ZARZĄDZENIE Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

 

w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Jaświły

 

 

           Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2019 poz. 351 z późn. zm.), szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie  rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2017 r. poz.1911) zarządzam, co następuje:

 

• §1. Wprowadzam jako obowiązujące w Urzędzie Gminy Jaświły:

1. Zasady (politykę) rachunkowości stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zarządzenia.
4. Instrukcję kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych zgodnie z załącznikiem Nr 4 do niniejszego zarządzenia.

 

• §2. Tracą moc:

1. Zarządzenie Nr 55/16 Wójta Gminy Jaświły z dnia 14 grudnia 2016 r.,
2. Zarządzenie Nr 14/17 Wójta Gminy Jaświły z dnia 13 kwietnia 2017 r.,
3. Zarządzenie Nr 2/18 Wójta Gminy Jaświły z dnia 4 stycznia 2018 r.,

 

 

• §3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

Zasady (polityka) rachunkowości  w Urzędzie Gminy Jaświły

 

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe Urzędu Gminy Jaświły prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy w Jaświłach, Jaświły 7, 19-124 Jaświły.

2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące. Urząd Gminy sporządza następujące rodzaje sprawozdań:

1)  sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1393 z późn. zm.),

2) sprawozdania finansowe na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie  rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2017 r. poz.1911),

3)  sprawozdania w zakresie operacji finansowych na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1773),

4) sprawozdania statystyczne.

            Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe należy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej.

 

3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów.

Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:

- zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie,

- zapisy są kolejno numerowane w okresie sprawozdawczym, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

- sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,

- jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące

zasady:

- podwójnego zapisu,

- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków budżetu jst, które są ujmowane w terminie ich zapłaty (zasada kasowa),

- ewidencja przychodów urzędu jst stanowiących dochody budżetu jst, nieujętych w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych, które wpłacone zostały bezpośrednio na rachunek budżetu, dokonywana jest na koniec miesiąca.

Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem.

Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa, z ZUS, z PFRON, do których jednostka została zobowiązana.

Księgi rachunkowe Urzędu prowadzone są techniką komputerową. Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy „Księgowość budżetowa INFO-SYSTEM, Roman i Tadeusz Groszek sp.j. zakupiony od firmy Centrum Informatyki ZETO S.A. w Białymstoku.

Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dokładne informacje dotyczące księgowania za pomocą programu komputerowego zostały przedstawione w załączniku Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca i zawiera ono:

- symbole i nazwy kont

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego

- sumę sald  kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:

- dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego,

- dla kont rozrachunkowych zespołu 2 na koniec każdego miesiąca,

- dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego

 

            Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych.

Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej.

            Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane przez jednostkę w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na jej potrzeby.

Środki trwałe obejmują w szczególności: nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, lokale będące odrębną własnością, budynki, budowle, maszyny i urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Do środków trwałych jednostki zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako „korzystający”.

Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

- w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu,

- w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę,

- w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,

- w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,

- w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu,

- w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka.

Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

- podstawowe środki trwałe o wartości określonej w przepisach ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 865 z późn. zm.) na koncie 011 „Środki trwałe”,

- pozostałe środki trwałe na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”.

Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.), a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 238, poz. 1579).

Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

Środki trwałe uważa się za ulepszone, jeśli suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję lub modernizację osiągnie lub przekroczy wartość odpowiadającą wartości środka trwałego ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, kosztami ich eksploatacji.

Środki trwałe umarzane są stopniowo według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednorazowo, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarzane są meble, dywany, odzież, umundurowanie bez względu na wartość.

Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Naliczenie umorzenia kończy się z tym miesiącem, w którym następuje zrównanie się sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością podlegająca umorzeniu lub kończy się z ostatnim dniem miesiąca, w którym środek trwały wycofano z ewidencji.

Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja” na koniec roku. W jednostce przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych.

            Pozostałe środki trwałe to środki trwałe, które finansuje się ze środków na wydatki bieżące. Obejmują one środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

            Pozostałe środki trwałe o wartości powyżej 1.000,00 zł ujmuje się w ewidencji ilościowo – wartościowej na koncie 013 – pozostałe środki trwałe i umarza się w 100 % ich wartości w momencie oddania do używania. Natomiast w ewidencji ilościowej ujmuje się pozostałe środki trwałe o wartości powyżej 500,00 zł, które spisuje się w koszty pod datą zakupu.

            Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia. Wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne. Odpisów dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki majątkowe o wartości początkowej równej lub wyższej od wymienionej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych do używania. Naliczenie umorzenia kończy się z tym miesiącem, w którym następuje zrównanie się sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością podlegająca umorzeniu lub kończy się z ostatnim dniem miesiąca, w którym wartość niematerialną i prawną wycofano z ewidencji.

Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 -  Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Licencje na systemy operacyjne, które są przypisane do jednego urządzenia i nie mogą być przenoszone na inne urządzenia stanowią wartość początkową tego środka. Inne licencje, które nie są na stałe przyporządkowane do jednego urządzenia lub obsługują więcej, niż jedno urządzenie stanowią odrębne wartości niematerialne i prawne.

 Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki bieżące oraz stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów o wartości początkowej niższej od wymienionej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, a także będące pomocami dydaktycznymi traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które są umarzane w 100% w miesiącu przyjęcia do używania.

Ewidencja szczegółowa powinna umożliwiać ustalenie umorzenia oddzielnie dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych. Umorzenie ujmowane jest na koncie 072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych.

            Środki trwałe w budowie (inwestycje) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym:

- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług,

- koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania,

- opłaty notarialne, sądowe itp.

Do kosztów wytworzenia nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną inwestycją, tj. kosztów przetargów, ogłoszeń i innych.

Koszty inwestycji to w szczególności następujące koszty:

- dokumentacji projektowej,

- opłat notarialnych, sądowych,

- nabycia gruntów i innych składników majątku związanych z budową,

- badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu,

- przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów,

- opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy,

- założenia stref ochronnych i zieleni,

- nadzoru autorskiego i inwestorskiego,

- ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy,

- sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania,

- inne koszty bezpośrednio związane z inwestycją.

            Należności długoterminowe to należności, których termin zapadalności przypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. Odsetki od należności ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Kwotę należności ustaloną na dzień bilansowy pomniejsza się o odpisy aktualizujące jej wartość. Odpisy dokonywane są w ciężar pozostałych kosztów finansowych. Odpisy aktualizujące wartość należności dokonywane są najpóźniej na koniec roku obrotowego. Na dzień bilansowy należności i udzielone pożyczki długoterminowe wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty.

            Długoterminowe aktywa finansowe to aktywa finansowe rozumiane, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jako inwestycje długoterminowe. Obejmują w szczególności akcje  i udziały w obcych podmiotach gospodarczych oraz akcje i inne długoterminowe papiery wartościowe traktowane jako lokaty długoterminowe. Na dzień przyjęcia do ewidencji wyceniane są w cenie nabycia lub cenie zakupu. Na dzień bilansowy udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje długoterminowe wyceniane są w cenie nabycia. Ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenie wartości bilansowej poszczególnych rodzajów długoterminowych aktywów finansowych.

            Zapasy obejmują opał, w tym węgiel i olej opałowy oraz paliwo, tj. olej napędowy i etylinę. Materiały wycenia się w cenach ewidencyjnych równych cenom zakupu lub nabycia. Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia. Na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest wartość niezużytych materiałów w cenie nabycia, którą ujmuje się na koncie 310 – Materiały zmniejszając równocześnie koszty działalności. Rozchód materiałów następuje w styczniu kolejnego roku.

            Należności krótkoterminowe to należności o terminie zapadalności krótszym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowanie zasady ostrożnej wyceny. Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w momencie ich zapłaty lub na koniec kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

            Krótkoterminowe aktywa finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości są to aktywa obrotowe płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich założenia, wystawienia lub nabycia. Przez krótkoterminowe aktywa finansowe rozumie się aktywa pieniężne np. środki pieniężne w kasie lub na rachunku bankowym, instrumenty kapitałowe wyemitowane przez inne jednostki np. akcje i udziały.

Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

Krótkoterminowe papiery wartościowe to aktywa finansowe nabyte w celu odsprzedaży lub których termin wykupu jest krótszy od jednego roku od dnia bilansowego (np. akcje obce, obligacje obce, bony skarbowe i inne dłużne papiery wartościowe, m.in. weksle o terminie wykupu powyżej 3 miesięcy, a krótszym od 1 roku). Krótkoterminowe papiery wartościowe wycenia się na dzień bilansowy według ceny nabycia.

            Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie wartości nominalnej. W Urzędzie rozliczenia międzyokresowe czynne mają nieistotną wartość  i dlatego nie są rozliczane w czasie, lecz od razu powiększają koszty działalności.

            Zobowiązania długoterminowe to wszystkie zobowiązania o terminie zapadalności dłuższym niż 12 miesięcy. Zalicza się do nich przede wszystkim długoterminowe kredyty, pożyczki, obligacje i inne wyemitowane papiery wartościowe.

            Zobowiązania krótkoterminowe to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie z naliczonymi odsetkami.

Zobowiązania w jednostce wycenia się w zależności od celu sprawozdawczego:

- w zakresie sprawozdania finansowego jednostki – według art. 28 ust. 1 pkt 8 i 8a ustawy o rachunkowości,

- w zakresie sprawozdawczości budżetowej – według rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1393)

Zobowiązania z tytułu dostaw towarów i usług na podstawie faktur za miesiąc poprzedni wpływające do Urzędu do 10-tego następnego miesiąca po okresie sprawozdawczym są zobowiązaniami danego okresu sprawozdawczego. W przypadku zobowiązań na koniec roku faktury za miesiąc poprzedni są zobowiązaniami danego okresu sprawozdawczego, kiedy wpłynęły do urzędu do dnia 1 lutego (data sprawozdań jednostkowych) roku następującego po roku za jaki sporządzane są sprawozdania.

Zobowiązania wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Odsetki od zobowiązań wymagalnych, w tym także tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty. Nie nalicza się odsetek od zaległości podatkowych nieprzekraczających trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską Spółkę Akcyjną” za polecenie przesyłki listowej (art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji).

            Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych postanowień, która spowoduje wykonanie:

1. a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do realizacji w danym roku,
2. b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych lat,
3. c) wydatków środków europejskich objętych planem danego roku i lat następnych.

 

Ustalanie wyniku finansowego

W jednostce budżetowej

Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych, przy czym koszty niebędące kosztami danego okresu sprawozdawczego ujmowane są jako koszty rozliczane w czasie.

Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat przedstawionym w załączniku 10 do „rozporządzenia” składa się wynik ze sprzedaży, wynik z działalności operacyjnej, wynik z działalności gospodarczej oraz wynik brutto.

W budżecie gminy (organ):

Wynik wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego (niedobór lub nadwyżka budżetu) wykazywany w bilansie z wykonania budżetu jst ustalany jest na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu” poprzez porównanie kasowo zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków budżetowych oraz ujmowanych memoriałowo wydatków niewygasających z końcem roku, ewidencjonowanych na odrębnych kontach odpowiednio: 901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” oraz 903 „Niewykonane wydatki”.

Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku budżetowego (tzw. operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, ujmowane są na koncie 962 „Wynik na pozostałych operacjach”. W roku następnym, po zatwierdzeniu sprawozdania z wykonania budżetu przez organ stanowiący gminy, saldo tego konta przeksięgowywane jest na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”.

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

 

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

 

Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych

 

Zakładowy plan kont dla organu finansowego obejmuje następujące konta

Konta bilansowe

Zespół 1 – Środki pieniężne

 

133 – Rachunek budżetu gminy

134 – Kredyty bankowe

135 – Rachunek środków na niewygasające wydatki

140 – Środki pieniężne w drodze

 

Zespół 2 – Rozrachunki i rozliczenia

 

222 – Rozliczenie dochodów budżetowych

223 -  Rozliczenie wydatków budżetowych

224 – Rozrachunki budżetu

225 – Rozliczenie niewygasających wydatków

240 – Pozostałe rozrachunki

260 – Zobowiązania finansowe

290 – Odpisy aktualizujące należności

 

Zespół 9 – Dochody i wydatki, rozliczenia międzyokresowe i wyniki budżetu

 

901 – Dochody budżetu

902 – Wydatki budżetu

903 – Niewykonane wydatki

904 – Niewygasające wydatki

909 – Rozliczenia międzyokresowe

960 – Skumulowane wyniki budżetu

961 – Wynik wykonania budżetu

962 – Wynik na pozostałych operacjach

 

Konta pozabilansowe

 

991 – Planowane dochody budżetu

992 – Planowane wydatki budżetu

993 – Rozliczenia z innymi budżetami

 

OPIS KONT

Konta bilansowe

 

Konto 133 - „Rachunek budżetu”

     Konto 133 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu gminy. Urząd prowadzi wspólny rachunek bankowy dla budżetu i dla urzędu. Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką, a bankiem. W razie stwierdzenia błędu w dokumencie bankowym sumy księguje się zgodnie z wyciągiem, natomiast różnicę wynikającą z błędu odnosi się na konto 224, jako „sumy do wyjaśnienia”. Różnicę tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego sprostowanie błędu.

     Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu gminy, w tym również spłaty dotyczące kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu, oraz wpływy kredytów przelanych przez bank na rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 134.

Wpływy na rachunek budżetu z tytułu dochodów budżetowych mogą pochodzić z:

• podatków, opłat oraz innych niepodatkowych należności budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz jednostek samorządu terytorialnego,
• udziałów jst we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych,
• subwencji ogólnej (w tym w gminie z części wyrównawczej, równoważącej i oświatowej, może też być część uzupełniająca poprzednie),
• dotacje celowe na dofinansowanie zadań własnych, na zadania zlecone, na zadania realizowane w drodze porozumień z organami administracji rządowej lub z innymi jst,
• środki pochodzące z budżetu UE i z innych źródeł zagranicznych nie podlegające zwrotowi,
• dotacje z funduszy celowych,
• spadki, zapisy i darowizny na rzecz jst,
• odsetki od środków na rachunku podstawowym budżetu, na rachunkach wyodrębnionych i odsetki od lokat terminowych,
• dofinansowanie zadań własnych z innych źródeł

Wpływy na rachunek budżetu z tytułu przychodów mogą pochodzić z:

• otrzymanych kredytów i pożyczek,
• emisji papierów wartościowych,
• ze spłat pożyczek udzielonych ze środków budżetu gminy,

Wpływy z operacji wewnętrznych, w tym z:

• zwrotu środków z rachunków lokat terminowych na rachunek podstawowy budżetu,
• wpływu środków na rachunki lokat terminowych i inne wyodrębnione rachunki bankowe, przekazanych z rachunku podstawowego budżetu,

Inne wpływy na rachunek budżetu, w tym:

• okresowe przelewy dochodów realizowanych przez urząd jako jednostkę budżetową i inne jednostki budżetowe,
• okresowe przelewy środków na wydatki objęte planami finansowymi urzędu i innych jednostek budżetowych; w związku z brakiem wyodrębnionego rachunku wydatków urzędu, jako operacje równoważne z powyższymi przelewami należy traktować wydatki urzędu zrealizowane w drodze bezpośrednich wypłat z rachunku bankowego budżetu,
• zwroty środków przekazanych na wydatki urzędu i wydatki innych jednostek budżetowych ( GOPS, CUW)
• okresowe przelewy dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, zrealizowanych przez urząd i inne jednostki budżetowe, przy czym do tego typu operacji zalicza się bezpośrednie wpływy tych dochodów na rachunek budżetu,
• przelewy z rachunku podstawowego budżetu na rachunek środków niewygasające wydatki i zwroty środków nie wykorzystanych na realizację nie wygasających wydatków.

Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budżetu, w tym:

• z tytułu wydatków objętych planem finansowym urzędu, realizowanych bezpośrednio z rachunku podstawowego budżetu i rachunków wyodrębnionych, które należy traktować na takich samych zasadach, jak środki budżetu przekazane na rachunki jednostek budżetowych na realizację ich wydatków,
• wypłaty związane z rozchodami budżetu z tytułu wypłat pożyczek udzielonych, spłat kredytów bankowych i pożyczek,
• przekazanie środków z rachunku podstawowego na rachunki lokat terminowych,
• zwrot środków z rachunku lokat terminowych na rachunek podstawowy budżetu,
• przelewy dochodów związanych z realizacją zadań zleconych na rachunek budżetu państwa,
• okresowe przelewy na wydatki urzędu i innych jednostek budżetowych,
• zwroty dotacji celowych.

 

            Do konta syntetycznego 133 może być prowadzona ewidencja analityczna za pomocą kont analitycznych:

133-1 – „Rachunek podstawowy budżetu”, do którego można prowadzić ewidencję szczegółową w rozbiciu na poszczególne konta analityczne.

