Zarządzenie nr 12/04

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 5 sierpnia 2004 r.

o ustaleniu Regulaminu Pracy Urzędu Gminy Jaświły.

Na podstawie art. 104² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, Nr 106, poz. 668, Nr 113, poz. 717, z 1999 r. Nr 99, poz. 1152, z 2000 r. Nr 19, poz. 239, Nr 43, poz. 489, Nr 107, poz. 1127, Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 11, poz. 84, Nr 28, poz. 301, Nr 52, poz. 538, Nr 99, poz. 1075 Nr 111, poz. 1194, Nr 123, poz. 1354, Nr 128, poz. 1105 i 1405, Nr 154, poz. 1805, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 135, poz. 1146, Nr 136, poz. 1146, Nr 196, poz. 1660, Nr 199, poz. 1673, Nr 200, poz. 1679, z 2003 r. Nr 166, poz. 1608, Nr 213, poz. 2081) postanawiam, co następuje:

§ 1. Ustalam Regulamin Pracy stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. traci moc decyzja Wójta Gminy Jaświły Nr Or. 0112-1/96 z 20 grudnia 1996 r.Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania Regulaminu Pracy do wiadomości pracowników.

Załącznik

do zarządzenia nr 12 /04

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 5 sierpnia 2004r.

R e g u l a m i n p r a c y

Urzędu Gminy Jaświły

I. Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników Urzędu Gminy Jaświły.

§ 2.

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o pracodawcy, należy przez to rozumieć Urząd Gminy.

2. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za Urząd wykonuje Wójt, który może powierzyć prowadzenie tych spraw Zastępcy Wójta - Sekretarzowi Gminy.

§ 3. Każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy podlega zaznajomieniu z Regulaminem Pracy, a oświadczenie o zapoznaniu się z jego treścią, zaopatrzone w podpis pracownika i datę, włączane jest do akt osobowych pracownika.

II. Podstawowe obowiązki pracodawcy i pracowników.

§ 4. Pracodawca jest zobowiązany w szczególności do:

1) zapoznawania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wykonywanych stanowiskach oraz podstawowymi uprawnieniami pracowniczymi;

2) zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz szkolenia pracowników w zakresie BHP i przepisów przeciwpożarowych;

3) terminowego i prawidłowego wypłacania wynagrodzenia za pracę;

4) wypłacania wynagrodzenia za pełnione dyżury lub pracę poza ustalonym wymiarem czasu pracy lub udzielania czasu wolnego;

5) wyposażania pracowników w potrzebne narzędzia i materiały, jak również w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;

6) zaspokajania w miarę posiadanych środków warunków bytowych oraz socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników;

7) stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów ocen pracowników i wyników ich pracy, a w odniesieniu do pracowników mianowanych dokonywania ocen kwalifikacyjnych;

8) umożliwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

9) prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników.

§ 5.

1. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

2. Do podstawowych obowiązków pracownika należy:

1) rzetelne i efektywne wykonywanie pracy;

2) przestrzeganie obowiązujących w Urzędzie regulaminów i instrukcji, w tym ustalonego w Regulaminie Pracy porządku oraz czasu pracy,

3) przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,

4) przestrzeganie na terenie Urzędu zakazu spożywania alkoholu i używania narkotyków oraz zakazu przychodzenia do pracy i przebywania w miejscu pracy po spożyciu alkoholu lub użyciu narkotyków;

5) stosowanie się do przepisów zakazujących lub ograniczających palenie tytoniu;

6) przestrzeganie w Urzędzie zasad współżycia społecznego;

7) chronienie mienia Urzędu oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;

8) przestrzeganie tajemnicy skarbowej, danych osobowych i informacji niejawnych;

9) zachowywanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi i współpracownikami;

10) zachowywanie się z godnością w miejscu pracy;

11) bieżące śledzenie przepisów prawa dotyczących zakresu czynności stanowiska pracy.

III. czas pracy, dyscyplina i porządek pracy, urlopy i zwolnienia

§ 6.

