1
POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
W TRYBIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO

o wartości mniejszej niż 130 000 zł netto
pn. „Świadczenie usługi przeprowadzenia audytu wewnętrznego”

Zamawiający: Gmina Jaświły

REGON: 050659349

NIP: 546-13-18-582

Miejscowość: Jaświły

Adres: Jaświły 7, 19-124 Jaświły

Strona internetowa: https://bip.ug.jaswily.wrotapodlasia.pl

Godziny pracy: 8:00 – 16:00

Adres e-mail: zamowienia@ug.jaswily.wrotapodlasia.pl

ZATWIERDZAM

Wójt

Jan Joka

Jaświły, listopad 2022 r.
2

I. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie o udzielanie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, w oparciu o wewnętrzny regulamin Zamawiającego. Łączna wartość zamówienia została oszacowana na kwotę poniżej 130 000,00 zł netto. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( t. j. Dz. U. 2022 r., poz. 1710 ) na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1 tejże ustawy.

II. Miejsce publikacji zapytania ofertowego:
strona internetowa Zamawiającego – https://bip.ug.jaswily.wrotapodlasia.pl/przetargi/2022/zamowienia-ponizej-progu-130-000/

III. Znak postępowania: Rl.271.13.2022

IV. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Jaświły.

V. Świadczenie usługi obejmuje następujący zakres prac:

a) identyfikację obszarów potencjalnego ryzyka i dokonanie ich analizy w zakresie działania Urzędu Gminy
b) opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2022 i 2023
c) opracowanie programu zadań audytowych na podstawie planu audytu wewnętrznego na 2022 rok
d) badanie systemów zarządzania i kontroli
e) przeprowadzenie co najmniej czterech (4) zaplanowanych zadań audytowych w okresie obowiązywania umowy zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych i powszechnie uznawanymi standardami audytu wewnętrznego
f) sporządzenie sprawozdań z przeprowadzonego audytu, wydanie obiektywnej oceny g) składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu Gminy Jaświły ( w miarę potrzeb)
h) prowadzenie akt stałych i bieżących w celu dokumentowania wszystkich czynności przebiegu audytu oraz wynik przeprowadzonych zadań audytowych, w tym także udostępnianie ich Zamawiającemu na każde żądanie
i) aktualizację procedur audytu wewnętrznego ( w miarę potrzeb)
j) zapewnienie prawidłowego, rzetelnego i terminowego przeprowadzania audytu wewnętrznego wraz z terminowym sporządzaniem wymaganych przepisami sprawozdań

VI. Wspólny słownik zamówień:
CPV: 79212200 – Usługi audytu wewnętrznego
3

VII. Warunki udziału w postępowaniu:
1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:
a) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
b) posiadają uprawnienia biegłego rewidenta
c) posiadają doświadczenie w realizacji usług audytorskich
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeśli Wykonawca usługi wykaże, że w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał/wykonuje co najmniej dwa zadania audytowe w jednostkach zobowiązanych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie ustawy o Finansach Publicznych ( referencje, rekomendacje)
2. Dokumenty potwierdzające spełnienie w/w warunków udziału w postępowaniu Zamawiający będzie oceniał na podstawie:
a) w zakresie niepodlegania wykluczeniu – oświadczenie Wykonawcy złożone na formularzu ofertowym
b) w zakresie uprawnień – dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji
c) w zakresie posiadanego doświadczenia – referencje/informacje o wykonanych audytach wewnętrznych wystawione przez podmioty zobowiązane do przeprowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie ustawy o finansach publicznych
3. Kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie Wykonawca dołącza do swojej oferty (potwierdzone za zgodność z oryginałem).
4. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału na podstawie załączonych do oferty dokumentów, przy zastosowaniu formuły: spełnia/ nie spełnia.
5. Niespełnienie warunków udziału stanowi podstawę do wykluczenia Wykonawcy z postępowania oraz do odrzucenia jego oferty.

VIII. Termin realizacji zamówienia:
Przedmiot zamówienia należy zrealizować od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2023 r.

IX. Kryteria i sposób oceny ofert:
1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny ofert Wykonawców niepodlegających wykluczeniu i spełniających warunki udziału w postępowaniu w oparciu o następujące kryteria:
CENA - 100%.
2. Zamawiający wybierze Wykonawcę, który złoży ofertę zgodną z zapytaniem ofertowym i zaproponuje najniższą cenę brutto wykonania przedmiotu zamówienia.
3. W sytuacji kiedy zostaną złożone oferty z taką samą ceną, Zamawiający zaprosi tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych.
4. Informacje o złożonych ofertach, jak również o wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający udostępni na stronie internetowej
4
https://bip.ug.jaswily.wrotapodlasia.pl/przetargi/2022/zamowienia-ponizej-progu-130-000/.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie niezwłocznie powiadomiony telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej o zaakceptowaniu jego oferty i możliwości podpisania umowy.

