ZARZĄDZENIE nr 19/07

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 4 września 2007 r.

o nadaniu regulaminu organizacyjnego określającego organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Jawiły.

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337) postanawiam, co następuje:

§ 1. Nadaję regulamin organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia, określający organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Jaświły.

§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 8/04 Wójta Gminy Jaświły z dnia 7 czerwca 2004 r. o nadaniu Regulaminu Organizacyjnego określającego organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Jaświły.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 19/07

Wójta Gminy Jawiły

z dnia 4 września 2007 r.

Regulamin Organizacyjny

Urzędu Gminy Jaświły

z dnia 4 września 2007 r.

I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły zwany dalej „regulaminem” określa wraz z załącznikami:

1) organizację wewnętrzną Urzędu;

2) podział zadań i nadzór pomiędzy kierownictwem Urzędu;

3) zadania wspólne do wszystkich referatów;

4) zakresy zadań referatów;

5) organizację przyjmowania, załatwiania indywidualnych spraw obywateli;

6) zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy; Wójta,

7) tryb wykonywania kontroli w Urzędzie,

8) zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli

9) zasady podpisywania pism i decyzji.

§ 2. Ilekroć w dalszej części regulaminu Urzędu Gminy Jaświły mowa jest o:

1) regulaminie – należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jaświły;

2) radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Jaświły,

3) gminie – należy przez to rozumieć Gminę Jaświły;

4) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Jaświły

5) wójcie należy przez to rozumieć Wójta Gminy Jaświły;

6) kierownika urzędu – rozumie się przez to Wójta;

7) zastępcy wójta – należy przez to rozumieć Zastępcę Wójta Jaświł;

8) sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Jaświły;

9) skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Jaświły;

10) statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Jaświły.

II. Postanowiewnia ogólne

§ 3. Urząd Gminy Jaświły jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.

§ 4. Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek znajdujący się w miejscowości Jaświły, oznaczony nr 7.

§ 5.

1. Urząd realizuje zadania:

1) własne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) i innych ustaw szczególnych z zakresu prawa materialnego,

2) z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy odrębnych ustaw,

3) z zakresu administracji rządowej i samorządowej powierzone gminie na podstawie porozumień zawartych pomiędzy gminą a organem administracji rządowej i samorządowej.

2. Zadania określone w ust. 1 realizują referaty stosownie do ich merytorycznych zakresów działania.

§ 6.

1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.

2. Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy swego Zastępcy - Sekretarza Gminy.

III. Struktura organizacyjna

§ 7. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty:

1) Referat Organizacyjny, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy - kierownik referatu;

b) ds. rady i organizacyjno-kadrowych;

c) ds. obronnych.

2) Referat Finansowy, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Skarbnik Gminy, główny księgowy budżetu pełniący funkcję kierownika referatu.

b) ds. księgowości budżetowej i płac;

c) ds. księgowości budżetowej;

d) ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych;

e) ds. księgowości podatkowej.

3) Urząd Stanu Cywilnego, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;

b) ds ewidencji ludności.

4) Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej, w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a) Kierownik Referatu;

b) ds. obrotu gruntami;

c) ds. zamówień publicznych;

d) informatyk;

e) ds. melioracji.

§ 8. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1) Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy – pełniący funkcję kierownika referatu organizacyjnego.

2) Skarbnik Gminy - pełniący funkcję kierownika referatu finansowego.

3) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

4) Kierownik Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.

§ 9.

1) Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy opracowuje szczegółowe zakresy czynności dla kierowników referatów.

2) Kierownicy referatów przygotowują projekty zakresów czynności dla pracowników kierowanego referatu.

IV. Podział zadań, kompetencji i nadzoru pomiedzy kierownictwem urzedu

§ 10.

1. Wójt - stanowisko z wyboru.

2. Do zakresu działania i kompetencji Wójta należy w szczególności:

1) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

2) reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy;

3) nadzorowanie realizacji budżetu;

4) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz podpisywanie decyzji administracyjnych;

5) podejmowanie działań należących do kompetencji rady w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego;

6) upoważnienia pracowników Urzędu do podpisywania w jego imieniu decyzji;

7) mianowanie pracowników samorządowych;

8) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

9) wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej określonych odrębnymi przepisami;

10) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych;

11) zatwierdzanie zakresów czynności i obowiązków pracowników Urzędu;

12) określanie polityki kadrowej Urzędu;

13) wydawanie zarządzeń organizacyjnych wprowadzających w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu np. regulamin pracy, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

14) przyjmowanie mieszkańców w sprawie skarg i wniosków;

15) występowanie z wnioskiem do Rady Gminy o powołanie i odwołanie Skarbnika i Sekretarza;

16) nadzorowanie spraw oświaty i wychowania w gminie.

3. Wójt bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne:

1) Gminny Zespół Oświaty;

2) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach;

3) Gminny Ośrodek Kultury w Jaświłach;

4) Zespół Szkół w Jaświłach;

5) Szkoły Podstawowe w: Dolistowie Starym, Mikicinie i Zabielu;

6) Bibliotekę Publiczną Gminy Jaświły.

§ 11.

1. Zastępca Wójta będący równocześnie Sekretarzem Gminy – stanowisko z powołania.

2. Zastępca Wójta zajmuje się w szczególności problemami z zakresu inwestycji, gospodarki komunalno – mieszkaniowej, drogownictwa, gospodarki nieruchomościami.