1. Czas pracy dla pracowników Urzędu zatrudnionych w pełnym wymiarze wynosi 40 godzin tygodniowo.

2. Urząd pracuje od poniedziałku - do piątku w godzinach od godz. 8^oo do 16^oo.

3. Do czasu pracy wlicza się 15-minutową przerwę, którą w ciągu dnia ustalają kierownicy referatów.

4. Rozkład czasu pracy pracowników obsługi Urzędu ustala Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy nie naruszając przepisów o wymiarze.

5. Rozkład czasu pracy pracowników Urzędu Stanu Cywilnego, do których zakresu działania należą czynności związane z udzielaniem ślubów i ich obsługą oraz rejestracją zgonów, ustala kierownik usc w sposób ograniczający liczbę nadgodzin do limitów wskazanych w Kodeksie pracy.

§ 7. Czas pracy powinien być w pełni wykorzystany na pracę zawodową. Załatwianie spraw społecznych, osobistych i innych nie związanych z pracą powinno się odbywać w czasie wolnym od pracy.

§ 8.

1. Jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu związane z wykonawstwem pilnych zadań pracownik może być zatrudniony poza normalnymi godzinami pracy, a w szczególnych wypadkach także w nocy oraz w niedzielę i święta. O konieczności pracy poza godzinami w zakresie zadań referatu, kierownik wnioskuje do Zastępcy Wójta - Sekretarza Gminy, określając termin, godziny i miejsce pracy oraz imię i nazwisko pracownika wykonującego pracę. Decyzję o powołaniu pracowników do realizacji zadań poza godzinami pracy Urzędu podejmuje Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy w uzgodnieniu z Wójtem.

2. Praca w godzinach nocnych jest dozwolona tylko na wyraźne polecenie przełożonego.

3. Pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 22⁰⁰ - a 6⁰⁰.

4. Niedziele i święta określone odrębnymi przepisami są dniami wolnymi od pracy. Za pracę w niedzielę i święta uważa się pracę wykonaną pomiędzy godz. 6⁰⁰ w tym dniu a godz. 6⁰⁰ następnego dnia.

5. Każdy pracownik powinien stawić się do pracy w takim czasie, aby w godzinach rozpoczęcia pracy znajdował się na stanowisku pracy.

6. Za pracę wykonaną, na polecenie przełożonego, poza ustalonym w Urzędzie rozkładem czasu pracy przysługuje pracownikowi czas wolny od pracy lub wynagrodzenie na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

7. Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych za pracę wykonywaną w nocy i w dniach wolnych od pracy przysługuje tylko czas wolny.

§ 9.

1. Pracownicy mogą być wyznaczeni do pełnienia dyżurów dziennych lub nocnych w dni powszednie oraz dni wolne od pracy. O wprowadzeniu dyżurów decyduje Wójt, a do ich pełnienia powołuje pracowników Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy.

2. Ewidencję imienną pracowników pełniących dyżury, o których mowa w ust. 1, prowadzi Referat Organizacyjny. Ewidencję pracy w Urzędzie w godzinach nadliczbowych, w nocy oraz przy obsłudze ślubów prowadzi również Referat Organizacyjny.

§ 10.

1. Pracownik obowiązany jest punktualnie przybyć do pracy i potwierdzić podpisem na liście obecności fakt przybycia do pracy.

2. Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy powinni także być wpisani na listę obecności i potwierdzić swym podpisem przybycie do pracy w dniach, w których mają ją wykonać.

3. Listy obecności są wykładane przed rozpoczęciem pracy w sekretariacie Urzędu , a dla komórek organizacyjnych mających swoje siedziby poza budynkiem głównym Urzędu, o miejscu wyłożenia listy obecności decyduje kierownik tej komórki organizacyjnej.

§ 11.

1. Pracownikowi nie wolno opuszczać pracy i spóźniać się do pracy bez usprawiedliwienia.

2. Jeżeli pracownik nie może stawić się do pracy z przyczyn z góry wiadomych, ma obowiązek zawiadomić bezpośredniego przełożonego i uzyskać jego zgodę.

3. Pracownik, który spóźnił się do pracy, powinien niezwłocznie po przybyciu zwrócić się do przełożonego i podać przyczynę spóźnienia w celu uzyskania usprawiedliwienia.