133-2 – „Wyodrębnione rachunki środków pochodzących z budżetu UE lub z innych źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi (jeżeli umowa o dofinansowanie wymaga utworzenia odrębnego rachunku bankowego),

133-3 - „Rachunki lokat terminowych”

133-4 - „Rozliczenie podatku VAT z podzielnej płatności”

133-5 – „Rozliczenie środków z Funduszu Sprawiedliwości”

133-6 - „Opłaty za gospodarowanie odpadami”

133-n – kolejny rachunek bankowy gminy

            Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma. Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, a saldo Ma konta 133 - kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank na rachunku budżetu.

 

Konto 134 - „Kredyty bankowe”

      Konto 134 służy do ewidencji kredytów bankowych zaciągniętych na finansowanie budżetu. Na stronie Wn konta 134 ujmuje się spłatę lub umorzenie kredytu.

Na stronie Ma konta 134 ujmuje się kredyt bankowy na finansowanie budżetu oraz odsetki od kredytu bankowego.

Konto 134 może wykazywać saldo Ma oznaczające zadłużenie z tytułów kredytów zaciągniętych na finansowanie budżetu (tj. kredyt i odsetki od kredytu). Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 134 powinna umożliwiać ustalenie stanu zadłużenia według umów kredytowych. Ewidencja analityczna prowadzona jest za pomocą kont analitycznych 134-1, 134-2, 134-3 ….134-n, gdzie każde konto analityczne zakładane jest według umów o udzielenie kredytu.

 

Konto 135 - „Rachunek środków na niewygasające wydatki”

Konto 135 służy do ewidencji operacji pieniężnych na rachunku bankowym środków na niewygasające wydatki.

Zapisy na koncie 135 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem.

Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek środków na niewygasające wydatki, w korespondencji z kontem 133.

Na stronie Ma konta 135 ujmuje się wypłaty z rachunku środków na niewygasające wydatki na pokrycie wydatków niewygasających, w korespondencji z kontem 225.

Konto 135 może wykazywać saldo Wn oznaczające stan środków pieniężnych na rachunku środków na niewygasające wydatki.

 

Konto 140 - „Środki pieniężne w drodze”

        Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze, w tym:

1) środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane                    w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego;

2) kwot wpłacanych przez inkasentów za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio do banku z tytułu dochodów budżetowych w przypadku potwierdzenia wpłaty przez bank w następnym okresie sprawozdawczym;

3) przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu w następnym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do przyjętej techniki księgowania środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane tylko na przełomie okresów sprawozdawczych.

Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze.

Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

 

Konto 222 - „Rozliczenie dochodów budżetowych”

     Konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych.

Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe i urzędy obsługujące organy podatkowe, w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 901.

Na stronie Ma konta 222 ujmuje się przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonane przez jednostki budżetowe i urzędy obsługujące organy podatkowe, w korespondencji z kontem 133.

Ewidencję szczegółową do konta 222 prowadzi się za pomocą kont analitycznych w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych.

     Konto 222 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 222 oznacza stan zrealizowanych dochodów budżetowych objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nieprzekazanych na rachunek budżetu.

Saldo Ma konta 222 oznacza stan dochodów budżetowych przekazanych przez jednostki budżetowe i urzędy obsługujące organy podatkowe na rachunek budżetu, lecz nieobjętych okresowymi sprawozdaniami.

Na koniec roku konto 222 może wykazywać saldo strony Wn, co oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe, lecz nie przekazanych na rachunek budżetu.

 

Konto 223 - „Rozliczenie wydatków budżetowych”

      Konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych.

Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133.

Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 902.

    Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzi się za pomocą kont analitycznych w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków budżetowych.

     Saldo Wn konta 223 z rozliczeń środków na wydatki pozostałych jednostek oznacza stan przelanych środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych.

 

Konto 224 - „Rozrachunki budżetu”

        Konto 224 służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

1) rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego;

2) rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów;

3) rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji;

4) rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa.

Ewidencja szczegółowa do konta 224 powinna umożliwić ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów. Analityka do konta 224 prowadzona jest za pomocą kont analitycznych 224-1, 224-2, 224-3......224-n.

Konto 224 może wykazywać dwa salda.

Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 - stan zobowiązań budżetu  z tytułu pozostałych rozrachunków.

 

 

 

Konto 225 - „Rozliczenie niewygasających wydatków”

    Konto 225 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki niewygasających wydatków.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie niewygasających wydatków jednostek budżetowych.

Na stronie Ma konta 225 ujmuje się wydatki zrealizowane przez jednostki budżetowe                         w korespondencji z kontem 904 oraz przelewy środków niewykorzystanych w korespondencji  z kontem 135.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków  na realizację niewygasających wydatków.