3. Do zakresu działania i kompetencji Zastępcy Wójta należy w szczególności:

1) sprawowanie funkcji Wójta w razie nieobecności Wójta lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków;

2) wykonywanie spraw w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta tj.:

a) podpisywanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

b) samodzielne składanie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem;

c) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Skarbnika Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych, pozostałych pracowników Urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych będących samodzielnymi pracodawcami samorządowymi;

d) występowanie z wnioskami do Wójta o wydanie dezyzji o warnkach zabudowy i zagospodarowania terenu w sprawach dotyczących mienia komunalnego oraz inwestycji gminnych.

3) Zastępca Wójta bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne:

a) Referat Organizacyjny;

b) Urząd Stanu Cywilnego;

c) Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.

§ 12.

1. Sekretarz Gminy będący równocześnie Zastępcą Wójta - stanowisko z powołania.

2. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu, prawidłowe warunki jego działania i w tym zakresie koordynuje działalność wszystkich referatów.

3. Do kompetencji zadań Sekretarza należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz kontrola realizacji przez pracowników postanowień regulaminu;

2) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów;

3) udzielanie instruktażu nowo przyjętym pracownikom;

4) współdziałanie z Wójtem w zakresie realizacji polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,

5) nadzór nad organizacją i dyscypliną pracy w Urzędzie;

6) nadzór nad racjonalnym gospodarowaniem etatami, funduszem płac i środkami rzeczowymi Urzędu;

7) prowadzenie kontroli wewnętrznej na stanowiskach pracy,

8) nadzór w zakresie przestrzegania przez pracowników zasad instrukcji kancelaryjnej, przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt, Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu pracy i innych aktów prawnych regulujących funkcjonowanie administracji;

9) dbanie o podnoszenie kwalifikacji pracowników, prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym kadr Urzędu;

10) prowadzenie biblioteki Urzędu oraz uzupełnianie jej zbiorów;

11) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między pracownikami;

12) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy (spisywanie testamentów allograficznych),

13) pełnienie funkcji pełnomocnika ds wyborów – urzędnika wyborczego,

14) koordynowanie spraw ds informacji niejawnych,

15) wykonywanie innych spraw w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta.

§ 13.

1. Skarbnik Gminy – stanowisko z powołania.

2. Skarbnik zajmuje się sprawami z zakresu spraw ekonomiczno – finansowych oraz obsługą finansowo – księgową Gminy i Urzędu.

3. Do zadań Skarbnika Gminy należy w szczególności:

1) kierowanie pracą Referatu Finansowego;

2) organizacja i czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej;

3) przygotowanie projektu budżetu Gminy zgodnie z zasadami prawa budżetowego;

4) opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz;

5) organizacja prowadzenia rachunkowości Gminy;

6) aprobata pism dotyczących spraw finansowych, zatwierdzenie dokumentów księgowych do wypłaty;

7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta, a dotyczących prowadzenia rachunkowości;

8) sprawowanie nadzoru nad wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych;

9) wykonywanie uprawnień i obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospofdarstw pomocniczych (Dz. U. z 1991 r. Nr 40, poz. 174 z późn. zm.);

10) wykonywanie innych zadań przewidzianych odrębnymi przepisami;

11) Skarbnik Gminy bezpośrednio nadzoruje pracę Referatu Finansowego.

V. Zadania wspólne wszystkich referatów

§ 14.

1. Referaty prowadzą sprawy związane z realizacją zadań wynikających z niniejszego regulaminu.

2. Do wspólnych zadań referatów należą w szczególności:

1) posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa Unii Europejskiej, prawa samorządowego, Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego, materialnego i przepisów gminnych;

2) ciągłe aktualizowane przepisów prawnych, znajomość orzecznictwa;

3) przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy;

4) przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań (w tym statystycznych), ocen analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;

5) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady Gminy, postanowień komisji Rady oraz zarządzeń Wójta;

6) opracowywanie planów finansowych do projektów budżetu w części dotyczącej zadań referatu;

7) prawidłowa realizacja budżetu w części dotyczącej działania referatu;

8) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych i na wnioski interesantów;

9) rozpatrywanie skarg i wniosków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

10) prowadzenie w zakresie swej właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach;

11) zapewnienie sprawnej obsługi interesantów;

12) podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony tajemnicy służbowej zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;

13) zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie;

14) stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych;

15) sprawne współdziałanie z referatami Urzędu w sprawach wymagających uzgodnień;

16) współdziałanie w sprawach merytorycznych referatu z organami administracji rządowej, samorządu mieszkańców, organizacjami społecznymi, zawodowymi oraz jednostkami organizacyjnymi;

17) uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika Gminy w działaniach wywołujących zobowiązania finansowe;

18) wykonywanie na polecenie Wójta, Zastępcy Wójta- Sekretarza Gminy, innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania referatu.

§ 15.

1. Kierownicy referatów są odpowiedzialni za prawidłowe i sprawne wykonywanie przez pracowników referatu zadań wynikających z przepisów prawa oraz niniejszego regulaminu.

2. Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:

1) nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników;

2) terminowe i prawidłowe załatwianie spraw oraz przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady Gminy i Wójta;

3) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników regulaminu organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy, przepisów ustaw o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, zamówieniach publicznych oraz innych obowiązujących przepisów prawnych;

4) wydawanie na podstawie pisemnego upoważnienia Wójta, decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;

5) dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracownikami referatu;

6) wykonywanie kontroli wewnętrznej w referacie stosowanie do zakresu działania referatu i obowiązujących przepisów;

7) planowanie i organizowanie pracy w referacie;

8) zapewnienie dyscypliny pracy w referacie;

9) wnioskowanie w sprawie nagradzania i karania pracowników;

10) na zaproszenie - udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach Komisji Rady.

