Regulamin Organizacyjny

Urzędu Gminy Jaświły

z dnia 7 czerwca 2004 r.

I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły zwany dalej „regulaminem” określa wraz z załącznikami:

1) organizację wewnętrzną Urzędu;

2) podział zadań i nadzór pomiędzy kierownictwem Urzędu;

3) zadania wspólne do wszystkich referatów;

4) zakresy zadań referatów;

5) organizację przyjmowania, załatwiania indywidualnych spraw obywateli;

6) zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy; Wójta,

7) tryb wykonywania kontroli w Urzędzie,

8) zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli

9) zasady podpisywania pism i decyzji.

§ 2. Ilekroć w dalszej części regulaminu Urzędu Gminy Jaświły mowa jest o:

1) regulaminie — należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły;

2) radzie — należy przez to rozumieć Radę Gminy Jaświły,

3) gminie — należy przez to rozumieć Gminę Jaświły;

4) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Jaświły

5) wójcie należy przez to rozumieć Wójta Gminy Jaświły;

6) kierownika urzędu — rozumie się przez to Wójta;

7) zastępcy wójta — należy przez to rozumieć Zastępcę Wójta Jaświł;

8) sekretarzu — należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Jaświły;

9) skarbniku — należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Jaświły;

10) statucie — należy przez to rozumieć Statut Gminy Jaświły.

ii. postanowiewnia ogólne

§ 3. Urząd Gminy Jaświły jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.

§ 4. Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek znajdujący się w miejscowości Jaświły, oznaczony nr 7.

§ 5.

1. Urząd realizuje zadania:

1) własne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) i innych ustaw szczególnych z zakresu prawa materialnego,

2) z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy odrębnych ustaw,

3) z zakresu administracji rządowej i samorządowej powierzone gminie na podstawie porozumień zawartych pomiędzy gminą a organem administracji rządowej i samorządowej.

2. Zadania określone w ust. 1 realizują referaty stosownie do ich merytorycznych zakresów działania.

§ 6.

1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.

2. Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy swego Zastępcy - Sekretarza Gminy.

iii. struktura organizacyjna

§ 7. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty:

1) Referat Organizacyjny, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy - kierownik referatu;

b) podinspektor ds. rady i organizacyjno-kadrowych;

c) podinspektor ds. obronnych.

2) Referat Finansowy, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Skarbnik Gminy, główny księgowy budżetu pełniący funkcję kierownika referatu.

b) podinspektor ds. księgowości budżetowej i płac;

c) podinspektor ds. księgowości budżetowej;

d) podinspektor ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych;

e) podinspektor ds. księgowości podatkowej.

3) Urząd Stanu Cywilnego, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;

b) podinspektor ds ewidencji ludności.

4) Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Kierownik Referatu;

b) podinspektor ds. obrotu gruntami;

c) informatyk;

d) podinspektor ds. melioracji.

§ 8. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1) Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy — pełniący funkcję kierownika referatu organizacyjnego.

2) Skarbnik Gminy - pełniący funkcję kierownika referatu finansowego.

3) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

4) Kierownik Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.

§ 9.

1) Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy opracowuje szczegółowe zakresy czynności dla kierowników referatów.

2) Kierownicy referatów przygotowują projekty zakresów czynności dla pracowników kierowanego referatu.

iv. podział zadań, kompetencji i nadzoru pomiedzy kierownictwem urzedu

§ 10.

1. Wójt - stanowisko z wyboru.

2. Do zakresu działania i kompetencji Wójta należy w szczególności:

1) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

2) reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy;

3) nadzorowanie realizacji budżetu;

4) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz podpisywanie decyzji administracyjnych;

5) podejmowanie działań należących do kompetencji rady w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego;

6) upoważnienia pracowników Urzędu do podpisywania w jego imieniu decyzji;

7) mianowanie pracowników samorządowych;

8) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

9) wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej określonych odrębnymi przepisami;

10) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych;

11) zatwierdzanie zakresów czynności i obowiązków pracowników Urzędu;

12) określanie polityki kadrowej Urzędu;

13) wydawanie zarządzeń organizacyjnych wprowadzających w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu np. regulamin pracy, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

14) przyjmowanie mieszkańców w sprawie skarg i wniosków;

15) występowanie z wnioskiem do Rady Gminy o powołanie i odwołanie Skarbnika i Sekretarza;

16) nadzorowanie spraw oświaty i wychowania w gminie.