Konto 225 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan nierozliczonych środków przekazanych jednostkom budżetowym na realizację niewygasających wydatków.

 

Konto 240 - „Pozostałe rozrachunki”

   Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu, z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach: 222, 223, 224, 225, 260. Ewidencja szczegółowa do konta 240 powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów.

Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 240 stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków.

 

            Na koncie 240  prowadzona jest przy zastosowaniu metody netto ewidencja operacji dotyczących rozliczenia podatku VAT. W zakresie rozliczeń VAT z jednostkami organizacyjnymi objętymi centralizacją na stronie Wn konta 240 ujmuje się:

- VAT należny wykazany w miesięcznych deklaracjach VAT-7 sporządzanych przez jednostki, w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne, w korespondencji z kontem 224,

Na stronie Ma konta 240 ujmuje się:

- bezpośrednie wpływy na rachunek budżetu dochodów urzędu z tytułu sprzedaży opodatkowanej VAT, w wysokości VAT należnego, w korespondencji z kontem 133,

- wpłaty VAT podlegające rozliczeniu w ramach centralizacji, dokonane przez jednostki w wysokości wynikającej z ich miesięcznych deklaracji VAT-7, w korespondencji z kontem 133.

Konto 240 w zakresie rozliczeń VAT może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności od jednostek organizacyjnych z tytułu VAT podlegającego odprowadzeniu na rachunek budżetu, wykazanego w miesięcznych deklaracjach VAT-7, lecz nieprzekazanych na rachunek budżetu w formie wpłat uzyskanych wpływów ze sprzedaży opodatkowanej.

Saldo Ma oznacza stan rozliczeń z tytułu VAT.  

 

Konto 250 - „Należności finansowe”

   Konto 250 służy do ewidencji należności zaliczanych do należności finansowych, a w szczególności z tytułu udzielonych pożyczek.

Na stronie Wn konta 250 ujmuje się powstanie i zwiększenie należności finansowych, a na stronie Ma - ich zmniejszenie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 250 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności z poszczególnymi kontrahentami według tytułów należności.

Konto 250 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności finansowych, a saldo Ma stan nadpłat z tytułu należności finansowych.

 

Konto 260 - „Zobowiązania finansowe”

Konto 260 służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych.

Na stronie Wn konta 260 ujmuje się wartość spłaconych zobowiązań finansowych, a na stronie Ma ujmuje się wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 260 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami według tytułów zobowiązań. Ewidencję analityczną stanowią konta 260-1, 260-2, 260-3, ….260-n zakładane na każde zobowiązanie wobec pożyczkodawcy.

  Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań finansowych, a saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań finansowych.

 

Konto 290 - „Odpisy aktualizujące należności”

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności.

Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności. Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

 

Konto 901 - „Dochody budżetu”

Konto 901 służy do ewidencji dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Na stronie Wn konta 901 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego na konto 961. Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu:

1) na podstawie sprawozdań budżetowych jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 222,

2) na podstawie sprawozdań innych organów w zakresie dochodów budżetów jednostek samorządu terytorialnego, w korespondencji z kontem 224;

3) z tytułu rozrachunków z innymi budżetami za dany rok, w korespondencji z kontem 224;

4) z innych tytułów, w szczególności subwencje i dotacje, w korespondencji z kontem 133;

5) pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegające zwrotowi, w korespondencji z kontem 133;

6) pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, w korespondencji z kontem 133.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 901 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek planu finansowego.

Saldo Ma konta 901 oznacza sumę dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego za dany rok.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961.

 

 

 

Konto 902 - „Wydatki budżetu”

Konto 902 służy do ewidencji wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn konta 902 ujmuje się w szczególności wydatki:

1) jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań budżetowych, w korespondencji z kontem 223,

2) realizowane z kredytu uruchomionego w formie realizacji zleceń płatniczych, w korespondencji z kontem 134.

Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego na konto 961. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 902 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji. Saldo Wn konta 902 oznacza sumę wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego za dany rok.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961.

 

Konto 903 - „Niewykonane wydatki”

Konto 903 służy do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych.

Na stronie Wn konta 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych w korespondencji z kontem 904.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961.