4. W razie konieczności wyjścia z pracy dla załatwienia spraw służbowych lub osobistych, pracownik winien uzyskać zezwolenie wójta, zastępcy wójta – sekretarza gminy lub kierownika referatu oraz dokonać odpowiedniego wpisu w książce ewidencji wyjść w godzinach służbowych. Wyjście w sprawach osobistych musi być odpracowane.

5. Pracownik opuszczający miejsce pracy obowiązany jest poinformować współpracowników o miejscu swego pobytu i godzinie powrotu, a gdy sam zajmuje pokój po zamknięciu drzwi, zobowiązany jest wywiesić odpowiednią informację na drzwiach pokoju i powiesić klucz w szafce w sekretariacie Urzędu.

6. W przypadku czasowej niezdolności do pracy pracownik obowiązany jest zawiadomić o tym fakcie niezwłocznie bezpośredniego przełożonego, nie później niż w ciągu 2 dni, a zwolnienie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy doręczyć nie później niż w dniu powrotu do pracy.

7. Pracownikom przysługują zwolnienia od pracy w przypadkach i wymiarze określonym odrębnymi przepisami.

§ 12.

1. Pozostawanie pracowników w pomieszczeniach biurowych po godzinach pracy dozwolone jest jedynie za zezwoleniem kierownika referatu. Kierownik referatu powiadamia Zastępcę Wójta - Sekretarza Gminy o wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych.

2. Pracownik, który uzyskał zezwolenie, o którym mowa w ust. 1, powinien wpisać do książki pracy poza godzinami pracy datę i czas przebywania w pomieszczeniu biurowym, osobę wydającą zezwolenie oraz swój podpis potwierdzający wpis.

3. Pracownicy obowiązani są przestrzegać czystości i porządku pomieszczeń biurowych.

4. Pracownicy przed opuszczeniem pomieszczeń biurowych po zakończeniu pracy powinni:

1) uporządkować akta oraz pozamykać je w biurkach i szafach;

2) pozamykać okna, pogasić światła i wyłączyć komputery oraz inne odbiorniki prądu;

3) sprawdzić, czy nie pozostają niedopałki papierosów lub zapałek;

4) zamknąć drzwi wejściowe do pomieszczenia, a klucz powiesić w szafce w sekretariacie Urzędu.

§ 13. Pracownikom przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze i na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.

§ 14.

1. Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego następuje na podstawie rocznego planu urlopów, który sporządza Referat Organizacyjny, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

2. Kierownikom referatów i pozostałym pracownikom Urzędu urlopu udziela Wójt lub Zastępca Wójta – Sekretarz Gminy.

3. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, z tym że co najmniej jedna część urlopu powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

4. Na wniosek pracownicy należy jej udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

5. Urlopu nie wykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.

6. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi w razie:

1) rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;

2) powołania pracownika do zasadniczej, okresowej lub zawodowej służby wojskowej, do służby wojskowej w charakterze kandydata na żołnierza zawodowego albo do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące.

§ 15.

1. Pracownik może być zwolniony od pracy na czas niezbędny do załatwienia spraw osobistych, które wymagają załatwienia w godzinach pracy. Zwolnienia takiego udziela Wójt lub Zastępca Wójta – Sekretarz Gminy na wniosek pracownika, gdy zachodzi uzasadniona potrzeba takiego zwolnienia.

2. Za czas zwolnienia od pracy, o którym mowa w ust.1, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie , jeżeli odpracował czas zwolnienia. Termin i sposób odpracowania czasu zwolnienia od pracy ustala bezpośredni przełożony.

§ 16.

1. Pracownikom przysługują urlopy okolicznościowe i zwolnienia z pracy w przypadkach i w wymiarze określonych w odrębnych przepisach.

2. Urlopów okolicznościowych i innych zwolnień od pracy udziela Wójt lub Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy.

§ 17. Pracownikowi, na jego pisemny wniosek, może być udzielony urlop bezpłatny, w tym również w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres uzgodniony pomiędzy pracodawcami.

V. Odpowiedzialność porządkowa i dyscyplinarna.

§ 18.

1. Odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną pracowników samorządowych reguluje ustawa z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806).

2. W sprawach odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej pracowników samorządowych mianowanych, w kwestiach nie uregulowanych przepisami wskazanymi w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy art. 34 ust. 1 i 3, art. 36, 36¹, 36², 36³, 36⁴, 36⁵, 36⁶, 36⁷, 36⁸ i art. 37 i 37¹ ustawy z dnia 16 września 1982r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953 z późn. zm.)

3. Za naruszenie obowiązków pracowniczych uważa się w szczególności:

1) nieprzestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych;

2) opuszczanie pracy bez usprawiedliwienia;

3) zakłócanie spokoju i porządku w miejscu pracy;

4) wykonywanie na terenie Urzędu prac nie związanych z zadaniami służbowymi;

5) złe lub niedbałe wykonywanie pracy;

6) niewłaściwy stosunek do przełożonych, pracowników, podwładnych i interesantów;

7) stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub po zażyciu narkotyków, spożywanie alkoholu lub zażywanie narkotyków na terenie Urzędu.

§ 19. Za naruszenie przez pracowników samorządowych mianowanych obowiązków pracowniczych i nieprzestrzeganie Regulaminu Pracy pracodawca może stosować:

1) karę porządkową upomnienia za przewinienie mniejszej wagi;

2) kary dyscyplinarne:

a) nagana;

b) nagana z ostrzeżeniem;

c) nagana z pozbawieniem możliwości awansowania przez okres do dwóch lat do wyższej grupy wynagrodzenia lub na wyższe stanowisko;

d) przeniesienie na niższe stanowisko;

e) wydalenie z pracy w Urzędzie.

§ 20. Pozostali pracownicy samorządowi (niemianowani) ponoszą odpowiedzialność porządkową, wynikającą z art. 108 Kodeksu pracy, na podstawie którego pracodawca może stosować:

1) karę upomnienia;

2) karę nagany;

3) dodatkowo karę pieniężną - za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

§ 21.

1. Kary nie można zastosować po upływie 2 tygodni od dnia, gdy przełożony dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od chwili, gdy pracownik dopuścił się tego naruszenia.

2. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.

§ 22.

1. Karę porządkową, określoną w §19 pkt.1, wymierza bezpośredni przełożony pracownika samorządowego i zawiadamia go o tym na piśmie. Pracownik samorządowy może w ciągu trzech dni od doręczenia zawiadomienia o ukaraniu odwołać się do Wójta Gminy, który decyduje o jego uwzględnieniu lub odrzuceniu.

2. Kary porządkowe, określone w § 20, wymierza Wójt Gminy lub osoba przez niego upoważniona, a o karach wymienionych w § 19 pkt. 2 orzekają komisje dyscyplinarne I i II instancji.

3. W ciągu 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu pracownik może wnieść sprzeciw. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.

4. Odpis pisma o ukaraniu składa się do akt osobowych pracownika.

5. Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika.

6. Mając na uwadze osiągnięcia w pracy i nienaganne zachowanie się pracownika po ukaraniu pracodawca może uznać karę za niebyłą przed upływem roku.

VI. bezpieczeństwo i higiena pracy

§ 23.

1. Urząd zapewnia pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Pracodawca obowiązany do prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie ogólnych zasad i przepisów BHP na stanowisku, na którym pracownik został zatrudniony.

3. Przeszkolony pracownik składa pisemne oświadczenie w tej sprawie, które dołącza się do jego akt osobowych.

§ 24.

1. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik kierowany jest przez pracodawcę na wstępne badania lekarskie.

2. W czasie zatrudnienia pracownik podlega badaniom okresowym i kontrolnym, które są przeprowadzane na koszt pracodawcy.

§ 25. Na terenie Urzędu palenie tytoniu jest dozwolone tylko w miejscach do tego wyznaczonych.

VII. Ochrona pracy kobiet, młodocianych

i osób niepełnosprawnych.