3. Wójt bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne:

1) Gminny Zespół Oświaty;

2) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach;

3) Gminny Ośrodek Kultury w Jaświłach;

4) Zespół Szkół w Jaświłach;

5) Szkoły Podstawowe w: Dolistowie Starym, Mikicinie i Zabielu;

6) Bibliotekę Publiczną Gminy Jaświły.

§ 11.

1. Zastępca Wójta będący równocześnie Sekretarzem Gminy — stanowisko z powołania.

2. Zastępca Wójta zajmuje się w szczególności problemami z zakresu inwestycji, gospodarki komunalno — mieszkaniowej, drogownictwa, gospodarki nieruchomościami.

3. Do zakresu działania i kompetencji Zastępcy Wójta należy w szczególności:

1) sprawowanie funkcji Wójta w razie nieobecności Wójta lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków;

2) wykonywanie spraw w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta tj.:

a) podpisywanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

b) samodzielne składanie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem;

c) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Skarbnika Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych, pozostałych pracowników Urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych będących samodzielnymi pracodawcami samorządowymi;

d) występowanie z wnioskami do Wójta o wydanie dezyzji o warnkach zabudowy i zagospodarowania terenu w sprawach dotyczących mienia komunalnego oraz inwestycji gminnych.

3) Zastępca Wójta bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne:

a) Referat Organizacyjny;

b) Urząd Stanu Cywilnego;

c) Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.

§ 12.

1. Sekretarz Gminy będący równocześnie Zastępcą Wójta - stanowisko z powołania.

2. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu, prawidłowe warunki jego działania i w tym zakresie koordynuje działalność wszystkich referatów.

3. Do kompetencji zadań Sekretarza należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz kontrola realizacji przez pracowników postanowień regulaminu;

2) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów;

3) udzielanie instruktażu nowo przyjętym pracownikom;

4) współdziałanie z Wójtem w zakresie realizacji polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,

5) nadzór nad organizacją i dyscypliną pracy w Urzędzie;

6) nadzór nad racjonalnym gospodarowaniem etatami, funduszem płac i środkami rzeczowymi Urzędu;

7) prowadzenie kontroli wewnętrznej na stanowiskach pracy,

8) nadzór w zakresie przestrzegania przez pracowników zasad instrukcji kancelaryjnej, przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt, Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu pracy i innych aktów prawnych regulujących funkcjonowanie administracji;

9) dbanie o podnoszenie kwalifikacji pracowników, prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym kadr Urzędu;

10) prowadzenie biblioteki Urzędu oraz uzupełnianie jej zbiorów;

11) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między pracownikami;

12) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy (spisywanie testamentów allograficznych),

13) pełnienie funkcji pełnomocnika ds wyborów — urzędnika wyborczego,

14) koordynowanie spraw ds informacji niejawnych,

15) wykonywanie innych spraw w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta.

§ 13.

1. Skarbnik Gminy — stanowisko z powołania.

2. Skarbnik zajmuje się sprawami z zakresu spraw ekonomiczno — finansowych oraz obsługą finansowo — księgową Gminy i Urzędu.

