ZARZĄDZENIE NR 2/22

WÓJTA GMINY JAŚWIŁY

z dnia 3 stycznia 2022 r.

w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w Urzędzie Gminy Jaświły

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.), art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (tj. Dz. U. z 2010 Nr 208, poz. 1375) zarządzam, co następuje:

§ 1. Zatwierdzam i wprowadzam do użytku instrukcję ustalającą zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat w Gminie Jaświły, zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc Zarządzenie Nr 5/20 Wójta Gminy Jaświły z dnia 9 stycznia 2020 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w Urzędzie Gminy Jaświły.

.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2022 roku.

Wójt Gminy

Jan Joka

Załącznik

do Zarządzenia Nr 2/22

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 3 stycznia 2022 r.

Instrukcja zasad rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji

podatków i opłat w Gminie Jaświły

Rozdział I. Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcję opracowano na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz wypracowanych i sprawdzonych rozwiązań w zakresie poboru i ewidencji podatków i opłat. Niniejsza instrukcja określa tryb i zasady prowadzenia ewidencji analitycznej podatków i opłat, poboru podatków i opłat, ewidencji przypisów i odpisów, wpłat i zwrotów w urządzeniach księgowych, kontroli terminowej realizacji należności, likwidacji nadpłat, postępowania zabezpieczającego przed przedawnieniem należności i inne.

§ 2. Zadania związane z poborem podatków i opłat należące do realizacji przez pracowników to:

1) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat,

2) sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników,

3) terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze,

4) rozliczanie podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości,

5) rozliczanie rachunkowe inkasentów,

6) przygotowanie sprawozdań,

7) ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości podatkowych i opłat.

Rozdział II. Wymiar podatków i opłat

§ 3. 1. Ewidencja podatków i opłat prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego System – FISKUS zakupionego od firmy Centrum Informatyki ZETO S.A. w Białymstoku.

2. Podstawą do dokonywania wpisów do ewidencji podatkowej podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego są dane wynikające z ewidencji gruntów i budynków, prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Mońkach oraz „Informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych, gruntach oraz lasach” od osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych „Deklaracja na podatek od nieruchomości”, „Deklaracja na podatek rolny” i „Deklaracja na podatek leśny”.

3. Podstawą do dokonywania wpisów do ewidencji podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych i od osób prawnych stanowią deklaracje na podatek od środków transportowych oraz informacje przekazywane przez organ rejestrujący pojazdy w Starostwie Powiatowym w Mońkach o zarejestrowanych i wyrejestrowanych w danym miesiącu pojazdach podlegających opodatkowaniu.

4. Podstawą do dokonywania wpisów do ewidencji właścicieli nieruchomości, na terenie których powstają odpady komunalne są deklaracje składane przez właścicieli nieruchomości zamieszkałych, położonych na terenie Gminy Jaświły.

5. Wzory formularzy deklaracji, o których mowa w ust. 4, zostały określone Uchwałą Rady Gminy Jaświły. Podstawą do dokonania wpisu do ewidencji w przypadku niezłożenia deklaracji jest decyzja wydana z urzędu w sprawie określenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

§ 4. 1. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków i opłat dokonują czynności sprawdzających mających na celu:

1) sprawdzenie terminowości składania deklaracji (informacji),

2) stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji (informacji),

3) ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności
z przedstawionymi dokumentami (np. z ewidencją gruntów i budynków).

2. Sprawdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym deklaracji pracownik ds. wymiaru podatków potwierdza umieszczając w poz. deklaracji pn.: „Adnotacje Organu Podatkowego” pieczęć z klauzulą: „ Sprawdzono pod względem merytorycznym” oraz „ Sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym”. Pod pieczęcią umieszcza datę dokonania kontroli oraz podpis.

3. Sprawdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pracownik potwierdza umieszczając pieczęć z klauzulą: „ Sprawdzono pod względem merytorycznym” oraz „ Sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym”. Pod pieczęcią umieszcza datę dokonania kontroli oraz podpis.

