;
55) wydawanie decyzji o podziale nieruchomości;
56) wnioskowanie o ujawnienie w księdze wieczystej praw Gminy do nieruchomości będących jej własnością;
57) prowadzenie spraw zamiany gruntów stanowiących własność Gminy z osobami fizycznymi i prawnymi oraz zamiany prawa użytkowania wieczystego na prawo własności;
58) występowanie do starosty z wnioskiem o wywłaszczenie nieruchomości przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego na cele publiczne;
59) prowadzenie spraw dotyczących komunalizacji i mienia w Gminie, sporządzanie całorocznych informacji o stanie mienia komunalnego;
60) prowadzenie spraw dotyczących nazewnictwa ulic, numeracji budynków;
61) opiniowanie wniosków o wydanie koncesji na wydobycie surowców mineralnych zgodnie z ustawą prawo geologiczne;
62) wprowadzanie szczegółowych form ochrony przyrody — zgodnie z ustawą o ochronie przyrody;
63) egzekwowanie przestrzegania uregulowań ustawy o odpadach;
64) realizacja uchwały Rady Gminy Jaświły w sprawie ustalania szczegółowych zasad utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Jaświły;
65) wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości;
66) wymierzanie kar pieniężnych za samodzielne usuwanie drzew i krzewów;
67) umieszczanie bezpańskich zwierząt w schroniskach;
68) likwidacja tzw. dzikich wysypisk;
69) sprawowanie nadzoru nad gospodarką czynszową i innymi opłatami za lokale mieszkalne i użytkowe;
70) gospodarka lokalami użytkowymi;
71) sporządzanie umów dzierżawnych między rolnikami;
72) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu Gminy;
73) prowadzenie i uzupełnianie Biuletynu Informacji Publicznej.
Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „Rl”.
§ 20.
1) zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych realizowane są przez:
a) pełnomocnika ds ochrony informacji niejawnych;
b) kierownika kancelarii tajnej;
c) upoważnionych pracowników.
2) pełnomocnik ds ochrony informacji niejawnych w Urzędzie odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;
3) funkcję pełnomocnika pełni Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy;
4) procedurę powołania pełnomocnika oraz zakres zadań określa ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;
5) kancelaria tajna prowadzona jest przez upoważnionego pracownika Referatu Organizacyjnego.
§ 21.
1) zadania z zakresu kultury, turystyki i rekreacji prowadzone są przez Gminny Ośrodek Kultury w Jaświłach;
2) zadania z zakresu opieki społecznej wykonuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach;
3) zadania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wykonuje pełnomocnik Wójta, którym jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;
4) zadania z zakresu oświaty wykonuje Gminny Zespół Oświaty;
5) zadania z zakresu bibliotekarstwa wykonuje Biblioteka Publiczna Gminy Jaświły;
6) szczegółowe zakresy działania określają statuty i regulaminy organizacyjne powyższych jednostek.
vi. załatwianie indywidualnych spraw obywateli
§ 22.
1) indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz innych przepisach szczegółowych;
2) pracownicy Urzędu przy wykonywaniu zadań działają na podstawie przepisów prawa i zobowiązani są do jego ścisłego przestrzegania;
3) odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy oraz kierownicy referatów, zgodnie z ustalonym zakresem czynności;
4) kontrolę i koordynację działań w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym szczególnie skarg, wniosków sprawuje Sekretarz Gminy;
5) tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określa załącznik do niniejszego regulaminu.
§ 23.
1. Przy rozpatrywaniu spraw wniesionych przez obywateli stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego materialnego oraz instrukcji kancelaryjnej.
2. Wnoszone do Urzędu sprawy są ewidencjonowane w spisach lub rejestrach spraw.
§ 24. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) rozstrzygania spraw niezwłocznie, a w przypadku przedłużenia terminu rozstrzygnięcia sprawy, powiadamiania strony o zastosowaniu takiej konieczności;
2) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych od wydanych rozstrzygnięć.
viii postanowienia końcowe
§ 25.
1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków między gminnych.
2. Obieg dokumentów finansowych określony został zarządzeniem Wójta w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie;
3. Organizację, porządek wewnętrzny pracy Urzędu oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa regulamin pracy Urzędu Gminy w Jaświłach nadany odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy Jaświły.
§ 26. Wnioski o zmianę lub uzupełnienie regulaminu należy składać do Sekretarza Gminy.
§ 27. Integralną część regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy stanowią załączniki:
nr 1 - zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy i Wójta;
nr 2 - tryb wykonywania kontroli w Urzędzie Gminy;
nr 3 - zasady podpisywania pism i decyzji;
nr 4 - zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,
nr 5 - graficzny schemat organizacyjny Urzędu Gminy;
Metryka strony