Załącznik Nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Jaświły

Tryb wykonywania kontroli

§ 1. Kontrola polega na badaniu działalności jednostek i komórek organizacyjnych pod względem merytorycznym, formalnym, analizowaniu jej wyników oraz zapobieganiu powstawania nieprawidłowości.

§ 2. System kontroli obejmuje kontrole zewnętrzne i wewnętrzne.

§ 3.

1. W Urzędzie sprawowana jest kontrola zewnętrzna i wewnętrzna.

2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują: Wójt, Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy, kierownicy referatów.

3. Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych pełnomocnictw przez Wójta:

1) Kierownicy referatów w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej;

2) Skarbnik Gminy w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonaniu budżetu przez jednostki organizacyjne podporządkowane gminie.

§ 4.

1. Celem kontroli wewnętrznej w Urzędzie jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działania. W szczególności kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:

a) ustaleniu stanu faktycznego;

b) badaniu zgodności postępowania pracowników z obowiązującymi przepisami;

c) ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych;

d) wskazanie sposobu i środków umożliwiających likwidacje nieprawidłowości;

e) omówienie wyniku kontroli z kierownikiem jednostki kontrolowanej i zainteresowanym pracownikiem.

2. Kontrolę przeprowadza się w oparciu o opracowane tezy i założenia.

§ 5. Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych komórek organizacyjnych zobowiązane są w ramach powierzonych obowiązków do sprawowania nadzoru i kontroli w stosunku do podległych pracowników.

§ 6.

1. Z każdej kontroli sporządza się protokół kontroli, który powinienzawierać:

1) nazwę kontrolowanej komórki – jednostki organizacyjnej;

2) imię, nazwisko i stanowisko kontrolera;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) wyszczególnienie załączników do protokołu;

6) pouczenie o możliwości wniesienia sprzeciwu do protokołu przez kontrolowanego;

7) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu;

8) data i miejsce podpisania.

2. Jeżeli w wyniku kontroli stwierdzone zostały uchybienia, kontrolujący w ciągu 14 dni opracowuje wystąpienie pokontrolne, które powinno zawierać opis stwierdzonych nieprawidłowości, zalecenia, termin wykonania zaleceń.

3. Wystąpienia pokontrolne podpisuje Wójt.

4. Postępowanie kontrolne może być przeprowadzone bez konieczności sporządzenia protokołu w przypadku, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia szybkiego rozpoznania określonych spraw.

§ 7.

1. Koordynatorem działalności kontroli wewnętrznej w Urzędzie jest Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy.

2. Do zadań Zastępcy Wójta - Sekretarza Gminy w szczególności należy kontrola:

1) terminowości i rzetelności załatwiania spraw;

2) organizacji i dyscypliny pracy;

3) przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.

§ 8.

1. Referat organizacyjny prowadzi książkę kontroli.

2. W książce kontroli dokonują wpisy osoby przeprowadzające kontrolę zewnętrzną.

3. Referat Organizacyjny ma obowiązek okazywania książki na każde żądanie osób upoważnionych do dokonywania kontroli.

4. Kierownicy referatów zobowiązani są do sprawdzenia czy kontrolujący dokonał wpisu w książce kontroli.

5. Materiały pokontrolne – protokoły, zalecenia pokontrolne przekazywane są do Zastępcy Wójta - Sekretarza Gminy.

6. Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy rejestruje materiały pokontrolne i przekazuje zainteresowanym jednostkom do wykonania.