4. Czynności sprawdzające winny być oparte na współpracy podatnika z Organem podatkowym i mogą być podejmowane wielokrotnie, nawet w tym samym zakresie. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, bądź wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymogami, pracownik w zależności od charakteru i zakresu uchybień:

1) koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty określonej w art. 274 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Kopię skorygowanej deklaracji potwierdzoną za zgodność
z oryginałem pracownik ds. wymiaru podatków przedkłada Kierownikowi Referatu
do zatwierdzenia, a następnie doręcza podatnikowi wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego,

2) zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień wskazując przyczyny, z powodu których informacje podane w deklaracji poddaje się w wątpliwość.

5 . W razie stwierdzenia, że deklaracja składana corocznie nie została złożona, pracownik przygotowuje pisemne wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień
w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wzywa do jej złożenia najpóźniej w terminie 60 dni od dnia, w którym upłynął termin do złożenia deklaracji i przedkłada Kierownikowi Referatu do podpisu.

6. W przypadku nie złożenia deklaracji pomimo wezwania podatnika do jej złożenia pracownik opracowuje postanowienie o wszczęciu postępowania w sprawie określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania i przedkłada Wójtowi Gminy do podpisu. W sprawach skomplikowanych termin do opracowania postanowienia o wszczęciu postępowania może zostać wydłużony po uzgodnieniu z Wójtem Gminy.

7. W trakcie prowadzonego postępowania pracownik podejmuje wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym w oparciu o obowiązujące przepisy.

8. Pracownik prowadzący sprawę przygotowuje projekt decyzji w sprawie wymiaru podatku. Następnie po jej zatwierdzeniu przez Wójta Gminy przekazuje jej oryginał do kancelarii w celu doręczenia, a kopię decyzji włącza do akt podatnika.

§ 5. 1. Decyzje w sprawie ustalenia wymiaru podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, decyzje w sprawie ustalenia wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego oraz decyzje w sprawie ustalenia z urzędu wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi doręczane są za zwrotnym potwierdzeniem odbioru:

1) na terenie gminy - za pośrednictwem swoich pracowników, za pośrednictwem operatora pocztowego lub przez sołtysów;

2) dla podatników zamieszkałych poza terenem gminy - za pośrednictwem operatora pocztowego.

2. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków i opłat sprawują kontrolę nad terminowym i prawidłowym doręczeniem decyzji wymiarowych. Przesyłki zwrócone z adnotacją o powtórnym awizie lub o odmowie przyjęcia umieszcza się w aktach jako doręczone, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

§ 6. 1. W ciągu roku, na podstawie indywidualnych zgłoszeń osób fizycznych o zaistnieniu okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, zmiany sposobu wykorzystania gruntu lub budynku oraz na podstawie zawiadomień Starostwa Powiatowego o dokonaniu zmiany w pozycjach rejestrowych ewidencji gruntów, pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków oraz opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi dokonują zmiany (korekty) decyzji w sprawie ustalenia wymiaru zobowiązań na dany rok podatkowy.

2. W ciągu roku, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz podatnicy podatku od środków transportowych w razie wystąpienia okoliczności mających wpływ na powstanie, zmianę lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego składają korekty uprzednio złożonych deklaracji.

3. W przypadku złożenia korekty deklaracji bez uzasadnienia przyczyn korekty wzywa się podatnika do złożenia takiego uzasadnienia i przedkłada Wójtowi Gminy do Zatwierdzenia.

Rozdział III. Pobór podatków i opłat

§ 7. Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być dokonywane przez podatnika:

1) za pośrednictwem poczty lub banku,

2) za pośrednictwem inkasenta,

3) za pośrednictwem terminala lub systemu mobilnego BLIK.

§ 8. Udokumentowaniu przypisów i odpisów służą:

1) deklaracje podatkowe oraz korekty deklaracji podatkowych,

2) decyzje wymiarowe i decyzje zmieniające wymiar,

3) decyzje w sprawie przyznania ulg i zwolnień podatkowych,

4) polecenia księgowania dotyczące odpisów należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione,

5) dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, a należnych od podatnika,

6) postanowienia o dokonaniu potrącenia z urzędu albo inne dokumenty stwierdzające dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej,

7) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty poleceniem przelewu do banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy urzędu, przypisujące bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

§ 9. 1. Udokumentowaniu wpłat służą:

1) pokwitowanie z kwitariusza przychodowego,

2) dokumenty wpłaty załączone do wyciągu bankowego, jeżeli wpłata dokonana jest za pośrednictwem banku lub poczty,

3) dowód wpłaty – jeśli wpłaty dokonano za pomocą karty płatniczej lub systemu mobilnego BLIK.