 

Konto 904 - „Niewygasające wydatki”

Konto 904 służy do ewidencji niewygasających wydatków. Na stronie Wn konta 904 ujmuje się:

1) wydatki jednostek budżetowych dokonane w ciężar planu niewygasających wydatków, na podstawie ich sprawozdań budżetowych w korespondencji z kontem 225;

2) przeniesienie niewykorzystanych niewygasających wydatków na dochody budżetowe.

Na stronie Ma konta 904 ujmuje się wielkość zatwierdzonych niewygasających wydatków.

Konto 904 może wykazywać saldo Ma do czasu zrealizowania planu niewygasających wydatków lub do czasu wygaśnięcia planu niewygasających wydatków.

 

Konto 909 - „Rozliczenia międzyokresowe”

Konto 909 służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych.

Na stronie Wn konta 909 ujmuje się w szczególności koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych okresów (np. odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek w korespondencji z kontami 134 lub 260), a na stronie Ma - przychody finansowe stanowiące dochody przyszłych okresów (np.: subwencje i dotacje przekazane w grudniu dotyczące następnego roku budżetowego).

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 909 powinna umożliwiać ustalenie stanu rozliczeń międzyokresowych według ich tytułów.

Konto 909 może wykazywać saldo Wn i Ma.

 

Konto 960 - „Skumulowane wyniki budżetu”

Konto 960 służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Konto 960 w ciągu roku jest przeznaczone do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub zwiększenia skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

W szczególności na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962. Konto 960 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.

Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta 960 - stan skumulowanej nadwyżki budżetu.

 

Konto 961 - „Wynik wykonania budżetu”

Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 961 ujmuje się przeniesienie poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 902, oraz niewykonanych wydatków, w korespondencji z kontem 903.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 901.

W ewidencji szczegółowej do konta 961 wyodrębnia się źródła zwiększeń i rodzaje zmniejszeń wyniku wykonania budżetu stosownie do potrzeb sprawozdawczości.

Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki.

W roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, saldo konta 961 przenosi się na konto 960.

 

Konto 962 - „Wynik na pozostałych operacjach”

Konto 962 służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik wykonania budżetu.

Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty operacyjne związane z operacjami budżetowymi.

Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe przychody operacyjne związane z operacjami budżetowymi. Na koniec roku konto 962 może wykazywać saldo Wn oznaczające nadwyżkę kosztów nad przychodami lub saldo Ma oznaczające nadwyżkę przychodów nad kosztami.

Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu saldo konta 962 przenosi się na konto 960.

 

Konta pozabilansowe

 

Konto 991 - „Planowane dochody budżetu”

Konto 991 służy do ewidencji planu dochodów budżetowych oraz jego zmian.

Na stronie Wn konta 991 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów budżetu.

Na stronie Ma konta 991 ujmuje się planowane dochody budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane dochody.

Saldo Ma konta 991 określa w ciągu roku wysokość planowanych dochodów budżetu.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn konta 991.

 

Konto 992 - „Planowane wydatki budżetu”

Konto 992 służy do ewidencji planu wydatków budżetowych oraz jego zmian.

Na stronie Wn konta 992 ujmuje się planowane wydatki budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane wydatki.

Na stronie Ma konta 992 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków budżetowych lub wydatki zablokowane.

Saldo Wn konta 992 określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków budżetowych.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta 992.

 

Konto 993 - „Rozliczenia z innymi budżetami”

Konto 993 służy do pozabilansowej ewidencji rozliczeń z innymi budżetami w ciągu roku, które nie podlegają ewidencji na kontach bilansowych.

Na stronie Wn ujmuje się należności z innych budżetów oraz spłatę zobowiązań wobec innych budżetów.

Na stronie Ma konta 993 ujmuje się zobowiązania wobec innych budżetów oraz wpłaty należności otrzymane z innych budżetów.

Konto 993 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 993 oznacza stan należności z innych budżetów, a saldo Ma konta 993 - stan zobowiązań.