VI. Zakres działania referatów

Referat Organizacyjny

§ 16. Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:

1) organizowanie kontaktów Wójta z mieszkańcami oraz organizacjami, stowarzyszeniami, instytucjami, urzędami i związkami zawodowymi;

2) prowadzenie obsługi sekretariatu Wójta;

3) prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu;

4) przyjmowanie, rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie ewidencji wpływających korespondencji;

5) prowadzenie całości spraw związanych z obsługą Rady Gminy, Komisji Rady;

6) wykonywanie zadań kancelaryjno – biurowych w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady;

7) prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwieniem wniosków interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady;

8) informowanie mieszkańców o podjętych uchwałach Rady, Komisji i zarządzeniach Wójta;

9) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Radę Gminy oraz Wójta,

10) prowadzenie zbiorów i rejestracji przepisów gminnych;

11) wykonywanie czynności związanych ze współdziałaniem Rady i jej organów z organizacjami społecznymi, politycznymi i samorządowymi;

12) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu, Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej, samorządowymi oraz przeprowadzenia referendum w zakresie ustalonym ordynacjami wyborczymi i innymi ustawami;

13) prowadzenie obsługi technicznej zebrań wiejskich;

14) prowadzenie całości spraw osobowych pracowników Urzędu, Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej Gminy Jaświły oraz dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych podporządkowanych Gminie;

15) zaopatrzenie w materiały techniczno – biurowe;

16) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, prowadzenie rejestru pieczęci i ich kasowanie;

17) prenumerata czasopism, wydawnictw i dzienników;

18) nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu;

19) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;

20) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem p.poż Gminy i Urzędu;

21) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzór nad terminowym ich załatwieniem;

22) wydawanie zaświadczeń dla interesantów o okresach pracy w gospodarstwie rolnym;

23) prowadzenie obsługi kasowej;

24) wykonywanie wszelkich czynności związanych z przygotowaniem przeprowadzeniem rejestracji przedpoborowych;

25) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem poboru – współpraca w tym zakresie ze Starostwem Powiatowym w Mońkach i Woskową Komendą Uzupełnień w Białymstoku;

26) udział w pracach komisji poborowej;

27) występowanie do policji w czasie trwania rejestracji o doprowadzenie przedpoborowego na rejestrację , w czasie trwania poboru, o doprowadzenie poborowego na pobór;

28) sporządzanie wniosków o ukaranie w stosunku do przedpoborowych i poborowych, którzy nie usprawiedliwili swojego niestawiennictwa na rejestracji lub poborze;

29) wydawanie decyzji na odroczenie służby wojskowej ze względu na ważne sprawy rodzinne lub osobiste;

30) wydawanie decyzji o konieczności sprawowania przez poborowego żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny – udzielanie odroczenia służby wojskowej;

31) prowadzenie akcji kurierskiej i współdziałanie w tym zakresie z organami wojskowymi, starostwem powiatowym i policją;

32) prowadzenie całości spraw związanych z nakładaniem świadczeń osobistych i w zakresie obrony cywilnej, spraw obronnych, ochrony przeciwpożarowej;

33) prowadzenie spraw dotyczących świadczeń rzeczowych na rzecz obrony kraju;

prowadzenie spraw związanych z realizacją przedsięwzięć obrony cywilnej, w tym:

sporządzanie i aktualizacja planu operacyjnego i funkcjonowania Gminy:

- planowanie działalności w zakresie obrony cywilnej;

- opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej;

organizowanie i realizacja szkolenia obronnego;

utrzymanie w gotowości systemu powszechnego ostrzegania, alarmowania;

kierowanie przygotowaniem ewakuacji ludności;

prowadzenie magazynu sprzętu OC;

reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej;

wykonywanie zadań wynikających z ustawy o stanie klęski żywiołowej, a w szczególności spraw Gminnego Zespołu Reagowania, w tym:

- monitorowanie występujących klęsk żywiołowych i prognozowanie rozwoju sytuacji;

- realizowanie procedur i programów reagowania w czasie stanu klęski żywiołowej;

- opracowanie i aktualizacja planów reagowania kryzysowego;

- planowanie wsparcia organów kierujących działaniami;

- przygotowanie warunków umożliwiających koordynację pomocy humanitarnej;

- realizację polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żywiołowej;

- udział w organizowanych ćwiczeniach, szkoleniach i treningach.”

prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego realizowane są przez Gminny Zespół Reagowania, a w szczególności:

monitorowanie występujących klęsk żywiołowych i prognozowanie rozwoju sytuacji;

realizacja procedur i programów reagowania w czasie stanu klęski żywiołowej;

opracowywanie i aktualizowanie planów reagowania kryzysowego;

planowanie wsparcia organów kierujących działaniami;

przygotowywanie warunków umożliwiających koordynację pomocy humanitarnej;

realizowanie polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żywiołowej;

udział w organizowanych ćwiczeniach, szkoleniach i treningach;

współpraca z centrum zarządzania kryzysowego ochrony ludności, spraw obywatelskich Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego w Mońkach.”

34) prowadzenie spraw w zakresie spraw obronnych w Urzędzie;

35) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową, a w szczególności:

a) bieżąca współpraca z jednostkami ochrony przeciwpożarowej;

b) nadzór i ocena pracy kierowców – mechaników zatrudnionych w jednostkach ochotniczych straży pożarnych;

c) podejmowanie działań na rzecz zabezpieczenia gminy w środki ochrony przeciwpożarowej;

d) koordynowanie funkcjonowaniem kryzysowego systemu ratowniczo – gaśniczego na obszarze gminy.