2. Udokumentowaniu zapłaty w formie niepieniężnej służą:

1) postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej,

2) umowy lub inne dokumenty określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 4 Ordynacji podatkowej,

3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku - w przypadku gdy dłużnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący,

4) inne dowody, zatwierdzone do stosowania przez Wójta Gminy Jaświły.

3. Udokumentowaniu wygaśnięcia zobowiązania pieniężnego oprócz form określonych w ust. 1 i 2 służą:

1) postanowienia o zaliczeniu nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych,

2) decyzje dotyczące umorzenia w całości lub części zaległości z tytułu podatków i opłat dokonywane na wniosek i z urzędu,

3) dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art. 70 -71 Ordynacji podatkowej.

4. Udokumentowaniu zwrotów służy wyciąg bankowy, jeżeli zwroty dokonywane są za pośrednictwem poczty lub przelewem.

5. W przypadkach, które nie zostały określone w ust. 1-4, do udokumentowania operacji księgowych służą dowody wewnętrzne.

§ 10. 1. Pokwitowanie wpłaty lub wypłaty powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację:

1) egzemplarza pokwitowania,

2) podatnik,

3) rodzaj podatku lub innego tytułu wpłaty lub wypłaty,

4) okresu, którego dotyczy wpłata,

5) kwoty wpłaty lub wypłaty,

6) daty wpłaty lub wypłaty, która jest zarazem datą dokumentu (pokwitowania).

2. Łączne zobowiązanie pieniężne stanowi tytuł, na który wypełnia się jedno pokwitowanie wpłaty.

§ 11. 1. Kwitariusze są drukami ścisłego zarachowania, a ich ewidencja prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania.

2. Pokwitowanie wpłaty inkasent wypełnia w trzech egzemplarzach. Oryginał pokwitowania otrzymuje wpłacający.

3. Pokwitowania niewłaściwe lub błędnie wypełnione unieważnia się przez przekreślenie i napisanie (na oryginale i kopiach) wyrazu „anulowano”, potwierdzając to podpisem oraz umieszczając datę.

4. W wypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika pokwitowania zapłaty podatku na wniosek podatnika wydaje się zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach. Wydane zaświadczenia podlegają opłacie skarbowej.

Rozdział IV. Pobór podatków i opłat przez inkasenta

§ 12. 1. Rada Gminy na podstawie upoważnień ustawowych zarządza w drodze uchwały pobór w drodze inkasa należności pieniężnych pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, określa inkasentów oraz wysokość wynagrodzenia za inkaso.

2. Inkasent jest zobowiązany do zapoznania się z zasadami prowadzenia dokumentacji i ewidencji wpłat oraz czynnościami związanymi z prowadzeniem inkasa.

3. Wypłata wynagrodzenia za inkaso następuje w terminie do 10-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym upływa termin płatności zobowiązania.

4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 3 wypłaca się na rachunek bankowy wskazany przez inkasenta.

§ 13. 1. Kwitariusze dla poszczególnych sołectw pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania doręcza inkasentom za potwierdzeniem odbioru odnotowanym w księdze druków ścisłego zarachowania.

2. Dowodem pobrania przez inkasenta wpłaty podatku jest pokwitowanie na blankiecie z kwitariusza. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, 2 kopie potwierdzenia pozostają w kwitariuszu.

3. Pokwitowania niewłaściwe lub błędnie wypełnione inkasent unieważnia przez przekreślenie i napisanie (na oryginale i kopiach) wyrazu „anulowano” i potwierdza podpisem oraz umieszcza datę.

4. Dokonywanie przez inkasenta innych zapisów w kwitariuszu poza wymienionymi jest zabronione.

5. Zainkasowaną gotówkę inkasent wpłaca na rachunek bankowy w terminie 3 dni od ustawowego terminu płatności, chyba że Rada Gminy wyznaczyła uchwałą termin późniejszy.