3. Do zadań Skarbnika Gminy należy w szczególności:

1) kierowanie pracą Referatu Finansowego;

2) organizacja i czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej;

3) przygotowanie projektu budżetu Gminy zgodnie z zasadami prawa budżetowego;

4) opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz;

5) organizacja prowadzenia rachunkowości Gminy;

6) aprobata pism dotyczących spraw finansowych, zatwierdzenie dokumentów księgowych do wypłaty;

7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta, a dotyczących prowadzenia rachunkowości;

8) sprawowanie nadzoru nad wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych;

9) wykonywanie uprawnień i obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospofdarstw pomocniczych (Dz. U. z 1991 r. Nr 40, poz. 174 z późn. zm.);

10) wykonywanie innych zadań przewidzianych odrębnymi przepisami;

11) Skarbnik Gminy bezpośrednio nadzoruje pracę Referatu Finansowego.

iv. zadania wspólne wszystkich referatów

§ 14.

1. Referaty prowadzą sprawy związane z realizacją zadań wynikających z niniejszego regulaminu.

2. Do wspólnych zadań referatów należą w szczególności:

1) posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa Unii Europejskiej, prawa samorządowego, Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego, materialnego i przepisów gminnych;

2) ciągłe aktualizowane przepisów prawnych, znajomość orzecznictwa;

3) przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy;

4) przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań (w tym statystycznych), ocen analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;

5) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady Gminy, postanowień komisji Rady oraz zarządzeń Wójta;

6) opracowywanie planów finansowych do projektów budżetu w części dotyczącej zadań referatu;

7) prawidłowa realizacja budżetu w części dotyczącej działania referatu;

8) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych i na wnioski interesantów;

9) rozpatrywanie skarg i wniosków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

10) prowadzenie w zakresie swej właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach;

11) zapewnienie sprawnej obsługi interesantów;

12) podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony tajemnicy służbowej zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;

13) zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie;

14) stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych;

15) sprawne współdziałanie z referatami Urzędu w sprawach wymagających uzgodnień;

16) współdziałanie w sprawach merytorycznych referatu z organami administracji rządowej, samorządu mieszkańców, organizacjami społecznymi, zawodowymi oraz jednostkami organizacyjnymi;

17) uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika Gminy w działaniach wywołujących zobowiązania finansowe;

18) wykonywanie na polecenie Wójta, Zastępcy Wójta- Sekretarza Gminy, innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania referatu.

§ 15.

1. Kierownicy referatów są odpowiedzialni za prawidłowe i sprawne wykonywanie przez pracowników referatu zadań wynikających z przepisów prawa oraz niniejszego regulaminu.

2. Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:

1) nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników;

2) terminowe i prawidłowe załatwianie spraw oraz przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady Gminy i Wójta;

3) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników regulaminu organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy, przepisów ustaw o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, zamówieniach publicznych oraz innych obowiązujących przepisów prawnych;

4) wydawanie na podstawie pisemnego upoważnienia Wójta, decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;

5) dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracownikami referatu;

6) wykonywanie kontroli wewnętrznej w referacie stosowanie do zakresu działania referatu i obowiązujących przepisów;

7) planowanie i organizowanie pracy w referacie;

8) zapewnienie dyscypliny pracy w referacie;

9) wnioskowanie w sprawie nagradzania i karania pracowników;

10) na zaproszenie - udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach Komisji Rady.

v. zakres działania referatów

§ 16.

Referat Organizacyjny

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:

1) organizowanie kontaktów Wójta z mieszkańcami oraz organizacjami, stowarzyszeniami, instytucjami, urzędami i związkami zawodowymi;

2) prowadzenie obsługi sekretariatu Wójta;

3) prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu;

4) przyjmowanie, rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie ewidencji wpływających korespondencji;

5) prowadzenie całości spraw związanych z obsługą Rady Gminy, Komisji Rady;

6) wykonywanie zadań kancelaryjno — biurowych w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady;

7) prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwieniem wniosków interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady;

8) informowanie mieszkańców o podjętych uchwałach Rady, Komisji i zarządzeniach Wójta;

9) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Radę Gminy oraz Wójta,

10) prowadzenie zbiorów i rejestracji przepisów gminnych;

11) wykonywanie czynności związanych ze współdziałaniem Rady i jej organów z organizacjami społecznymi, politycznymi i samorządowymi;

12) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu, Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej, samorządowymi oraz przeprowadzenia referendum w zakresie ustalonym ordynacjami wyborczymi i innymi ustawami;

13) prowadzenie obsługi technicznej zebrań wiejskich;

14) prowadzenie całości spraw osobowych pracowników Urzędu, Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej Gminy Jaświły oraz dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych podporządkowanych Gminie;

15) zaopatrzenie w materiały techniczno — biurowe;

16) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, prowadzenie rejestru pieczęci i ich kasowanie;

17) prenumerata czasopism, wydawnictw i dzienników;

18) nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu;

19) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;

20) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem p.poż Gminy i Urzędu;

21) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzór nad terminowym ich załatwieniem;

22) wydawanie zaświadczeń dla interesantów o okresach pracy w gospodarstwie rolnym;

23) prowadzenie obsługi kasowej;

24) wykonywanie wszelkich czynności związanych z przygotowaniem przeprowadzeniem rejestracji przedpoborowych;

25) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem poboru — współpraca w tym zakresie ze Starostwem Powiatowym w Mońkach i Woskową Komendą Uzupełnień w Białymstoku;

26) udział w pracach komisji poborowej;

27) występowanie do policji w czasie trwania rejestracji o doprowadzenie przedpoborowego na rejestrację , w czasie trwania poboru, o doprowadzenie poborowego na pobór;

28) sporządzanie wniosków o ukaranie w stosunku do przedpoborowych i poborowych, którzy nie usprawiedliwili swojego niestawiennictwa na rejestracji lub poborze;

29) wydawanie decyzji na odroczenie służby wojskowej ze względu na ważne sprawy rodzinne lub osobiste;

30) wydawanie decyzji o konieczności sprawowania przez poborowego żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny — udzielanie odroczenia służby wojskowej;

31) prowadzenie akcji kurierskiej i współdziałanie w tym zakresie z organami wojskowymi, starostwem powiatowym i policją;

32) prowadzenie całości spraw związanych z nakładaniem świadczeń osobistych i w zakresie obrony cywilnej, spraw obronnych, ochrony przeciwpożarowej;

33) prowadzenie spraw dotyczących świadczeń rzeczowych na rzecz obrony kraju;

34) prowadzenie spraw związanych z realizacją przedsięwzięć obrony cywilnej, w tym:

a) planowanie działalności w zakresie obrony cywilnej;

b) opracowywanie i aktualizacja planu obrony cywilnej;

c) kierowanie organizacją szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej;

d) utrzymanie w gotowości systemu powszechnego ostrzegania, alarmowania;

e) kierowanie przygotowaniem ewakuacji ludności;

f) prowadzenie magazynu sprzętu OC;

g) organizacja akcji ratunkowych, udzielanie pomocy poszkodowanym w warunkach szczególnych zagrożeń;

35) współpraca z centrum zarządzania kryzysowego ochrony ludności, spraw obywatelskich Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego w Mońkach;

36) prowadzenie spraw w zakresie spraw obronnych w Urzędzie;

37) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową, a w szczególności:

a) bieżąca współpraca z jednostkami ochrony przeciwpożarowej;

b) nadzór i ocena pracy kierowców — mechaników zatrudnionych w jednostkach ochotniczych straży pożarnych;

c) podejmowanie działań na rzecz zabezpieczenia gminy w środki ochrony przeciwpożarowej;

d) koordynowanie funkcjonowaniem kryzysowego systemu ratowniczo — gaśniczego na obszarze gminy.

38) przyjmowanie zgłoszeń o stwierdzonych niewypałach — współpraca w tym zakresie z policją i WKU w Białymstoku;

39) prowadzenie zbiorów danych osobowych „sprawy wojskowe i obronne”;

40) wydawanie zezwoleń stałych i jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych i piwa w placówkach detalicznych i gastronomicznych;

41) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;

42) przygotowywanie informacji dla BIP.

Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „Or”.

§ 17.

