ZARZĄDZENIE NR 35/18

WÓJTA GMINY JAŚWIŁY

z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących przy realizacji Projektu „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej VIII Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej, Działania 8.6. Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego

 

           Na podstawie przepisów art. 4 ust.1 pkt 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września z 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 tj.), art. 40 ust. 1 - 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r.  poz. 2077 tj.) oraz Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911) zarządzam, co następuje:

 

§1. Wprowadza się zasady (politykę) rachunkowości dla Projektu „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej VIII Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej, Działania 8.6. Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego, zgodnie z załącznikiem Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§2. 1. Za prawidłowe przestrzeganie zasad odpowiedzialni są pracownicy wyznaczeni do realizacji Projektu.

2. Wzory podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów związanych z realizacją Projektu zawiera załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

 §3. Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy.

 

§4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

 

Załącznik Nr 1

 do Zarządzenia Nr 35/18

Wójta Gminy Jaświły

 z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI DOTYCZĄCE PROJEKTU

 „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej”

 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej VIII Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej, Działania 8.6. Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego

 

1. ZASADY OGÓLNE
2. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej Projektu „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej”.
3. Na potrzeby realizacji Projektu wyodrębniony został rachunek bankowy o numerze 17 8085 0005 0260 0127 2000 0210 w Banku Spółdzielczym w Mońkach Oddział w Jaświłach. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku upoważnione będą osoby zgodnie z kartą wzorów podpisów.
4. Beneficjentem środków finansowanych z Unii Europejskiej w zakresie realizacji Projektu jest Gmina Jaświły. Księgi rachunkowe Projektu prowadzone będą w siedzibie Urzędu Gminy Jaświły w Referacie Finansowym.
5. Ewidencja księgowa projektu prowadzona będzie w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych oraz analizę przepływu środków finansowych.
6. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo z zastosowaniem programu komputerowego „Księgowość budżetowa” firmy Usługi Informatyczne Info-System Roman i Tadeusz Groszek sp.j. Dokumentacja dotycząca projektu wyodrębniona będzie za pomocą zakładki Konfiguracja, a następnie za pomocą zakładki Zmiana rejestru. Pozwala to na wybranie roku obrotowego i nazwy projektu - „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej”. Wybranie nazwy zadania pozwoli na wyodrębnienie wszystkich operacji księgowych związanych z realizacją operacji. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, zestawienia obrotów i sald księgi głównej, wykaz składników aktywów i pasywów.
7. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA

            Ewidencja księgowa Projektu prowadzona będzie w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

            W planie finansowym Urzędu Gminy Jaświły wydatki na realizację Projektu będą klasyfikowane w dz. 700 – Gospodarka mieszkaniowa, rozdz. 70005 – Gospodarka gruntami i nieruchomościami, w paragrafie majątkowym 605 z czwartą cyfrą 7 w części podlegającej dofinansowaniu z RPOWP na lata 2014-2020 według umowy Nr UDA-RPPD.08.06.00-20-0157/17-00 z dnia 7 czerwca 2018 r. i czwartą cyfrą 9 obejmującą wkład własny gminy. Wydatki nie objęte wnioskiem o dofinansowanie, a dotyczące projektu będą ujmowane w paragrafie 605 z czwartą cyfrą 0.

 

III. OPIS I KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

1. Realizacja wydatków następować będzie zgodnie z Projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.
2. Płatności następować będą w formie bezgotówkowej – przelewem na podstawie dokumentów księgowych stanowiących podstawę dokonania przelewu. Potwierdzeniem dokonania zapłaty będzie wyciąg bankowy.
3. Dowody nie zawierające błędów, prawidłowo opisane przekazywane będą niezwłocznie do Referatu Finansowego Urzędu Gminy Jaświły.
4. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polegać będzie na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu i umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo –finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Sprawdzone pod względem merytorycznym dokumenty zatwierdza do wypłaty Wójt Gminy lub Zastępca Wójta.
5. Kontrola formalno -rachunkowa dokumentów polegać będzie na sprawdzeniu, czy dokumenty zawierają wymagane elementy zgodnie z ustawą o podatku VAT, są wystawione prawidłowo i czy nie zawierają błędów rachunkowych. Dowodem prawidłowości w tym zakresie będzie opisanie faktury lub innego dokumentu księgowego oraz podpis Skarbnika i data.

