ZARZĄDZENIE NR 36/18

Wójta Gminy Jaświły

 z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

w sprawie obiegu i przechowywania dokumentów do realizacji zadania: „Budowa Otwartej Strefy Aktywności, wariant podstawowy – 1 obiekt” w ramach Programu Rozwoju Małej Infrastruktury Sportowo – Rekreacyjnej o Charakterze Wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności (OSA) Edycja 2018

 

              Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.  z 2018 r. poz. 395 t.j.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 t.j.) zarządzam, co następuje:

 §1. Wprowadzam instrukcję obiegu i przechowywania dokumentów dla zadania: „Budowa Otwartej Strefy Aktywności, wariant podstawowy – 1 obiekt” w ramach Programu Rozwoju Małej Infrastruktury Sportowo – Rekreacyjnej o Charakterze Wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności (OSA) Edycja 2018, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do zarządzenia.

 §2. Ustalam zakładowy plan kont dotyczący ewidencji zadania, zgodnie z Załącznikiem Nr 2 do zarządzenia.

 §3. Ustalam wykaz osób upoważnionych do akceptowania dokumentów i wzory podpisów, zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do zarządzenia.

 §4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 36/18

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

Instrukcja obiegu i przechowywania dokumentów dla  zadania: „Budowa Otwartej Strefy Aktywności, wariant podstawowy – 1 obiekt” w ramach Programu Rozwoju Małej Infrastruktury Sportowo – Rekreacyjnej o Charakterze Wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności (OSA) Edycja 2018

 

1. Obieg dokumentów
2. Całość korespondencji dotyczącej operacji wpływa do kancelarii ogólnej i zostaje przekazana Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy. Następnie przekierowują oni  korespondencję do kierowników referatów lub bezpośrednio do pracowników.
3. Koordynatorem operacji odpowiedzialnym za jej prawidłową realizację jest Jan Joka - Wójt Gminy Jaświły. Odpowiada również za prawidłową informację i promocję operacji oraz prowadzi nadzór merytoryczny nad realizacją zadania.
4. Za obsługę finansową i kontrolę bieżącą w tym zakresie odpowiedzialna jest Agnieszka Okulczyk – Skarbnik Gminy.
5. Za prawidłowe przeprowadzenie czynności przetargowych odpowiedzialny jest Ryszard Prolan - Inspektor ds. obsługi inwestycji w Urzędzie Gminy Jaświły.
6. Po dokonaniu wyboru projektów do dofinansowania przez Ministerstwo Sportu i Turystyki, Inspektor ds. obsługi inwestycji w porozumieniu z Koordynatorem operacji przygotowuje dokumentację przetargową i wdraża czynności mające na celu wyłonienie wykonawcy.
7. Skarbnik Gminy odpowiedzialny jest za zapewnienie środków finansowych na realizację operacji. Środki finansowe zaplanowane będą w dz. 926 – Kultura fizyczna, rozdz. 92601 – Obiekty sportowe, w § 6050.
8. Po przeprowadzeniu czynności przetargowych i wyłonieniu wykonawcy, Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje umowę z wykonawcą, która po podpisaniu przez wykonawcę oraz Wójta Gminy i kontrasygnacie Skarbnika Gminy, przekazana będzie do Referatu Finansowego Urzędu Gminy, Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz wykonawcy.
9. W trakcie oraz po zakończeniu operacji wykonawca zgłasza realizację projektu do odbioru zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym.
10. Wójt Gminy Jaświły powołuje komisję do przeprowadzenia odbioru, a następnie wdraża procedury odbioru.
11. Po dokonaniu odbioru inwestycji przez komisję dokumenty przekazywane są Inspektorowi ds. obsługi inwestycji.
12. Po otrzymaniu faktury za zrealizowane zadania następuje procedura sprawdzania wystawionych faktur pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym oraz zatwierdzania do wypłaty przez Wójta Gminy Jaświły i Skarbnika Gminy. Na fakturze odnotowuje się także zastosowaną formę procedury wyłonienia wykonawcy zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych. Dowodem dokonania sprawdzenia są podpisy osób dokonujących tych czynności i data.
13. Faktury, protokoły odbioru, wyciągi bankowe oraz umowy powinny zostać oznaczone i opisane zgodnie z zasadami opisywania faktur lub innych dokumentów księgowych zalecanymi przez Ministerstwo Sportu i Turystyki.
14. Sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty faktury przekazywane są do realizacji (płatności).
15. Płatność następuje w formie papierowej z rachunku podstawowego Urzędu Gminy Jaświły Nr 82 8085 0005 0260 0127 2000 0010 i zatwierdzana jest zgodnie z kartą wzorów podpisów.
16. Środki finansowe dotyczące realizowanego zadania gromadzone będą na rachunku podstawowym budżetu gminy.
17. Po dokonaniu płatności za faktury Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje wniosek o płatność wraz z niezbędną dokumentacją do uzyskania płatności z Ministerstwa Sportu i Turystyki i składa w tej instytucji.
18. W okresie objętym umową z Ministerstwem Sportu i Turystyki Inspektor ds. obsługi inwestycji przygotowuje dokumenty wynikające ze zobowiązań Benificjenta.