36) przyjmowanie zgłoszeń o stwierdzonych niewypałach – współpraca w tym zakresie z policją i WKU w Białymstoku;

37) prowadzenie zbiorów danych osobowych „sprawy wojskowe i obronne”;

38) wydawanie zezwoleń stałych i jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych i piwa w placówkach detalicznych i gastronomicznych;

39) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;

40) przygotowywanie informacji dla BIP.

- Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „Or”.

Referat Finansowy

§ 17. Do zakresu działania referatu finansowego należy w szczególności:

1) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu Gminy;

2) wnioskowanie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami;

3) zapewnienie prawidłowego wykonania budżetu z zabezpieczeniem równowagi budżetowej;

4) sporządzanie kwartalnych informacji o przebiegu wykonania budżetu, a w szczególności:

a) subwencji;

b) dotacji celowej z budżetu państwa i budżetu województwa;

c) dotacji z państwowych funduszy celowych;

d) planów finansowych jednostek budżetowych.

5) nadzór nad sporządzeniem rocznych planów finansowych jednostek i zakładów budżetowych oraz realizację planów;

6) sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu gminy: kwartalnych, półrocznych, rocznych:

7) dokonywanie analiz budżetu;

8) opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta w sprawach dotyczących budżetu, podatków i opłat lokalnych;

9) prowadzenie księgowości podatkowej, analiza wpłat i ich windykacja;

10) prowadzenie księgowości budżetowej i rachunkowości,

11) wymiar i pobór podatków: rolnego, od nieruchomości, od środków transportowych, leśnego, od psów oraz opłat lokalnych;

12) przygotowywanie dokumentacji i decyzji w sprawach udzielania ulg, umorzeń, rozkładania na raty, odraczania terminu zapłaty podatków i opłat lokalnych;

13) prowadzenie rejestru przypisów i odpisów podatkowych;

14) wystawianie upomnień dla zalegających w opłacie należności podatków lokalnych oraz kierowanie tytułów do egzekucji;

15) dokonywanie rozliczeń sołtysów z inkasa zobowiązań pieniężnych;

16) prowadzenie obsługi finansowo – księgowej Urzędu, Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej Gminy Jaświły;

17) prowadzenie spraw z zakresu realizacji oraz ewidencji wydatków osobowych nagród i ekwiwalentów;

18) sporządzanie list wynagrodzeń;

19) rozliczanie delegacji służbowych;

20) wystawienie zaświadczeń o zarobkach pracowników;

21) prowadzenie spraw kasowych funduszu socjalnego oraz kasy zapomogowo pożyczkowej dla pracowników Urzędu;

22) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i nietrwałych;

23) rozliczanie preliminarza wydatków z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych;

24) rozliczanie rachunków gotówkowych, bezgotówkowych;

25) rozliczanie podatku VAT;

26) prowadzenie rejestru zakupu -sprzedaży,

27) przyjmowanie, sprawdzanie i potwierdzanie poprawności oraz kompletności zgłoszenia indywidualnego NIP – 3 składanego przez podatników podatku rolnego, leśnego i nieruchomości;

28) przekazywanie zgłoszenia identyfikacyjnego do Urzędu Skarbowego wg właściwości;

29) prowadzenie zbioru danych osobowych „ ewidencja podatków” oraz udostępnienie danych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami wykonawczymi;

30) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy Urzędu Gminy Jaświły;

31) przygotowywanie informacji dla biuletynu informacji publicznej;

32) prowadzenie zbiorów danych osobowych „ewidencja podatników”.

Przy oznakowaniu akt referat stosuje symbol „Fn”.

Referat Urząd Stanu Cywilnego

§ 18. Do zakresu działań Referatu Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

1) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość, prowadzenie ewidencji dokumentacji w tym przedmiocie;

2) prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie;

3) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie;

4) prowadzenie kart osobowych mieszkańców, ich aktualizowanie;

5) upowszechnianie numerów PESEL;

6) przekazywanie danych do banku danych;

7) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania;

8) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców w gminie;

9) sporządzanie spisu wyborców do przeprowadzenia wyborów i referendum;

10) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie akt stanu cywilnego;

11) przyjmowanie oświadczeń o wstąpienie w związek małżeński, wyborze imienia dziecka, powrocie do poprzedniego nazwiska, uznaniu dziecka;

12) przyjmowanie zapewnień oraz dokumentów do ślubu konkordatowego, wydawanie zaświadczeń w tym celu oraz sporządzenie aktów małżeństw tych ślubów;

13) wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu wymeldowania;

14) wydawanie decyzji w zakresie odtwarzania aktu stanu cywilnego, prostowanie i uzupełnianie akt;

15) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do ślubu za granicą;

16) nanoszenie wszelkich zmian dotyczących nazwisk na podstawie decyzji Starostwa Powiatowego w Mońkach;

17) nanoszenie zmian w aktach stanu cywilnego o separacji małżeńskiej;

18) występowanie z wnioskami o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie;

19) prowadzenie skorowidzów aktów stanu cywilnego oraz wydawanie odpisów tych aktów;

20) realizacja zadań wynikających z przepisów prawnych w zakresie organizacji zgromadzeń;

21) udzielanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych przeprowadzanych na obszarze gminy lub jej części;

22) prowadzenie zbiorów danych osobowych „ewidencja ludności”, „dowody osobiste”, „Urząd Stanu Cywilnego” oraz udostępnienie danych ze zbiorów zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami wykonawczymi w tym zakresie.

23) przygotowywanie informacji dla BIP;

Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „USC”.