6. Rozliczenie inkasenta z zainkasowanych podatków dokonywane jest niezwłocznie po zainkasowaniu podatków i opłat.

7. Przy rozliczaniu kwitariusza pracownik urzędu dokonuje kontroli czynności inkasenta, która polega na sprawdzeniu:

1) prawidłowości podsumowania wszystkich rubryk wpłat,

2) czy kwoty na kopiach nie były skreślone, zmienione lub poprawione,

3) czy wszystkie pobrane wpłaty wpisane są na kopiach pokwitowań,

4) czy kwitariusz zawiera wszystkie strony,

5) czy inkasent nie przetrzymywał zainkasowanej gotówki.

8. Na dowód sprawdzenia pracownik wpisuje adnotacje „Sprawdzono” na wykazie wpłat sporządzonym przez inkasenta.

9. Po zakończeniu rozliczenia i ewentualnego postępowania, wynikającego z rozliczenia, dokumenty złożone przez inkasenta są przechowywane w Urzędzie Gminy Jaświły.

10. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Wójt Gminy, na wniosek Skarbnika Gminy zarządza sprawdzenie prawidłowości pobierania gotówki przez inkasenta.

11. W przypadku, gdy osoba przestaje pełnić funkcję inkasenta, rozliczenie z przekazanych mu kwitariuszy, z wpłat pobranych od podatników następuje niezwłocznie po zakończeniu pełnienia przez niego tej funkcji.

12. Odsetki za opóźnienia we wpłatach przez inkasentów oraz ich odpowiedzialność za pobrane, lecz nie wpłacone należności regulują przepisy Ordynacji podatkowej.

Rozdział V. Ewidencja księgowa podatków i opłat

§ 14. 1. Ewidencjonowanie podatków i opłat w zakresie wpłat, zwrotów, przypisów, odpisów oraz przeksięgowań odbywa się w księgowości podatkowej (analitycznej), co umożliwia zaksięgowanie danych na kontach podatników oraz przygotowanie tych danych dla księgowości syntetycznej.

2. Uzgodnień danych księgowości analitycznej podatników z danymi księgowości syntetycznej z tytułu podatków i opłat dokonuje się w okresach miesięcznych.

3. Księgowania przypisów lub odpisów podatków i opłat dokonuje się w okresach miesięcznych. Ustalenia wysokości należnych, a nie wpłaconych odsetek od zaległości dokonuje się w okresach miesięcznych.

4. Wyciągi z rachunków bankowych i inne dowody księgowe stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych w analitycznej ewidencji podatkowej przechowuje się w porządku chronologicznym.

5. Prostowanie omyłek przeprowadza się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości tj. przez skreślenie błędnego zapisu i dokonanie zapisu prawidłowego, wpisując przy tym datę i parafkę.

6. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny być zrobione nie później niż na koniec roku obrotowego.

§ 15. 1. Wyciągi bankowe dokumentujące wpłaty oraz wypłaty powinny być przy księgowaniu sprawdzone pod względem prawidłowości zakwalifikowania wpłaty lub wypłaty.

2. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność księguje się wpłatę jako wpływy do wyjaśnienia i wyjaśnia tytuł wpłaty.

3. Po ustaleniu tytułu wpłaty poleceniem księgowania księguje się wpłatę na koncie szczegółowym podatnika według rodzaju należności (podatku).

4. Na koniec każdego miesiąca uzgadnia się saldo wpływów do wyjaśnienia z dowodem źródłowym odnoszącym się do wpływów jeszcze nie rozliczonych.

5. Wpływy do wyjaśnienia powinny być rozliczone przed upływem roku, nie później jednak niż do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania.

§ 16. 1. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności, a dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwot zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej.

2. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku o najwcześniejszym terminie płatności, chyba że podatnik wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty, zgodnie z art. 62 § 1 Ordynacji podatkowej.

3. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie i po uprzednim doręczeniu upomnienia, w pierwszej kolejności wpłatę zalicza się na koszty upomnienia.

4. Jeżeli po zaksięgowaniu należności głównej, odsetek za zwłokę i kosztów upomnienia na koncie podatnika pozostaje różnica - należność do zapłaty, zawiadamia się na piśmie o tym fakcie podatnika, w formie postanowienia. W treści postanowienia określa się sposób zaliczenia wpłaty.