Referat Finansowy

Do zakresu działania referatu finansowego należy w szczególności:

1) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu Gminy;

2) wnioskowanie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami;

3) zapewnienie prawidłowego wykonania budżetu z zabezpieczeniem równowagi budżetowej;

4) sporządzanie kwartalnych informacji o przebiegu wykonania budżetu, a w szczególności:

a) subwencji;

b) dotacji celowej z budżetu państwa i budżetu województwa;

c) dotacji z państwowych funduszy celowych;

d) planów finansowych jednostek budżetowych.

5) nadzór nad sporządzeniem rocznych planów finansowych jednostek i zakładów budżetowych oraz realizację planów;

6) sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu gminy: kwartalnych, półrocznych, rocznych:

7) dokonywanie analiz budżetu;

8) opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta w sprawach dotyczących budżetu, podatków i opłat lokalnych;

9) prowadzenie księgowości podatkowej, analiza wpłat i ich windykacja;

10) prowadzenie księgowości budżetowej i rachunkowości,

11) wymiar i pobór podatków: rolnego, od nieruchomości, od środków transportowych, leśnego, od psów oraz opłat lokalnych;

12) przygotowywanie dokumentacji i decyzji w sprawach udzielania ulg, umorzeń, rozkładania na raty, odraczania terminu zapłaty podatków i opłat lokalnych;

13) prowadzenie rejestru przypisów i odpisów podatkowych;

14) wystawianie upomnień dla zalegających w opłacie należności podatków lokalnych oraz kierowanie tytułów do egzekucji;

15) dokonywanie rozliczeń sołtysów z inkasa zobowiązań pieniężnych;

16) prowadzenie obsługi finansowo — księgowej Urzędu, Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej Gminy Jaświły;

17) prowadzenie spraw z zakresu realizacji oraz ewidencji wydatków osobowych nagród i ekwiwalentów;

18) sporządzanie list wynagrodzeń;

19) rozliczanie delegacji służbowych;

20) wystawienie zaświadczeń o zarobkach pracowników;

21) prowadzenie spraw kasowych funduszu socjalnego oraz kasy zapomogowo pożyczkowej dla pracowników Urzędu;

22) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i nietrwałych;

23) rozliczanie preliminarza wydatków z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych;

24) rozliczanie rachunków gotówkowych, bezgotówkowych;

25) rozliczanie podatku VAT;

26) prowadzenie rejestru zakupu -sprzedaży,

27) przyjmowanie, sprawdzanie i potwierdzanie poprawności oraz kompletności zgłoszenia indywidualnego NIP — 3 składanego przez podatników podatku rolnego, leśnego i nieruchomości;

28) przekazywanie zgłoszenia identyfikacyjnego do Urzędu Skarbowego wg właściwości;

29) prowadzenie zbioru danych osobowych „ ewidencja podatków” oraz udostępnienie danych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami wykonawczymi;

30) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy Urzędu Gminy Jaświły;

31) przygotowywanie informacji dla biuletynu informacji publicznej;

32) prowadzenie zbiorów danych osobowych „ewidencja podatników”.

Przy oznakowaniu akt referat stosuje symbol „Fn”.

§ 18.

Referat Urząd Stanu Cywilnego

Do zakresu działań Referatu Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

1) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość, prowadzenie ewidencji dokumentacji w tym przedmiocie;

2) prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie;

3) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie;

4) prowadzenie kart osobowych mieszkańców, ich aktualizowanie;

5) upowszechnianie numerów PESEL;

6) przekazywanie danych do banku danych;

7) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania;

8) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców w gminie;

9) sporządzanie spisu wyborców do przeprowadzenia wyborów i referendum;

10) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie akt stanu cywilnego;

11) przyjmowanie oświadczeń o wstąpienie w związek małżeński, wyborze imienia dziecka, powrocie do poprzedniego nazwiska, uznaniu dziecka;

12) przyjmowanie zapewnień oraz dokumentów do ślubu konkordatowego, wydawanie zaświadczeń w tym celu oraz sporządzenie aktów małżeństw tych ślubów;

13) wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu wymeldowania;

14) wydawanie decyzji w zakresie odtwarzania aktu stanu cywilnego, prostowanie i uzupełnianie akt;

15) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do ślubu za granicą;

16) nanoszenie wszelkich zmian dotyczących nazwisk na podstawie decyzji Starostwa Powiatowego w Mońkach;

17) nanoszenie zmian w aktach stanu cywilnego o separacji małżeńskiej;

18) występowanie z wnioskami o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie;

19) prowadzenie skorowidzów aktów stanu cywilnego oraz wydawanie odpisów tych aktów;

20) realizacja zadań wynikających z przepisów prawnych w zakresie organizacji zgromadzeń;

21) udzielanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych przeprowadzanych na obszarze gminy lub jej części;

22) prowadzenie zbiorów danych osobowych „ewidencja ludności”, „dowody osobiste”, „Urząd Stanu Cywilnego” oraz udostępnienie danych ze zbiorów zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami wykonawczymi w tym zakresie.

23) przygotowywanie informacji dla BIP;

Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „USC”.

§ 19.

Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej

Do działania Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności:

1) przygotowywanie propozycji do planów budżetu Gminy w zakresie rozwoju i utrzymania infrastruktury gminy;

2) prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością z realizacji zadań gospodarczych;

3) prowadzenie przetargów publicznych na wykonanie zadań inwestycyjnych oraz realizację innych zadań zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych;

4) prowadzenie spraw dotyczących ochrony zabytków;

5) nadzór nad utrzymaniem cmentarzy;

6) organizowanie utrzymania bieżącego i remontów pomników, cmentarzy wojennych i miejsc pamięci;

7) zapewnienie prawidłowego poziomu usług komunalnych, w tym:

a) zaopatrzenie w wodę;

b) gospodarka odpadami stałymi;

c) utrzymanie czystości i właściwego stanu sanitarnego Gminy,

8) opracowywanie projektu chwał Rady Gminy w sprawie ustalenia cen wody, ścieków, odpadów stałych;

9) planowanie i organizowanie zaopatrzenia w ciepło , energię elektryczną na terenie Gminy;

10) inspirowanie i organizowanie kontaktów zagranicznych w celu pozyskiwania kapitału;

11) pozyskiwanie kapitału ze środków unijnych;

12) organizowanie i nadzorowanie robót inwestycyjnych oraz konserwatorskich na urządzenia melioracji szczegółowej;

13) organizowanie przetargów na wykonawstwo robót melioracyjnych,

14) prowadzenie całości spraw związanych z Gminną Spółką Wodną „Biebrza” w Jaświłach:

a) naliczanie składek;

b) realizacja windykacji;

c) wykonywanie robót z funduszy składkowych,

15) zatwierdzenie statutu spółki wodnej utworzonej do wykonywania działalności nie wymagającej pozwolenia wodno — prawnego oraz nadzór i kontrola nad działalnością w/w spółek;

16) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpowodziowym:

a) nadzorowanie akcji powodziowej;

b) usuwanie skutków powodzi,

17) prowadzenie spraw związanych z prawem wodnym, dotyczącym melioracji należących do zadań gminy;

18) wydawanie decyzji zatwierdzającej ugodę właścicieli zmieniających stosunki wodne na gruntach;

19) rozstrzyganie sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego oraz o przynależności do spółki wodnej, wysokości składek i innych świadczeń spółki;

20) nakazywanie właścicielowi punktu czerpania wody, wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem;

21) prowadzenie spraw dotyczących ochrony przed powodzią, a w szczególności:

a) organizowanie na obszarach zagrożonych ochotniczych drużyn ratowniczych;

b) organizowanie ewakuacji dla ludności z terenów zagrożonych;

c) przyznawanie odszkodowań za zniszczenie, uszkodzenie lub utratę środków przewozowych, sprzętu zużytego w bezpośredniej ochronie przed powodzią,

22) prowadzenie ewidencji i rejestru dróg gminnych w granicach administracyjnych gminy;