 

       Wszystkie oryginały faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dotyczące Projektu muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem. W przypadku braku miejsca na fakturze opis dokumentu może być sporządzony na załączonej karcie trwale przypisanej do dokumentu źródłowego. W tym przypadku na dokumencie źródłowym zamieszcza się informację o treści „faktura/dokument zawiera załącznik nr ...”.

 

1. OBIEG DOKUMENTÓW

1. Całość korespondencji dotyczącej projektu wpływa do kancelarii ogólnej i zostaje przekazana Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy. Następnie przekierowują oni korespondencję do kierowników referatów lub bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za realizację projektu.
2. Koordynatorem projektu odpowiedzialnym za jego prawidłową realizację jest Jan Joka - Wójt Gminy Jaświły.
3. Za obsługę finansową projektu, kontrolę bieżącą w tym zakresie, odpowiedzialna jest Agnieszka Okulczyk – Skarbnik Gminy.
4. Nadzór merytoryczny nad realizacją zadania sprawuje Jan Joka - Wójt Gminy Jaświły.
5. Za prawidłowe przeprowadzenie czynności przetargowych odpowiedzialny jest P. Ryszard Prolan - Inspektor ds. obsługi inwestycji w Urzędzie Gminy Jaświły.
6. Za prawidłową informację i promocję projektu odpowiedzialny jest Jan Joka - Wójt Gminy Jaświły.
7. Po dokonaniu wyboru projektów do dofinansowania przez Zarząd Województwa Podlaskiego, Inspektor ds. obsługi inwestycji w porozumieniu z Koordynatorem projektu przygotowuje dokumentację przetargową i wdraża czynności mające na celu wyłonienie wykonawcy projektu.
8. Skarbnik Gminy odpowiedzialny jest za zapewnienie środków finansowych na realizację projektu.
9. Po przeprowadzeniu czynności przetargowych i wyłonieniu wykonawcy, Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje umowę z wykonawcą, która po podpisaniu przez wykonawcę oraz Wójta Gminy i kontrasygnacie Skarbnika Gminy, przekazywana jest dla Referatu Finansowego Urzędu Gminy, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego oraz dla wykonawcy.
10. Po ustaleniu ostatecznej kwoty dofinansowania projektu Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje dokumentację niezbędną do przygotowania aneksu do umowy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.
11. W trakcie oraz po jego zakończeniu wykonawca zgłasza realizację projektu do odbioru zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym.
12. Wójt Gminy Jaświły powołuje komisję do przeprowadzenia odbioru, a następnie wdraża procedury odbioru.
13. Po dokonaniu odbioru inwestycji przez komisję dokumenty przekazywane są Inspektorowi ds. obsługi inwestycji.
14. Po otrzymaniu faktury za zrealizowany projekt następuje procedura sprawdzania wystawionych faktur pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty przez Wójta Gminy Jaświły
    i Skarbnika Gminy. Na fakturze odnotowuje się także zastosowaną formę procedury wyłonienia wykonawcy zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych. Dowodem dokonania sprawdzenia są podpisy osób dokonujących tych czynności i data.
15. Faktury, protokoły odbioru, wyciągi bankowe oraz umowy powinny zostać oznaczone i opisane zgodnie z zasadami opisywania faktur lub innych dokumentów księgowych zalecanymi przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego.
16. Sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty faktury przekazywane są do realizacji (płatności).
17. Płatność następuje w formie papierowej z wyodrębnionego rachunku bankowego Urzędu Gminy Jaświły Nr 17 8085 0005 0260 0127 2000 0210, prowadzonego w Banku Spółdzielczym Mońki Oddział w Jaświłach i zatwierdzona zgodnie z kartą wzorów podpisów.
18. Po dokonaniu płatności za faktury, Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje wniosek o płatność wraz z niezbędną dokumentacją do uzyskania płatności z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego i składa w tej instytucji.
19. W okresie objętym umową z Marszałkiem Województwa Podlaskiego Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje dokumenty wynikające z obowiązku Beneficjenta (sprawozdania, raporty itp.).