5. Postanowienia wydaje się wyłącznie na wniosek w przypadku:

1) wpłata w całości pokrywa kwotę główną zaległości wraz z odsetkami za zwłokę,

2) zaliczenie wpłaty następuje w całości zgodnie z żądaniem podatnika,

3) kwota wpłaty podlegającej zaliczeniu na poczet zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę lub kosztów upomnienia nie przekracza pięciokrotności kosztów upomnienia,

4) od wpłat dokonanych po terminie płatności nie naliczono odsetek za zwłokę zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 ordynacji podatkowej.

6. Koszty komornicze od postępowań egzekucyjnych umorzonych, opłatę komorniczą, opłaty pocztowe lub bankowe, potrącone z sum pobranych na rzecz organu podatkowego z tytułu podatków i opłat, pokrywa się z bieżących wydatków budżetowych Urzędu Gminy na podstawie zawiadomień o wysokości kosztów postępowania egzekucyjnego lub innych dokumentów otrzymanych od organów egzekucyjnych.

Rozdział VI. Księgi rachunkowe i plan kont

§ 17. 1. Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej Urzędu Gminy i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznym planu kont Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

2. Księgi rachunkowe podatków i opłat obejmują:

1) dzienniki obrotów - należności przypisanych i odpisanych, wpłat bieżących, zaległości, zwrotów, odsetki, koszty upomnienia służące chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów na kontach podatników,

2) konta ksiąg pomocniczych - służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są w formie kont podatników.

3. Księgi rachunkowe są prowadzone za pomocą komputera i spełniają następujące warunki:

1) dowody źródłowe mają postać dokumentów papierowych lub zapisów elektronicznych,

2) zapisy w księgach rachunkowych mają trwałą, czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu,

3) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewni zachowanie ich poprawności i kompletności,

4) zapewniona jest możliwość wydruku, w postaci czytelnej dla użytkownika, treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych i zawartości zbiorów pomocniczych,

5) dowodom księgowym nadawane są kolejne numery, przy czym nie mogą występować luki w numeracji, a każdy numer musi być niepowtarzalny. Numer anulowanego dokumentu nie może być nadany innemu dokumentowi.

§ 18. Ewidencję rozliczeń z tytułu podatków i opłat prowadzi się na:

1) kontach bilansowych:

a) kontach syntetycznych księgi głównej,

b) kontach analitycznych i kontach szczegółowych ksiąg pomocniczych,

2) kontach pozabilansowych, służących do rozrachunków z osobami trzecimi oraz inkasentami w zakresie pobieranych przez nich wpłat z tytułu podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników:

a) syntetycznych,

b) analitycznych,

c) szczegółowych.

§ 19. 1. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków.

2. Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i służą do rozrachunków:

1) z podatnikami - z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach,

2) z właścicielami nieruchomości – z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

3) z inkasentami - z tytułu poboru podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników,

4) z jednostkami budżetowymi - z tytułu potrącania kwoty z wzajemnej, bezspornej i wymagalnej wierzytelności podatnika wobec jednostki samorządu terytorialnego,

5) z bankami - z tytułu nieprzekazania wpłat dokonanych przez podatników przelewem do banku,

6) z innymi podmiotami - niebędącymi podatnikami w danym roku lub dla których organ podatkowy nie jest właściwy - z tytułu nienależnie pobranych przez nich kwot w związku z rozliczeniami podatkowymi, z tytułu zasądzonych od nich kwot.

§ 20. 1. Do prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się w szczególności z następujących bilansowych kont syntetycznych planu kont Urzędu:

konto 130 - Rachunek bieżący - dochody

konto 141 - Środki pieniężne w drodze

konto 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

konto 226 - Długoterminowe należności budżetowe

konto 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

konto 760 – Pozostałe przychody operacyjne

konto 761 – Pozostałe koszty operacyjne

2. Konta prowadzone są w następujący sposób:

1) Konto 130 „Rachunek bieżący - dochody” służy do ewidencji stanu środków pieniężnych z tytułu gromadzonych przez Urząd Gminy wpływów budżetowych i zwrotów z tytułu podatków i opłat, dokonywanych za pośrednictwem banku.

Na stronie Wn konta 130 księguje się:

a) wszelkie wpłaty z tytułu podatków i opłat, wpłacone na rachunek bankowy - w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych” lub ze stroną Ma konta 226 - „Długoterminowe należności budżetowe”,

b) wpływy środków pieniężnych w drodze - w korespondencji ze stroną Ma konta 141 - „Środki pieniężne w drodze”.