Referat Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej

§ 19. Do działania Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności:

1) przygotowywanie propozycji do planów budżetu Gminy w zakresie rozwoju i utrzymania infrastruktury gminy;

2) prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością z realizacji zadań gospodarczych;

3) prowadzenie przetargów publicznych na wykonanie zadań inwestycyjnych oraz realizację innych zadań zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych;

4) prowadzenie spraw dotyczących ochrony zabytków;

5) nadzór nad utrzymaniem cmentarzy;

6) organizowanie utrzymania bieżącego i remontów pomników, cmentarzy wojennych i miejsc pamięci;

7) zapewnienie prawidłowego poziomu usług komunalnych, w tym:

a) zaopatrzenie w wodę;

b) gospodarka odpadami stałymi;

c) utrzymanie czystości i właściwego stanu sanitarnego Gminy,

8) opracowywanie projektu chwał Rady Gminy w sprawie ustalenia cen wody, ścieków, odpadów stałych;

9) planowanie i organizowanie zaopatrzenia w ciepło , energię elektryczną na terenie Gminy;

10) inspirowanie i organizowanie kontaktów zagranicznych w celu pozyskiwania kapitału;

11) pozyskiwanie kapitału ze środków unijnych;

12) organizowanie i nadzorowanie robót inwestycyjnych oraz konserwatorskich na urządzenia melioracji szczegółowej;

13) organizowanie przetargów na wykonawstwo robót melioracyjnych,

14) prowadzenie całości spraw związanych z Gminną Spółką Wodną „Biebrza” w Jaświłach:

a) naliczanie składek;

b) realizacja windykacji;

c) wykonywanie robót z funduszy składkowych,

15) zatwierdzenie statutu spółki wodnej utworzonej do wykonywania działalności nie wymagającej pozwolenia wodno – prawnego oraz nadzór i kontrola nad działalnością w/w spółek;

16) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpowodziowym:

a) nadzorowanie akcji powodziowej;

b) usuwanie skutków powodzi,

17) prowadzenie spraw związanych z prawem wodnym, dotyczącym melioracji należących do zadań gminy;

18) wydawanie decyzji zatwierdzającej ugodę właścicieli zmieniających stosunki wodne na gruntach;

19) rozstrzyganie sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego oraz o przynależności do spółki wodnej, wysokości składek i innych świadczeń spółki;

20) nakazywanie właścicielowi punktu czerpania wody, wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem;

21) prowadzenie spraw dotyczących ochrony przed powodzią, a w szczególności:

a) organizowanie na obszarach zagrożonych ochotniczych drużyn ratowniczych;

b) organizowanie ewakuacji dla ludności z terenów zagrożonych;

c) przyznawanie odszkodowań za zniszczenie, uszkodzenie lub utratę środków przewozowych, sprzętu zużytego w bezpośredniej ochronie przed powodzią,

22) prowadzenie ewidencji i rejestru dróg gminnych w granicach administracyjnych gminy;

23) ustalenie numeracji dróg gminnych;

24) prowadzenie ewidencji i rejestru obiektów mostowych na drogach gminnych;

25) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań z zakresu budowy, remontu i utrzymania dróg gminnych zgodnie z wymaganiami w tym zakresie;

26) planowanie oświetlenia dróg i miejsc publicznych znajdujących się na terenie gminy;

27) prowadzenie bieżącego utrzymania gminnych dróg oraz mostów;

28) prowadzenie przeglądów okresowych dróg, obiektów mostowych;

29) wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej;

30) wydawanie zezwoleń na lokalizację w pasie drogowym dróg gminnych i obiektów nie związanych z gospodarką drogową;

31) orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia;

32) nadzór nad oznakowaniem dróg;

33) utrzymanie przejezdności dróg gminnych w okresie zimowym;

34) prowadzenie spraw związanych z organizacją przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych i przepisami wykonawczymi w tym zakresie;

35) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;

36) koordynowanie działań związanych ze sporządzeniem planu zagospodarowania przestrzennego;

37) przygotowanie materiałów i analiz dotyczących oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy i przedstawienie oceny Radzie Gminy;

38) zapewnienie możliwości udziału społeczeństwa w postępowaniu w sprawie oceny oddziaływania na środowisko projektów dotyczących spraw określonych w ustawie z 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 z późn. zm.);

39) ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy prawo ochrony środowiska przy przeprowadzeniu postępowań w sprawie oceny oddziaływania na środowisko;

40) wydawanie wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego;

41) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa – współdziałanie w sprawach rocznych planów łowieckich i zagospodarowania obwodów łowieckich w zakresie hodowli i ochrony zwierząt;

42) przyjmowanie od zarządców obwodów łowieckich zgłoszeń o objawach chorób zwierząt dziko żyjących;

43) podawanie do publicznej wiadomości informacji o zarządzonych przez lekarza weterynarii tymczasowych środków w celu umiejscowienia choroby zakaźnej;

44) powoływanie komisji do szacowania strat powstałych w wyniku klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych;

45) współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie ustawy o ochronie roślin;

46) wydawanie decyzji o czasowym odebraniu zwierzęcia, nad którym znęcają się właściciele lub opiekunowie;

47) egzekwowanie od właściciela zwłok zwierzęcych, obowiązku dostarczenia zwłok przedmiotom zajmującym się zbieraniem i przetwarzaniem zwłok – zgodnie z ustawą o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt;

48) wydawanie zezwoleń na uprawę roślin objętych ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii;

49) współdziałanie z organami statystyki w zakresie opracowywania i przeprowadzania spisów rolnych;

50) prowadzenie całości spraw związanych ze sprzedażą i oddaniem w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy – zgodnie z przepisami o gospodarce nieruchomościami, Kodeksu Cywilnego:

51) prowadzenie spraw dotyczących oddania nieruchomości komunalnych w trwały zarząd, najem dzierżawę, użyczenie;