§ 26. Kobiet, w tym szczególnie w ciąży i w okresie karmienia, nie wolno zatrudniać przy pracach szczególnie uciążliwych czy szkodliwych dla zdrowia, wymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie prac wzbronionych kobietom (Dz.U. Nr 114, poz. 545 z 2002 r. Nr 127, poz. 1092).

§ 27. Kobiety w ciąży i opiekującej się dzieckiem do lat 4 nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej oraz delegować poza stałe miejsce pracy.

§ 28. Kobiet w ciąży nie można zatrudniać przy monitorach ekranowych - powyżej 4 godzin na dobę.

§ 29.

1. Pracodawca ma obowiązek przenieść kobietę w ciąży do innej pracy, jeżeli:

1) jest zatrudniona przy pracy wzbronionej kobietom w ciąży;

2) przedłoży orzeczenie lekarskie, że ze względu na ciążę nie powinna wykonywać dotychczasowej pracy.

2. Jeżeli przeniesienie do innej pracy pociąga za sobą obniżenie wynagrodzenia, pracownicy wypłaca się dodatek wyrównawczy.

§ 30.

1. Pracownica, która karmi piersią ma prawo do dwóch półgodzinnych przerw w pracy, wliczanych do czasu pracy. Pracownica, która karmi więcej niż jedno dziecko ma prawo do dwóch przerw po 45 min. każda.

2. Przerwa na karmienie nie przysługuje pracownicy, która jest zatrudniona na czas krótszy niż 4 godziny dziennie. Jeżeli czas pracy pracownicy nie przekracza 6 godzin dziennie, przysługuje jej jedna przerwa na karmienie.

§ 31. Warunki pracy osób młodocianych i niepełnosprawnych regulują przepisy szczególne.

IX Załatwianie interesantów.

§ 32.

1. Przy wejściach do budynku Urzędu powinny być wywieszone informacje o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Wójta.

2. Na drzwiach każdego pokoju powinien być uwidoczniony jego numer, nazwiska pracowników i ich stanowiska.

§ 33.

1. Przyjęcia interesantów odbywają się codziennie w godzinach pracy Urzędu.

2. Radni Rady Gminy, posłowie i senatorzy oraz pracownicy innych Urzędów przyjmowani są w pierwszej kolejności jeżeli załatwiane przez nich sprawy mają związek z wykonywaniem mandatu lub załatwianiem spraw służbowych.

§ 34.

1. Interesantów należy przyjmować bez zbędnej zwłoki, informując ich uprzejmie i wyczerpująco o stanie ich spraw. Informacje mogą być udzielane stronom i ich pełnomocnikom zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego.

2. Udostępnianie akt w indywidualnych sprawach obywateli następuje z zachowaniem przepisów kpa i o ochronie danych osobowych.

3. Zakres udzielanych informacji nie może naruszać przepisów o ochronie informacji niejawnych.

4. Jeżeli załatwienie sprawy zgłaszającego się interesanta lub udzielenie informacji nie należy do kompetencji pracownika, powinien on poinformować o tym interesanta i skierować go do właściwego w sprawie pracownika.

5. Interesantom zgłaszającym się telefonicznie w konkretnej sprawie powinna być udzielona informacja, jeśli w sposób nie budzący wątpliwości wynika, że osoba żądająca informacji jest stroną postępowania lub jej pełnomocnikiem.

§ 35.

1. Wszyscy pracownicy są obowiązani do ścisłego przestrzegania zasad załatwiania spraw określonych w kodeksie postępowania administracyjnego.

2. Pracownik prowadzący sprawę powinien działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia.

3. W celu przyspieszenia i uproszczenia załatwiania spraw wprowadza się zakaz:

1) żądania od interesantów zaświadczeń na potwierdzenie danych, które mogą być ustalone na podstawie dowodu osobistego;

2) żądania od interesantów poświadczenia danych, które można uzyskać w innych referatach urzędu lub jednostkach organizacyjnych gminy.

X. Postanowienia końcowe

§ 36. Zasady ochrony danych niejawnych oraz danych osobowych regulują odrębne przepisy.

§ 37.

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub stratą , określają przepisy instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia prezesa rady ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z 2003 r. Nr 69, poz. 636).