Na stronie Ma konta 130 księguje się rozchód środków pieniężnych zgromadzonych na tym koncie:

a) zwroty podatnikom nadpłat oraz ich oprocentowania - w korespondencji ze stroną Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” lub ze stroną Ma konta 226 - „Długoterminowe należności budżetowe”,

b) zwroty podatnikom wpłat będących kwotami nienależnymi, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Wn konta 226 - Długoterminowe należności budżetowe.

Ewidencja szczegółowa pozwala na wyodrębnienie w sposób następujący:

konta 130-1 – wpłaty dokonane przez podatnika,

konto 130-2 – wpłaty pobrane przez inkasenta,

konto 130-3 – wpłaty pobrane przez organy egzekucyjne.

2) Konto 141 „Środki pieniężne w drodze” służy do ewidencji wpłat środków pieniężnych za pomocą kart płatniczych lub systemu mobilnego BLIK.

Na stronie Wn konta 141 księguje się, na podstawie DW, należność z tytułu podatków i opłat w korespondencji z kontem 221 - „Należności tytułu dochodów budżetowych”

Na stronie Ma konta 141 księguje się, na podstawie wyciągu bankowego, przekazanie środków pieniężnych na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu.

3) Konto 221 „Należności tytułu dochodów budżetowych” służy do ewidencji rozrachunków:

a) z podatnikami - z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach,

b) z właścicielami nieruchomości – z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

c) z inkasentami - z tytułu poboru podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników,

d) z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia,

e) z bankami z tytułu nieprzekazanych wpłat,

f) z innymi podmiotami - niebędącymi podatnikami w danym podatku lub dla których dany organ podatkowy nie jest właściwy - z tytułu nienależnie pobranych przez nich kwot w związku z rozliczeniami podatkowymi, w tym z tytułu zasądzonych od nich kwot,

g) wpływów do wyjaśnienia.

Na stronie Wn konta 221 księguje się:

a) przypisy należności z tytułu podatków i opłat - w korespondencji ze stroną Ma konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”,

b) odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej - na podstawie dokumentu wpłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych,

c) zwroty nadpłat, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bieżący urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bieżący podatnika,

d) wypłaty należnego podatnikom oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty; zapisu dokonuje się na podstawie dokumentu wypłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bieżący urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bieżący podatnika,

e) przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych z tytułu podatków w wysokości raty należnej za dany rok, w korespondencji ze stroną Ma konta 226.

Na stronie Ma konta 221 księguje się:

a) odpisy należności w korespondencji ze stroną Wn konta 720 - „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”,

b) odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych,

c) wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu,

d) należność z tytułu podatków i opłat uiszczaną przy użyciu karty płatniczej lub systemu mobilnego BLIK w korespondencji z kontem 141,

e) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji z odpowiednim kontem planu kont urzędu,

f) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek potrącenia, o którym mowa w art. 65 § 1 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

g) zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bieżący podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych środków na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

h) przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych z tytułu podatków, w korespondencji ze stroną Wn konta 226 - Długoterminowe należności budżetowe.

Jeżeli podatnicy są obowiązani okresowo wpłacać zaliczki na poczet należności bez wezwania urzędu, zaliczki powinny być zaksięgowane również jako przypisy w kwotach wpłat dokonanych za poszczególne okresy.

Konto zamyka się dwoma saldami. Saldo Wn oznacza przypisane, a nie zrealizowane podatki i opłaty. Saldo Ma oznacza wpłacone, a nie przypisane podatki i opłaty - to jest nadpłaty.

Dla każdego podatnika, inkasenta, właściciela nieruchomości, jednostki budżetowej, banku oraz innego podmiotu prowadzi się odrębne konto w każdym podatku i opłacie.

4) Konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe” służy do ewidencji rozrachunków z tytułu podatków w następujący sposób:

Na stronie Wn konta 226 księguje się przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Ma konta 226 księguje się zmniejszenie należności długoterminowej w wyniku dokonanej wpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu oraz przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych, w szczególności w wysokości raty należnej na dany rok, w korespondencji z kontem 221.

Wartość przejętych rzeczy i praw majątkowych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, ujmuje się na odpowiednich kontach planu kont urzędu.