52) aktualizacja i naliczanie opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, udzielanie bonifikat;

53) prowadzenie spraw dotyczących uwłaszczenia osób prawnych nieruchomościami gminy będącymi dotychczas w ich użytkowaniu;

54) naliczanie opłat adiacenckich;

55) wydawanie decyzji o podziale nieruchomości;

56) wnioskowanie o ujawnienie w księdze wieczystej praw Gminy do nieruchomości będących jej własnością;

57) prowadzenie spraw zamiany gruntów stanowiących własność Gminy z osobami fizycznymi i prawnymi oraz zamiany prawa użytkowania wieczystego na prawo własności;

58) występowanie do starosty z wnioskiem o wywłaszczenie nieruchomości przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego na cele publiczne;

59) prowadzenie spraw dotyczących komunalizacji i mienia w Gminie, sporządzanie całorocznych informacji o stanie mienia komunalnego;

60) prowadzenie spraw dotyczących nazewnictwa ulic, numeracji budynków;

61) opiniowanie wniosków o wydanie koncesji na wydobycie surowców mineralnych zgodnie z ustawą prawo geologiczne;

62) wprowadzanie szczegółowych form ochrony przyrody – zgodnie z ustawą o ochronie przyrody;

63) egzekwowanie przestrzegania uregulowań ustawy o odpadach;

64) realizacja uchwały Rady Gminy Jaświły w sprawie ustalania szczegółowych zasad utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Jaświły;

65) wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości;

66) wymierzanie kar pieniężnych za samodzielne usuwanie drzew i krzewów;

67) umieszczanie bezpańskich zwierząt w schroniskach;

68) likwidacja tzw. dzikich wysypisk;

69) sprawowanie nadzoru nad gospodarką czynszową i innymi opłatami za lokale mieszkalne i użytkowe;

70) gospodarka lokalami użytkowymi;

71) sporządzanie umów dzierżawnych między rolnikami;

72) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu Gminy;

73) prowadzenie i uzupełnianie Biuletynu Informacji Publicznej.

Przy oznaczaniu akt referat stosuje symbol „Rl”.

Pion Informacji niejawnych

§ 20. Do działania Pionu Informacji Niejawnych należy w szczególności:

„1) zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych realizowane są przez Zespół do spraw Informacji Niejawnych w składzie:

a) pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych;

b) administrator systemów informacyjnych

c) inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego;

d) kierownik kancelarii tajnej;

e) upoważnieni pracownicy.

2) pełnomocnik ds ochrony informacji niejawnych w Urzędzie odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

„3) Zespół do spraw Informacji Niejawnych prowadzi sprawy z zakresu pionu ochrony w zakresie:

a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych;

b) ochrona systemu teleinformatycznego;

c) okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów;

d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;

e) szkolenie pracowników Urzędu w zakresie ochrony informacji niejawnych;

f) opracowywanie aktualizacji planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji;

g) zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej jakim jest Urząd;

h) współpraca z właściwą delegaturą Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.”

3) procedurę powołania pełnomocnika oraz zakres zadań określa ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

4) kancelaria tajna prowadzona jest przez upoważnionego pracownika Referatu Organizacyjnego.

§ 21.

1) zadania z zakresu kultury, turystyki i rekreacji prowadzone są przez Gminny Ośrodek Kultury w Jaświłach;

2) zadania z zakresu opieki społecznej wykonuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach;

3) zadania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wykonuje pełnomocnik Wójta, którym jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;

4) zadania z zakresu oświaty wykonuje Gminny Zespół Oświaty;

5) zadania z zakresu bibliotekarstwa wykonuje Biblioteka Publiczna Gminy Jaświły;

6) szczegółowe zakresy działania określają statuty i regulaminy organizacyjne powyższych jednostek.

VII. Załatwianie indywidualnych spraw obywateli

§ 22.

1) indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz innych przepisach szczegółowych;

2) pracownicy Urzędu przy wykonywaniu zadań działają na podstawie przepisów prawa i zobowiązani są do jego ścisłego przestrzegania;

3) odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy oraz kierownicy referatów, zgodnie z ustalonym zakresem czynności;

4) kontrolę i koordynację działań w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym szczególnie skarg, wniosków sprawuje Sekretarz Gminy;

5) tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określa załącznik do niniejszego regulaminu.

§ 23.

1. Przy rozpatrywaniu spraw wniesionych przez obywateli stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego materialnego oraz instrukcji kancelaryjnej.

2. Wnoszone do Urzędu sprawy są ewidencjonowane w spisach lub rejestrach spraw.

§ 24. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1) rozstrzygania spraw niezwłocznie, a w przypadku przedłużenia terminu rozstrzygnięcia sprawy, powiadamiania strony o zastosowaniu takiej konieczności;

2) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych od wydanych rozstrzygnięć.

VIII. postanowienia końcowe

§ 25.

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków między gminnych.

2. Obieg dokumentów finansowych określony został zarządzeniem Wójta w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie;

3. Organizację, porządek wewnętrzny pracy Urzędu oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa regulamin pracy Urzędu Gminy w Jaświłach nadany odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy Jaświły.

§ 26. Wnioski o zmianę lub uzupełnienie regulaminu należy składać do Sekretarza Gminy.

§ 27. Integralną część regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy stanowią załączniki:

nr 1 - zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy i Wójta;

nr 2 - tryb wykonywania kontroli w Urzędzie Gminy;

nr 3 - zasady podpisywania pism i decyzji;

nr 4 - zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,

nr 5 - graficzny schemat organizacyjny Urzędu Gminy.