 

1. EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH.
2. Ewidencji księgowej dokonuje się w oparciu o Zakładowy Plan Kont stosowany w Urzędzie Gminy Jaświły poprzez założenie odrębnego rejestru w programie komputerowym „Księgowość budżetowa” dla Projektu pod nazwą „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej”.
3. Numery ewidencyjne dokumentów księgowych nanoszone są odręcznie w sposób trwały w prawym górnym rogu.
4. Schemat ewidencji operacji księgowych związanych z realizacją Projektu:

Plan kont dla Projektu w budżecie

133 - Rachunek budżetu

Konto służy do ewidencji dochodów budżetowych. Jeżeli umowa o dofinansowanie wymaga utworzenia odrębnego rachunku bankowego do konta syntetycznego 133 może być prowadzona ewidencja analityczna za pomocą kont analitycznych:

133-2 – Wyodrębnione rachunki środków pochodzących z budżetu UE lub z innych źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi.

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych

Ewidencja rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu uzyskanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Na koniec roku konto 222 może wykazywać saldo strony Wn, co oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe, lecz nie przekazanych na rachunek budżetu.

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

Konto to służy do ewidencji rozliczeń z jednostką budżetową z tytułu dokonywanych przez tę jednostkę wydatków ze środków własnych

901 - Dochody budżetu

Ewidencja zrealizowanych dochodów budżetu. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 901 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek klasyfikacji. Saldo Wn konta 901 oznacza sumę dochodów budżetu jednostki za dany rok.

902 - Wydatki budżetu

Konto służy do ewidencji dokonanych wydatków budżetowych. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 902 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji. Saldo Wn konta 902 oznacza sumę wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego za dany rok.

960 - Skumulowane wyniki budżetu

Służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962. Konto 960 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu lub saldo Ma - stan skumulowanej nadwyżki budżetu.  

 

961 - Wynik wykonania budżetu

Konto służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 961 ujmuje się przeniesienie poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 902, a na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 901. 

Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki. W roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, saldo konta 961 przenosi się na konto 960.

 

Plan kont dla Projektu w rejestrze

Konta bilansowe

011 - Środki trwałe

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej podstawowych środków trwałych. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych. Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.

Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych. Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych.

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty. Konto służy także rozliczeniu zakupu gotowych środków trwałych do czasu przyjęcia do użytkowania. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się m.in. wartość zakupionych gotowych środków trwałych do rozliczenia oraz koszty zakupu powiększające ich wartość. Na stronie Ma konta 080 ujmuje się m.in. wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych. Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość kosztów środków trwałych w budowie i ulepszeń i wartość środków trwałych zakupionych, lecz nie przyjętych do użytkowania.

130 - Rachunek bieżący jednostki

 Służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych. Na stronie Ma ujmuje się:

• zrealizowane wydatki budżetowe, w tym również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołu 1,2,4,7 lub 8,
• wpływy z tytułu zwrotu wydatków dokonane w tym samym roku, w którym je poniesiono. Konto 130 może wykazywać saldo Ma, które oznacza zrealizowane wydatki budżetowe jednostki. Saldo konta 130 ulega likwidacji przez roczne przeniesienie na podstawie sprawozdań budżetowych zrealizowanych wydatków budżetowych na konto 800.

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych. Konto 201 (strona Wn) obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań. Stronę Ma konta 201 uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 zapewnia możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

225 - Rozrachunki z budżetami

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu podatków. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

400 - Amortyzacja

Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacji od środków trwałych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma konta 400 ujmuje się ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

Na stronie Wn konta 720 ujmuje się odpisy z tytułu dochodów budżetowych, a na stronie Ma konta 720 - przychody z tytułu dochodów budżetowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego. W końcu roku obrotowego saldo konta 720 przenosi się na konto 860. Na koniec roku konto 720 nie wykazuje salda.

750 - Przychody finansowe

Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, w szczególności odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym.

W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

800 - Fundusz jednostki

Służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Ewidencję szczegółową prowadzi się według tytułów zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 zapewnia możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.

860 - Wynik finansowy

Służy do ustalania wyniku finansowego jednostki . W końcu roku na stronie Wn konta 860 ujmuje się:- sumę kosztów w korespondencji z kontem

400,401,402,403,404,405,409,410,411;- wartość sprzedanych materiałów w cenie zakupu lub nabycia w korespondencji z kontem 760.Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku

obrotowego sumę: uzyskanych przychodów w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn – stratę netto, saldo Ma – zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, na konto 800.

 

 

Konta pozabilansowe

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

Ewidencja prawnego zaangażowania wydatków budżetowych, ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. Ewidencja prowadzona wg podziałek klasyfikacji budżetowej.

        Dopuszcza się stosowanie na potrzeby ewidencji księgowej Projektu innych kont niż wskazane powyżej.

 

1. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW DZIAŁANIA
2. Prowadzona będzie sprawozdawczość i rozliczenia za poszczególne etapy działania, zgodnie z umową o przekazaniu środków na realizację Projektu.

 

            VII. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ

1. Referat Finansowy Urzędu Gminy Jaświły prowadzi księgi rachunkowe Projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe.
2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji Projektu będą przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach.
3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Jaświły i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Jaświły, tj. faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane będą w Referacie Finansowym Urzędu.
4. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Gminę Jaświły i rozliczeniu finansowym, dowody księgowe Projektu oraz wszelka dokumentacja związane z Projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostanie przekazana do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Jaświły.
5. Dokumentacja dotycząca realizacji Projektu przez Gminę Jaświły przechowywana będzie w archiwum zakładowym Urzędu, zgodnie z podpisaną umową o realizacji projektu.

 

 

 

            VIII. SYSTEM OCHRONY I PRZETWARZANIA DANYCH

            Dostęp do programu komputerowego zabezpieczony jest hasłem zabezpieczającym dostęp do wprowadzania danych. Korzystanie z programu odbywa się na podstawie instrukcji obsługi systemu dostarczonej przez producenta programu firmę „Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM, Roman i Tadeusz Groszek s.c.”, 05-120 Legionowo, ul. Piłsudskiego 31/240. Program „Księgowość budżetowa” spełnia wymogi określone  ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodność została potwierdzona przez producenta Programu w formie oświadczenia, którego oryginał znajduje się w instrukcji obiegu dokumentów księgowych Urzędu Gminy Jaświły.

 

1. OCHRONA ZBIORÓW KSIĄG RACHUNKOWYCH

            Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowywane są zbiory księgowe. Stosuje się program antywirusowy.

Szczególnej ochronie poddane są:

• serwer bazy danych i księgowy system informatyczny,
• kopie zapisów księgowych,
• dowody księgowe, dokumentacja,
• dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości.

Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

• profilaktykę antywirusową – opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające,
• komputerowe księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

 

 

Wójt Gminy

Jan Joka

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia nr 35/18

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

 Wykaz wzorów podpisów składanych na dokumentach dotyczących realizacji Projektu pn. „Przebudowa budynku po byłej szkole ze zmianą sposobu użytkowania na potrzeby świetlicy wiejskiej”

 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej VIII Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej, Działania 8.6. Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego

 

1. Wykaz osób upoważnionych do podpisywania umów:

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły

 

1. Wykaz osób upoważnionych do kontrasygnowania umów:

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

III. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy
2.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

 

 

 

1. Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem formalno – rachunkowym:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

1. Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym projektu:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły
2.	Jarosz Marek	Zastępca Wójta

 

1. Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów od strony stosowania zamówień publicznych:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Prolan Ryszard	Inspektor ds. obsługi inwestycji

 

 

VII. Wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów rozliczeniowych:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły
2.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

.

 

 

VIII. Wykaz osób uprawnionych do dokonywania przelewów z rachunku bankowego

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły
2.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

 

 

 Wójt Gminy

Jan Joka