5) Konto 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych,, służy do ewidencji przychodów z tytułu podatków w następujący sposób:

Na stronie Wn konta 720 księguje się:

a) odpisy z tytułu podatków, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

b) odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Ma konta 720 księguje się:

a) przypisy z tytułu podatków, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

b) odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej - na podstawie dokumentu wpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

6) Konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki.

Na stronie Ma ujmuje się odpisane przedawnione zobowiązania podatkowe.

7) Konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki.

Na stronie Wn ujmuje się wyksięgowanie przedawnionych i umorzonych zobowiązań podatkowych.

§ 21. 1. Dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków i opłat korzysta się z następujących pozabilansowych kont Urzędu:

1) konta syntetyczne:

a) konto 990 - Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika służy do ewidencji kwot należnych od osób trzecich i realizacji tych zobowiązań. Księgowań dokonuje się, nie stosując zasady dwustronnego zapisu.

b) konto 991 - Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników ewidencjonuje się kwoty należne do pobrania i pobrane przez inkasentów:

Na stronie Wn konta 991 księguje się:

a) przypisy w wysokości należności do pobrania,

b) odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej.

Na stronie Ma konta 991 księguje się:

a) wpłaty kwot pobranych, dokonane na rachunek bieżący urzędu,

b) odpisy kwot należności przypisanych inkasentowi do pobrania, ale niepobranych.

Na koncie 991 księgowań dokonuje się, nie stosując zasady dwustronnego zapisu.

2. Konta analityczne prowadzone są według rodzajów podatków i opłat.

3. Konta szczegółowe prowadzone dla każdego podatnika, inkasenta, właściciela nieruchomości, jednostki budżetowej, banku oraz innego podmiotu odrębne według rodzajów podatków i opłat.

4. Na bilansowych i pozabilansowych kontach analitycznych i szczegółowych ewidencje księgową prowadzi się z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej.

Rozdział VII. Kontrola terminowej realizacji zobowiązań podatkowych i opłat

§ 22. 1. Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, pracownik sporządza i wysyła do zobowiązanego upomnienie w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym upływa termin płatności.

2. Ze względów ekonomicznych upomnienie sporządza się, gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia.

3. Jeżeli wysokość niezapłaconej należności za dany rok jest niższa niż dziesięciokrotność kosztów upomnienia, upomnienie wystawia się po upływie terminu płatności ostatniej raty za dany rok, w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym upływa termin płatności ostatniej raty.

4. Ze względów ekonomicznych, jeżeli wysokość zaległości głównej nie przekracza rocznie kwoty równej dwukrotności kosztów upomnienia dla danego rodzaju należności upomnienie sporządza się nie później niż po upływie 60 dni po dwóch latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin ostatniej płatności.

5. Upomnienia wystawia się w dwóch egzemplarzach i numeruje się narastająco w danym roku kalendarzowym – jeden egzemplarz dla zobowiązanego, drugi pozostaje w aktach sprawy. Następnie rejestruje się je w ewidencji upomnień. Zaewidencjonowane upomnienia przedkłada się Wójtowi Gminy celem ich podpisania.

6. Przed wysłaniem upomnienia należy sprawdzić na koncie podatnika, czy w okresie od wystawienia upomnienia do dnia wysłania nie odnotowano wpłaty na należność. Upomnienie wysyła się za pośrednictwem poczty lub pracownika za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

7. W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia w ciągu 30 dni od daty nadania, składa się reklamacje w jednostce organizacyjnej Poczty Polskiej, w której nadano upomnienie lub w komórce organizacyjnej Urzędu odpowiedzialnej za doręczenie korespondencji. W przypadku zaginięcia upomnienia lub braku dowodu doręczenia zobowiązanemu upomnienia, wysyła się je ponownie.

8. Pracownik wprowadza niezwłocznie otrzymane zwrotne potwierdzenie odbioru upomnień do ewidencji podatkowej prowadzonej w systemie informatycznym w celu odnotowania dat ich odbioru. Po 25 dniach od wystawienia upomnień należy wygenerować z systemu informatycznego wydruk ewidencji wysłanych upomnień i sprawdzić, czy zostały odnotowane wszystkie daty doręczenia. W przypadku, gdy w kolumnie „data doręczenia” występuje wolne pole należy ustalić przyczynę braku wypełnienia i dokonać stosownej adnotacji, którą następnie należy nanieść na konto podatkowe.

§ 23. 1. Na zaległości powstałe w wyniku niezapłacenia lub częściowego zapłacenia zaległości objętej upomnieniem, wystawionym zgodnie z § 22 pkt 2 lub 3 niniejszego zarządzenia, pracownik wystawia tytuł wykonawczy nie później niż po upływie 30 dni od zakończenia miesiąca, w którym doręczono upomnienie.

2. Ze względów ekonomicznych i w celu niedopuszczenia do przedawnienia zobowiązania, na zaległości objęte upomnieniem wystawionym zgodnie z § 22 pkt 4 niniejszego zarządzenia, pracownik wystawia tytuł wykonawczy nie później niż 6 miesięcy przed upływem terminu przedawnienia należności pieniężnej.

3. Tytuły wykonawcze rejestruje się w ewidencji tytułów wykonawczych prowadzonej wg wzoru własnego i przekazuje do organu egzekucyjnego.

4. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie właściwy organ egzekucyjny.

5. Wpisu do rejestru dłużników niewypłacalnych dokonuje się po zaistnieniu przesłanek wymienionych w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, po uprzednim uzgodnieniu z Wójtem Gminy.

§ 24. 1. Zaległości, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym należy odpisać z urzędu na koncie podatkowym zobowiązanego.

2. Zaległości podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym nie ulegają przedawnieniu. Jednak po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. W przypadku sprzedaży przedmiotu hipoteki lub zastawu, w drodze licytacji podczas postępowania egzekucyjnego, księgowy podatkowy powinien dokonać odpisu z kartoteki podatnika pozostałe (przedawnione) należności.

3. Podstawą odpisu jest „polecenie księgowania”, na którym składa podpis Wójt i Skarbnik Gminy.

4. Po uregulowaniu przez dłużnika należności zabezpieczonej hipoteką lub zastawem, może nastąpić jej wykreślenie, za zgodą organu podatkowego. Wniosek o jej wydanie dłużnik składa Wójtowi.

§ 25. 1. W przypadku podjęcia przez Wójta Gminy decyzji o udzieleniu ulgi w postaci odroczenia terminu płatności podatku (zaległości podatkowej) lub rozłożenia go na raty pracownik księgowości podatkowej czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym.

2. Po analizie kont podatkowych i stwierdzeniu, że podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie lub wpłacił część wyznaczonej raty, albo nie wpłacił zobowiązania pomimo upływu terminu, do którego odroczono płatność, wystawia się:

1) upomnienie na kwotę pozostałą do zapłacenia i powoduje doręczenie, jeżeli istnieje obowiązek a nie doręczono go wcześniej,

2) tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje do właściwego urzędu skarbowego,

3) zawiadomienie organu egzekucyjnego o wygaśnięciu decyzji o uldze, w celu prowadzenia dalszej egzekucji, w przypadku, gdy wcześniej przekazano tytuł do realizacji i otrzymano postanowienie organu egzekucyjnego o zawieszeniu postępowania egzekucyjnego.

Rozdział VIII. Likwidacja nadpłat

§ 26. 1. Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek, kosztów upomnienia oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Opisana sytuacja dotyczy również wzajemnych rozliczeń pomiędzy podatkami, a opłatą za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

2. Zapisy pkt. 1 stosuje się odpowiednio do zaliczenia nadpłaty inkasenta.

3. Zwroty nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym jak i latach ubiegłych dokonuje się z podziałki klasyfikacji budżetowej dochodów, na które zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

4. Zwrotów nadpłat dokonuje się z urzędu lub na podstawie wniosku podatnika zaakceptowanego pod względem merytorycznym przez pracownika księgowości podatkowej, w ten sposób, że:

1) w przypadku, gdy podatnik lub płatnik posiadania rachunek bankowy, wyłącznie na wskazany przez niego rachunek,

2) w przypadku, gdy podatnik lub płatnik nie posiadania rachunku bankowego przekazem pocztowym.

5. W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu. Nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o koszty jej zwrotu.

6. Nadpłaty podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranych od zaległości podatkowej.

7. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza dwukrotności kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym nie podlegają oprocentowaniu.

8. Prawo do zwrotu nadpłaty podatku wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu.

§ 27. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją znajdują zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Wójt Gminy

Jan Joka