Załącznik Nr 1

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Jaświły

Zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych Rady Gminy i Wójta .

§ 1. 1. Rada Gminy ustanawia przepisy w formie uchwał w sprawach określonych przepisami prawa i Statutem Gminy.

2. Wójtpodejmuje:

zarządzenia:

będące aktami prawa miejscowego – podlegające zatwierdzeniu na najbliższej sesji Rady Gminy;

w sprawach przewidzianych przepisami prawa;

decyzje i postanowienia – w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego

3. Wójt ponadto wydaje:

obwieszczenia – w odniesieniu do uchwał Rady w celu zapewnienia wykonywania zadań w nich określonych;

wytyczne, polecenia służbowe – jako akty wewnętrznego urzędowania.

§ 2. Projekty aktów prawnych ( uchwał, zarządzeń ) winny być przygotowane zgodnie z powszechnie stosowanymi regułami techniki prawodawczej określonymi rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. Nr 100, poz. 908)

§ 3. 1. Projekty aktów prawnych (uchwał, zarządzeń ) opracowują referaty i gminne jednostki organizacyjne, do których zakresu działania należy przedmiot uchwały.

2. Jeżeli przedmiot aktu należy do zakresu działania kilku referatów, projekt opracowują wspólnie przedstawiciele tych referatów.

3. odpowiedzialnym za terminowe sporządzanie projektu uchwały jest kierownik właściwego referatu.

§ 4. Projekty uchwał winne być uzgodnione z Sekretarzem Gminy pod względem zgodności z prawem i Skarbnikiem Gminy, jeżeli jego wykonanie spowoduje skutki budżetowe.

§ 5. Projekty aktów, właściwe referaty przedkładają Wójtowi za pośrednictwem Referatu Organizacyjnego.

§ 6. Przyjęty przez Wójta projekt aktu Referat Organizacyjny kieruje do Przewodniczącego Rady Gminy.

§ 7. W razie potrzeby projekty uchwał opiniują właściwe komisje Rady. Uwagi i wnioski komisji przedkładane są Wójtowi i Radzie Gminy.

§ 8. Zasady i tryb ogłaszania aktów prawa miejscowego określa ustawa o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

§ 9. Ewidencję uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń wydawanych przez Wójta prowadzi Referat Organizacyjny.

Załącznik Nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Jaświły

Tryb wykonywania kontroli

§ 1. Kontrola polega na badaniu działalności jednostek i komórek organizacyjnych pod względem merytorycznym, formalnym, analizowaniu jej wyników oraz zapobieganiu powstawania nieprawidłowości.

§ 2. System kontroli obejmuje kontrole zewnętrzne i wewnętrzne.

§ 3. 1. W Urzędzie sprawowana jest kontrola zewnętrzna i wewnętrzna.

2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują: Wójt, Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy, kierownicy referatów.

3. Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych pełnomocnictw przez Wójta:

Kierownicy referatów w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej;

Skarbnik Gminy w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonaniu budżetu przez jednostki organizacyjne podporządkowane gminie.

§ 4. 1. Celem kontroli wewnętrznej w Urzędzie jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działania. W szczególności kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:

ustaleniu stanu faktycznego;

badaniu zgodności postępowania pracowników z obowiązującymi przepisami;

ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych;

wskazanie sposobu i środków umożliwiających likwidacje nieprawidłowości;

omówienie wyniku kontroli z kierownikiem jednostki kontrolowanej i zainteresowanym pracownikiem.

2.Kontrolę przeprowadza się w oparciu o opracowane tezy i założenia.

§ 5. Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych komórek organizacyjnych zobowiązane są w ramach powierzonych obowiązków do sprawowania nadzoru i kontroli w stosunku do podległych pracowników.

§ 6. 1. Z każdej kontroli sporządza się protokół kontroli, który powinienzawierać:

nazwę kontrolowanej komórki – jednostki organizacyjnej;

imię, nazwisko i stanowisko kontrolera;

datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

wyszczególnienie załączników do protokołu;

pouczenie o możliwości wniesienia sprzeciwu do protokołu przez kontrolowanego;

dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu;

data i miejsce podpisania.

2. Jeżeli w wyniku kontroli stwierdzone zostały uchybienia, kontrolujący w ciągu 14 dni opracowuje wystąpienie pokontrolne, które powinno zawierać opis stwierdzonych nieprawidłowości, zalecenia, termin wykonania zaleceń.

2. Wystąpienia pokontrolne podpisuje Wójt.

3. Postępowanie kontrolne może być przeprowadzone bez konieczności sporządzenia protokołu w przypadku, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia szybkiego rozpoznania określonych spraw.

§ 7. 1. Koordynatorem działalności kontroli wewnętrznej w Urzędzie jest Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy.

2. Do zadań Zastępcy Wójta - Sekretarza Gminy w szczególności należy kontrola:

terminowości i rzetelności załatwiania spraw;

organizacji i dyscypliny pracy;

przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.

§ 8. 1. Referat organizacyjny prowadzi książkę kontroli.

2. W książce kontroli dokonują wpisy osoby przeprowadzające kontrolę zewnętrzną.

3. Referat Organizacyjny ma obowiązek okazywania książki na każde żądanie osób upoważnionych do dokonywania kontroli.

4. Kierownicy referatów zobowiązani są do sprawdzenia czy kontrolujący dokonał wpisu w książce kontroli.

5. Materiały pokontrolne – protokoły, zalecenia pokontrolne przekazywane są do Zastępcy Wójta - Sekretarza Gminy.

6. Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy rejestruje materiały pokontrolne i przekazuje zainteresowanym jednostkom do wykonania.