 

 

1. Przechowywanie dokumentów
2. Obsługę finansową operacji i kontrolę bieżącą sprawuje Urząd Gminy
   w Jaświłach.
3. Dokumenty finansowo - księgowe dotyczące operacji takie, jak: wyciągi bankowe, faktury przechowywane są w Referacie Finansowym Urzędu Gminy w Jaświłach, a protokoły odbioru oraz umowy przechowywane są w Referacie Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej Urzędu Gminy w Jaświłach.
4. Do ewidencji tych dokumentów stosuje się wyodrębnioną ewidencję księgową.
5. Dokumenty powyższe przechowywane są w segregatorach, a następnie zarchiwizowane w archiwum zakładowym mieszczącym się w budynku Urzędu Gminy w Jaświłach.
6. Całość dokumentacji dotycząca operacji będzie przechowywana w archiwum Urzędu do dnia upływu 7 lat od dnia zakończenia realizacji zadania, zgodnie z § 15 pkt 1 umowy o 

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 36/18

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

 

Zakładowy plan kont dotyczący ewidencji zadania: „Budowa Otwartej Strefy Aktywności, wariant podstawowy – 1 obiekt” w ramach Programu Rozwoju Małej Infrastruktury Sportowo – Rekreacyjnej o Charakterze Wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności (OSA) Edycja 2018

 

 

            Przyjmuje się zasady księgowania na kontach zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911)

 

            Ewidencja księgowa dokumentów i operacji finansowych prowadzona jest  jednocześnie w księgach organu i urzędu gminy za pomocą programu komputerowego „Budżet”. Dokumentacja dotycząca operacji wyodrębniona jest za pomocą dwóch zakładek: typ prac i symbol zadania. W momencie wprowadzania dokumentów księgowych  przypisuje się nazwę zadania: „Budowa Otwartej Strefy Aktywności” do poszczególnych dekretacji. Zaznaczenie symbolu zadania pozwoli na wyodrębnienie wszystkich operacji księgowych związanych z realizacją operacji.

 

1. Do prowadzenia ewidencji realizacji operacji w budżecie gminy (w organie) korzysta się z następujących kont :

 

Konta bilansowe

133-1  - Rachunek podstawowy budżetu

901 - Dochody budżetu

902 - Wydatki budżetu

960 - Skumulowane wyniki budżetu

961 - Wynik wykonania budżetu

 

2. Ewidencja w budżecie jednostki samorządu terytorialnego (organie):

1) Wpływ środków ze zwrotu wydatków ze środków Unii Europejskiej na rachunek bankowy 133-1 /901 /klasyfikacja budżetowa

2) Wydatki majątkowe z rachunku budżetu 902/133-1

3) Przeksięgowania roczne:

1. a) wydatków zrealizowanych ze środków pomocowych i własnych 961 /902
2. b) dochodów pochodzących z funduszu pomocowego 901/ 961.
3. c) przeksięgowanie w roku następnym 961 /960

 

3. Do prowadzenia ewidencji księgowej realizowanej operacji w jednostce Urząd Gminy Jaświły korzysta się z następujących kont:

011 - Środki trwałe

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

130-2 - Rachunek wydatków urzędu

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (z numerem kontrahenta)

800- Fundusz jednostki

860- Wynik finansowy

 

Konta pozabilansowe:

975 – Wydatki strukturalne

998- Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

Analityka do kont prowadzona jest w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej. Konta rozrachunkowe prowadzone są w podziale klasyfikacji budżetowej i na kontrahentów .

 

4. Ewidencja w jednostce budżetowej:

1) Wpływ faktury za zakup środka trwałego 080 /201 (z odpowiednim numerem kontrahenta). Koszty wyodrębnia się dodając do paragrafu klasyfikacji budżetowej czwartą cyfrę 7 lub 9.

2) wydatki z rachunku bankowego budżetu gminy: zapłata faktury 201 (z odpowiednim numerem kontrahenta) /130-2. Do paragrafu wydatków klasyfikacji budżetowej dodaje się czwartą cyfrę 7 lub 9.

Wtórnym zapisem ewidencyjnym do zapłaty w organie jest 902/133-1.

2) Przeksięgowanie na koniec roku zrealizowanych wydatków 130-2 /800.

3) OT- zadanie inwestycyjne przyjęte na środek trwały na podstawie protokołu odbioru 011/080.

4) Przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia bilansu wyniku budżetu dodatniego 860/800 lub ujemnego 800/860.

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 36/18

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 14 sierpnia 2018 r.

 

 

 

Wykaz osób upoważnionych do akceptowania dokumentów i wzory ich podpisów dla  zadania: „Budowa Otwartej Strefy Aktywności, wariant podstawowy – 1 obiekt” w ramach Programu Rozwoju Małej Infrastruktury Sportowo – Rekreacyjnej o Charakterze Wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności (OSA) Edycja 2018

 

 

 

1. Wykaz osób upoważnionych do podpisywania umów:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły

 

1. Wykaz osób upoważnionych do kontrasygnowania umów:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

• Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy
2.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

1. Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem formalno – rachunkowym:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

 

 

1. Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym projektu:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły
2.	Jarosz Marek	Zastępca Wójta

 

 

 

 

1. Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów od strony stosowania zamówień publicznych:

 

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Prolan Ryszard	Inspektor ds. obsługi inwestycji

 

 

• Wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów rozliczeniowych:

 

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły
2.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy

.

 

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka