ZałącznikNr 4

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Jaświły

Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg oraz wniosków

§ 1.

1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek i każdą środę w godz. od 9.00 do 12.00.

2. W razie nieobecności Wójta interesantów przyjmuje Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy.

3. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

4. Wszyscy pracownicy Urzędu zobowiązani są do przyjmowania do protokołu skarg i wniosków zgłoszonych ustnie.

5. Przyjmujący skargi i wnioski jest zobowiązany potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.

§ 2.

1. Skargi i wnioski wpływające do Wójta i pracowników Urzędu podlegają zarejestrowaniu w Referacie Organizacyjnym w ogólnym rejestrze skarg i wniosków oznaczonym symbolem Or.0560.

2. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do referatów lub stanowisk pracy należy niezwłocznie, nie dłużej jak w dniu następnym przekazać do Referatu Organizacyjnego celem zarejestrowania.

3. Jeżeli pracownik otrzymał skargę dotyczącą jego działalności jest zobowiązany przekazać ją niezwłocznie przełożonemu służbowemu.

4. Za właściwe zakwalifikowanie pisma, które ma znamiona skargi lub wniosku oraz przekazanie go do zarejestrowania w Referacie Organizacyjnym odpowiedzialność ponosi kierownik referatu, do którego wpłynęło pismo.

5. Skargi i wnioski mylnie skierowane do Urzędu (jeżeli powinne być rozpatrywane przez inne organy), Referat Organizacyjny niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni przekazuje do załatwienia właściwościwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego skargę lub wniosek.

6. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie wynika jaki organ jest właściwy do jej rozpatrzenia lub trudno jest ustalić przedmiot skargi lub wniosku, Referat Organizacyjny niezwłocznie zwraca wnoszoncemu skargę lub wniosek, nie później jednak niż w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem.

7. Skargi kierowane na działalność kierowników jednostek organizacyjnych rozpatrywane są przez Radę Gminy.

§ 3.

1. Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Referat Organizacyjny przechowuje oddzielnie od innych spraw w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu terminu ich załatwienia.

2. Referat Organizacyjny po niezwłocznym zarejestrowaniu skargi lub wniosku przekazuje je właściwemu pracownikowi do dalszego załatwienia.

3. Pracownik zobowiązany jest do załatwienia skargi lub wniosku winien przystąpić do ich załatwienia bez niepotrzebnej zwłoki i bezwzględnie przestrzegać ustalonych terminów.

4. Skargi i wnioski, które wymagają zbierania dowodów i informacji lub wyjaśnień należy rozpatrzyć i załatwić niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni.

5. Skargi i wnioski wymagające uzgodnień, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego należy rozpatrzyć i załatwić nie później niż w terminie jednego miesiąca od daty wpływu skargi lub wniosku.

6. Przy załatwianiu skarg i wniosków zgłaszanych przez posłów, senatorów i radnych obowiązują terminy załatwienia spraw określonych w ust. 4 i 5. W przypadkach tych należy jednak w terminie 14 dni zawiadomić zgłaszającego o stanie rozpatrzenia skargi lub wniosku.

7. Odpowiedź o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podpisuje Wójt, a w razie nieobecności Zastępca Wójta.

8. Po załatwieniu skargi lub wniosku, całość dokumentacji należy niezwłocznie przekazać do Referatu Organizacyjnego.

§ 4.

1. Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną załatwiania skarg i wniosków odpowiedzialność ponoszą kierownicy referatów.

2. Nadzór bieżący nad terminowością załatwienia skarg i wniosków oraz kompletowaniem i stroną formalną przekazywanej dokumentacji przez referaty sprawuje kierownik Referatu Organizacyjnego.

3. Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy, sprawuje kontrolę w Referacie Organizacyjnym w zakresie ewidencjonowania, sposobu rozpatrywania i załatwienia skarg i wniosków.

§ 5. Pracownicy winni niewłaściwego i nieterminowego załatwienia skarg i wniosków podlegają odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.

§ 6. Zastępca Wójta - Sekretarz Gminy przeprowadza w miarę potrzeby, szkolenie pracowników Urzędu na temat sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Regulacje prawne w zakresie załatwiania skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).