Załącznik Nr 3

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Jaświły

Zasady podpisywania pism i decyzji

§ 1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w tym wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu w organach samorządu gminy określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków gminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636).

§ 2. Wójt podpisuje osobiście:

zarządzenia, decyzje, okólniki, wytyczne, instrukcje;

dokumenty kierowane do przedstawicielstw dyplomatycznych;

odpowiedzi na zapytania, interpelacje radnych, wnioski parlamentarzystów;

odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli;

wystąpienia pokontrolne i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne;

inne dokumenty urzędowe podlegające Wójtowi na podstawie przepisów i ustaleń szczególnych;

pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem gminy;

pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądami i organami administracji publicznej.

§ 3. Zastępca Wójta ma prawo podpisywania spraw określonych w § 2 w przypadku dłuższej nieobecności Wójta (choroba, urlop, szkolenie) lub po uzyskaniu stosownych pełnomocnictw Wójta.

§ 4. Zastępca Wójta i Sekretarz Gminy podpisują dokumenty, w tym decyzje administracyjne na podstawie udzielonego przez Wójta upoważnienia.

§ 5. Na kopii dokumentów przedstawionych do podpisu powinna być zamieszczona adnotacja zawierająca nazwisko pracownika, który opracował dokument.

§ 6. 1. Kierownicy referatów oraz pracownicy mogą podpisywać decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnień udzielonych przez Wójta.

2. Kierownicy referatów podpisują pisma i dokumenty w sprawach należących do właściwości rzeczowej referatu z wyjątkiem zastrzeżonych do podpisu dla Wójta.

Załącznik Nr 4

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Jaświły

Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg oraz wniosków

§ 1. 1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek i każdą środę w godz. od 9^oo do 12^oo.

2. W razie nieobecności Wójta interesantów przyjmuje Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy.

3. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

4. Wszyscy pracownicy Urzędu zobowiązani są do przyjmowania do protokołu skarg i wniosków zgłoszonych ustnie.

5. Przyjmujący skargi i wnioski jest zobowiązany potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.

§ 2. 1. Skargi i wnioski wpływające do Wójta i pracowników Urzędu podlegają zarejestrowaniu w Referacie Organizacyjnym w ogólnym rejestrze skarg i wniosków oznaczonym symbolem Or.0560.

2. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do referatów lub stanowisk pracy należy niezwłocznie, nie dłużej jak w dniu następnym przekazać do Referatu Organizacyjnego celem zarejestrowania.

3. Jeżeli pracownik otrzymał skargę dotyczącą jego działalności jest zobowiązany przekazać ją niezwłocznie przełożonemu służbowemu.

4. Za właściwe zakwalifikowanie pisma, które ma znamiona skargi lub wniosku oraz przekazanie go do zarejestrowania w Referacie Organizacyjnym odpowiedzialność ponosi kierownik referatu, do którego wpłynęło pismo.

5. Skargi i wnioski mylnie skierowane do Urzędu (jeżeli powinne być rozpatrywane przez inne organy), Referat Organizacyjny niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni przekazuje do załatwienia właściwościwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego skargę lub wniosek.

6. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie wynika jaki organ jest właściwy do jej rozpatrzenia lub trudno jest ustalić przedmiot skargi lub wniosku, Referat Organizacyjny niezwłocznie zwraca wnoszoncemu skargę lub wniosek, nie później jednak niż w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem.

7. Skargi kierowane na działalność kierowników jednostek organizacyjnych rozpatrywane są przez Radę Gminy.

§ 3. 1. Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Referat Organizacyjny przechowuje oddzielnie od innych spraw w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu terminu ich załatwienia.

2. Referat Organizacyjny po niezwłocznym zarejestrowaniu skargi lub wniosku przekazuje je właściwemu pracownikowi do dalszego załatwienia.

3. Pracownik zobowiązany jest do załatwienia skargi lub wniosku winien przystąpić do ich załatwienia bez niepotrzebnej zwłoki i bezwzględnie przestrzegać ustalonych terminów.

4. Skargi i wnioski, które wymagają zbierania dowodów i informacji lub wyjaśnień należy rozpatrzyć i załatwić niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni.

5. Skargi i wnioski wymagające uzgodnień, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego należy rozpatrzyć i załatwić nie później niż w terminie jednego miesiąca od daty wpływu skargi lub wniosku.

6. Przy załatwianiu skarg i wniosków zgłaszanych przez posłów, senatorów i radnych obowiązują terminy załatwienia spraw określonych w ust. 4 i 5. W przypadkach tych należy jednak w terminie 14 dni zawiadomić zgłaszającego o stanie rozpatrzenia skargi lub wniosku.

7. Odpowiedź o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podpisuje Wójt, a w razie nieobecności Zastępca Wójta.

8. Po załatwieniu skargi lub wniosku, całość dokumentacji należy niezwłocznie przekazać do Referatu Organizacyjnego.

§ 4. 1. Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną załatwiania skarg i wniosków odpowiedzialność ponoszą kierownicy referatów.

2. Nadzór bieżący nad terminowością załatwienia skarg i wniosków oraz kompletowaniem i stroną formalną przekazywanej dokumentacji przez referaty sprawuje kierownik Referatu Organizacyjnego.

3. Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy, sprawuje kontrolę w Referacie Organizacyjnym w zakresie ewidencjonowania, sposobu rozpatrywania i załatwienia skarg i wniosków.

§ 5. Pracownicy winni niewłaściwego i nieterminowego załatwienia skarg i wniosków podlegają odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.

§ 6. Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy przeprowadza w miarę potrzeby, szkolenie pracowników Urzędu na temat sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

§ 7. Regulacje prawne w zakresie załatwiania skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).