X. Sposobu obliczenia ceny oferty:
1. Wykonawca określi cenę brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, według wzoru „Formularza oferty” – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Cena ofertowa wyrażona będzie w złotych polskich (PLN).
3. W cenie oferty Wykonawca powinien uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia (w tym koszty dojazdu, delegacji itp.)
4. Wykonawca określi stawkę podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Oferowana cena brutto za świadczenie usługi audytorskiej jest ceną ryczałtową i nie ulegnie zmianie w okresie realizacji przedmiotu zamówienia.
6. Cenę ofertową należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
7. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w polskich złotych.

XI. Sposób przygotowania oferty:
1. Wykonawca składa ofertę według wzoru Formularza oferty ( załącznik nr 1 do zapytania ofertowego).
2. Do oferty Wykonawca dołącza kopie dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem na potwierdzenie spełnienia warunków udziału, o których mowa w rozdz. VII.
3. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z akceptacją bez zastrzeżeń w całości warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i jego załącznikach.
4. Wykonawca składa ofertę, pod rygorem nieważności, w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej ( w przypadku złożenia oferty w innym języku należy dołączyć tłumaczenie na język polski)
5. Jeden Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
6. Wypełniony Formularz oferty podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy należy złożyć w następujący sposób:
a) osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Jaświły, Jaświły 7, 19-124 Jaświły, w kopercie z dopiskiem: „Świadczenie usługi przeprowadzenia audytu wewnętrznego”
b) za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Gminy w Jaświłach, Jaświły 7, 19-124 Jaświły, z dopiskiem na kopercie: Świadczenie usługi przeprowadzenia audytu wewnętrznego”
Przy czym wymagalnym elementem opisu koperty jest nazwa i adres Wykonawcy
c) przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: zamowienia@ug.jaswily.wrotapodlasia.pl z dopiskiem w temacie wiadomości: „Świadczenie usługi przeprowadzenia audytu wewnętrznego”
7. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać swoją ofertę.
8. Naniesienie zmian w ofercie zobowiązuje Wykonawcę do złożenia podpisu w każdym miejscu dokonania zmiany.
5
9. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w
rejestrze lub innym dokumencie właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
10. Wykonawca dołącza do oferty dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, jeżeli nie wynika ono z zapisu we właściwym rejestrze. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału, czytelnej kserokopii poświadczonej „ za zgodność z oryginałem” przez mocodawcę lub notarialnie poświadczonej kopii.
11. W przypadku składania wspólnej oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców ofertę podpisuje upoważniony Pełnomocnik.
12. Jeżeli według Wykonawcy oferta będzie zawierała informacje objęte tajemnicą jego przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2020 r.1913 t. j.), informacje te powinny być oznaczone klauzulą NIE UDOSTĘPNIAĆ–TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA. Zaleca się umieścić takie dokumenty na końcu oferty (ostatnie strony w ofercie lub osobno),
13. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
14. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

XII. Termin składania i otwarcia ofert:
1. Wykonawca składa ofertę do dnia 17 listopada 2022 r.
2. Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę i godzinę wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po upływie tego terminu nie będą rozpatrywane.
3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 18 listopada 2022 r. o godz. 9.00.

XIII. WARUNKI UMOWY
1. Zamówienie będzie realizowane na podstawie zawartej z Wykonawcą umowy, która zostanie uzupełniona o dane z oferty wybranego Wykonawcy. Wzór postanowień umowy stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

XIV. Osoba upoważniona do kontaktu w sprawie zapytania:
Agnieszka Okulczyk Skarbnik Gminy – 85 727 80 17,
e-mail: agnieszka.okulczyk@ug.jaswily.wrotapodlasia.pl

XV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą w formie pisemnej pocztą tradycyjną lub za pośrednictwem poczty elektronicznej : zamowienia@ug.jaswily.wrotapodlasia.pl.
2. Dokumentacja postępowania udostępniona będzie na stronie Zamawiającego pod adresem https://bip.ug.jaswily.wrotapodlasia.pl/przetargi/2022/zamowienia-ponizej-progu-130-000/

XVI. Pozostałe informacje
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzywania Wykonawców do wyjaśnień treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz do uzupełnienia dokumentów, jak również do poprawienia w ofertach oczywistych omyłek rachunkowych i pisarskich.
6
2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmawia podpisania umowy, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

XVII. Załączniki:
Załącznik Nr 1 Formularz oferty
Załącznik Nr 2 Wzór postanowień umowy
Załącznik Nr 3 Informacja dotycząca ochrony danych osobowych