23) ustalenie numeracji dróg gminnych;

24) prowadzenie ewidencji i rejestru obiektów mostowych na drogach gminnych;

25) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań z zakresu budowy, remontu i utrzymania dróg gminnych zgodnie z wymaganiami w tym zakresie;

26) planowanie oświetlenia dróg i miejsc publicznych znajdujących się na terenie gminy;

27) prowadzenie bieżącego utrzymania gminnych dróg oraz mostów;

28) prowadzenie przeglądów okresowych dróg, obiektów mostowych;

29) wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej;

30) wydawanie zezwoleń na lokalizację w pasie drogowym dróg gminnych i obiektów nie związanych z gospodarką drogową;

31) orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia;

32) nadzór nad oznakowaniem dróg;

33) utrzymanie przejezdności dróg gminnych w okresie zimowym;

34) prowadzenie spraw związanych z organizacją przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych i przepisami wykonawczymi w tym zakresie;

35) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;

36) koordynowanie działań związanych ze sporządzeniem planu zagospodarowania przestrzennego;

37) przygotowanie materiałów i analiz dotyczących oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy i przedstawienie oceny Radzie Gminy;

38) zapewnienie możliwości udziału społeczeństwa w postępowaniu w sprawie oceny oddziaływania na środowisko projektów dotyczących spraw określonych w ustawie z 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 z późn. zm.);

39) ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy prawo ochrony środowiska przy przeprowadzeniu postępowań w sprawie oceny oddziaływania na środowisko;

40) wydawanie wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego;

41) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa — współdziałanie w sprawach rocznych planów łowieckich i zagospodarowania obwodów łowieckich w zakresie hodowli i ochrony zwierząt;

42) przyjmowanie od zarządców obwodów łowieckich zgłoszeń o objawach chorób zwierząt dziko żyjących;

43) podawanie do publicznej wiadomości informacji o zarządzonych przez lekarza weterynarii tymczasowych środków w celu umiejscowienia choroby zakaźnej;

44) powoływanie komisji do szacowania strat powstałych w wyniku klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych;

45) współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie ustawy o ochronie roślin;

46) wydawanie decyzji o czasowym odebraniu zwierzęcia, nad którym znęcają się właściciele lub opiekunowie;

47) egzekwowanie od właściciela zwłok zwierzęcych, obowiązku dostarczenia zwłok przedmiotom zajmującym się zbieraniem i przetwarzaniem zwłok — zgodnie z ustawą o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt;

48) wydawanie zezwoleń na uprawę roślin objętych ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii;

49) współdziałanie z organami statystyki w zakresie opracowywania i przeprowadzania spisów rolnych;

50) prowadzenie całości spraw związanych ze sprzedażą i oddaniem w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy — zgodnie z przepisami o gospodarce nieruchomościami, Kodeksu Cywilnego:

51) prowadzenie spraw dotyczących oddania nieruchomości komunalnych w trwały zarząd, najem dzierżawę, użyczenie;

52) aktualizacja i naliczanie opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, udzielanie bonifikat;

53) prowadzenie spraw dotyczących uwłaszczenia osób prawnych nieruchomościami gminy będącymi dotychczas w ich użytkowaniu;

54) naliczanie opłat adiacenckich;

55) wydawanie decyzji o podziale nieruchomości;

56) wnioskowanie o ujawnienie w księdze wieczystej praw Gminy do nieruchomości będących jej własnością;

57) prowadzenie spraw zamiany gruntów stanowiących własność Gminy z osobami fizycznymi i prawnymi oraz zamiany prawa użytkowania wieczystego na prawo własności;

58) występowanie do starosty z wnioskiem o wywłaszczenie nieruchomości przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego na cele publiczne;

59) prowadzenie spraw dotyczących komunalizacji i mienia w Gminie, sporządzanie całorocznych informacji o stanie mienia komunalnego;

60) prowadzenie spraw dotyczących nazewnictwa ulic, numeracji budynków;

61) opiniowanie wniosków o wydanie koncesji na wydobycie surowców mineralnych zgodnie z ustawą prawo geologiczne;

62) wprowadzanie szczegółowych form ochrony przyrody — zgodnie z ustawą o ochronie przyrody;

63) egzekwowanie przestrzegania uregulowań ustawy o odpadach;

64) realizacja uchwały Rady Gminy Jaświły w sprawie ustalania szczegółowych zasad utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Jaświły;

65) wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości;

66) wymierzanie kar pieniężnych za samodzielne usuwanie drzew i krzewów;

67) umieszczanie bezpańskich zwierząt w schroniskach;

68) likwidacja tzw. dzikich wysypisk;

69) sprawowanie nadzoru nad gospodarką czynszową i innymi opłatami za lokale mieszkalne i użytkowe;

70) gospodarka lokalami użytkowymi;

71) sporządzanie umów dzierżawnych między rolnikami;

72) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu Gminy;

73) prowadzenie i uzupełnianie Biuletynu Informacji Publicznej.

Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „Rl”.

§ 20.

1) zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych realizowane są przez:

a) pełnomocnika ds ochrony informacji niejawnych;

b) kierownika kancelarii tajnej;

c) upoważnionych pracowników.

2) pełnomocnik ds ochrony informacji niejawnych w Urzędzie odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) funkcję pełnomocnika pełni Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy;

4) procedurę powołania pełnomocnika oraz zakres zadań określa ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

5) kancelaria tajna prowadzona jest przez upoważnionego pracownika Referatu Organizacyjnego.

§ 21.

1) zadania z zakresu kultury, turystyki i rekreacji prowadzone są przez Gminny Ośrodek Kultury w Jaświłach;

2) zadania z zakresu opieki społecznej wykonuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach;

3) zadania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wykonuje pełnomocnik Wójta, którym jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;

4) zadania z zakresu oświaty wykonuje Gminny Zespół Oświaty;

5) zadania z zakresu bibliotekarstwa wykonuje Biblioteka Publiczna Gminy Jaświły;

6) szczegółowe zakresy działania określają statuty i regulaminy organizacyjne powyższych jednostek.

vi. załatwianie indywidualnych spraw obywateli

§ 22.

1) indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz innych przepisach szczegółowych;

2) pracownicy Urzędu przy wykonywaniu zadań działają na podstawie przepisów prawa i zobowiązani są do jego ścisłego przestrzegania;

3) odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy oraz kierownicy referatów, zgodnie z ustalonym zakresem czynności;

4) kontrolę i koordynację działań w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym szczególnie skarg, wniosków sprawuje Sekretarz Gminy;

5) tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określa załącznik do niniejszego regulaminu.

§ 23.

1. Przy rozpatrywaniu spraw wniesionych przez obywateli stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego materialnego oraz instrukcji kancelaryjnej.

2. Wnoszone do Urzędu sprawy są ewidencjonowane w spisach lub rejestrach spraw.

§ 24. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1) rozstrzygania spraw niezwłocznie, a w przypadku przedłużenia terminu rozstrzygnięcia sprawy, powiadamiania strony o zastosowaniu takiej konieczności;

2) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych od wydanych rozstrzygnięć.

viii postanowienia końcowe

§ 25.

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków między gminnych.

2. Obieg dokumentów finansowych określony został zarządzeniem Wójta w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie;

3. Organizację, porządek wewnętrzny pracy Urzędu oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa regulamin pracy Urzędu Gminy w Jaświłach nadany odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy Jaświły.

§ 26. Wnioski o zmianę lub uzupełnienie regulaminu należy składać do Sekretarza Gminy.

§ 27. Integralną część regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy stanowią załączniki:

nr 1 - zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy i Wójta;

nr 2 - tryb wykonywania kontroli w Urzędzie Gminy;

nr 3 - zasady podpisywania pism i decyzji;

nr 4 - zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,

nr 5 - graficzny schemat organizacyjny Urzędu Gminy;