 

Zakładowy plan kont dla urzędu gminy jako jednostki budżetowej – wykaz kont księgi głównej

 

Konta bilansowe

Zespół 0 – Aktywa trwałe

 

011 – Środki trwałe

013 – Pozostałe środki trwałe

020 – Wartości niematerialne i prawne

030 – Długoterminowe aktywa finansowe

071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych

i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych

073 – Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

080 – Środki trwałe w budowie (inwestycje)

 

Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe

 

101 – Kasa

130 – Rachunek bieżący jednostki

135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

139 – Inne rachunki bankowe

141 – Środki pieniężne w drodze

 

 

Zespół 2 – Rozrachunki i rozliczenia

 

201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych

224 – Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków

europejskich

225 – Rozrachunki z budżetami

226 – Długoterminowe należności budżetowe

229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 – Pozostałe rozrachunki

245 – Wpływy do wyjaśnienia

290 – Odpisy aktualizujące należności

 

Zespół 3 – Materiały i towary

 

310 – Materiały

 

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

 

400 – Amortyzacja

401 – Zużycie materiałów i energii

402 – Usługi obce

403 – Podatki i opłaty

404 – Wynagrodzenia

405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 – Pozostałe koszty rodzajowe

 

Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty

 

720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych

750 – Przychody finansowe

751 – Koszty finansowe

760 – Pozostałe przychody operacyjne

761 – Pozostałe koszty operacyjne

 

Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

 

800 – Fundusz jednostki

810 – Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

840 – Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

860 – Wynik finansowy

 

 

Konta pozabilansowe

 

291 - Zobowiązania warunkowe

970 – Płatności ze środków europejskich

976 – Wzajemne rozliczenia między jednostkami

980 – Plan finansowy wydatków budżetowych

981 – Plan finansowy niewygasających wydatków

982 – Plan wydatków środków europejskich

983 – Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego

984 – Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat

992 – Zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa

998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

 

OPIS KONT

Konta bilansowe

 

Zespół 0 - „Aktywa trwałe”

Konta zespołu 0 „Aktywa trwałe” służą do ewidencji:

1) rzeczowych aktywów trwałych

2) wartości niematerialnych i prawnych;

3) długoterminowych aktywów finansowych

4) umorzenia składników aktywów trwałych;

5) inwestycji.

 

Konto 011 - „Środki trwałe”

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

1) przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych;

2) przychody środków trwałych nowo ujawnionych;

3) nieodpłatne przyjęcie środków trwałych;

4) zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania;

2) ujawnione niedobory środków trwałych;

3) zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić:

1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych,

2) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe,

3) należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji,

4) ustalenie wartości gruntów stanowiących własność jst, przekazanych w użytkowanie wieczyste innym podmiotom.

Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

Ewidencja analityczna w Urzędzie Gminy prowadzona jest za pomocą programu komputerowego pn. „Środki trwałe”, zakupionego w ZETO S.A Białystok, autorstwa firmy „Usługi informatyczne INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek s.j. 05-120 Legionowo, Piłsudskiego 31/240”.

 

Konto 013 - „Pozostałe środki trwałe”

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011 wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji;

2) nadwyżki środków trwałych w używaniu;

3) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania;

2) ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu.

            Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe.  Pozostałe środki trwałe obejmują wyposażenie, które finansuje się ze środków na wydatki bieżące (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje). Pozostałe środki trwałe obejmują środki o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 % w momencie oddania do używania.

      W ewidencji ilościowo – wartościowej do konta 013 ujmuje się pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa zakupu jest równa lub wyższa od 10 % dolnej granicy środków trwałych (obecnie 1.000 zł), ustalonej przez Ministra Finansów do celów amortyzacji, ale nie przekracza 10.000 zł.

        Wyłącznie w pozaksięgowej ewidencji ilościowej ujmuje się pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa jest równa lub wyższa od 5 % (tj. 500 zł), ale nie przekracza 10 % dolnej granicy środków trwałych (na dzień wydania zarządzenia o wartości poniżej 1.000 zł).

        Pozostałe środki trwałe, których wartość jednostkowa jest niższa od 5 % dolnej granicy środków trwałych (tj. poniżej 500 zł), nie będą ujmowane w żadnej ewidencji oraz zostaną spisane bezpośrednio w koszty konta 401 – Zużycie materiałów i energii, w dacie zakupu.

            Ewidencja analityczna w Urzędzie Gminy prowadzona jest za pomocą programu komputerowego pn. „Środki trwałe”, zakupionego w ZETO S.A Białystok, autorstwa firmy „Usługi informatyczne INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek s.j. 05-120 Legionowo, Piłsudskiego 31/240”.

Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się   w używaniu w wartości początkowej.

 

Konto 020 - „Wartości niematerialne i prawne”

Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.

Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na kontach 071 i 072.

Ewidencja szczegółowa prowadzona ręcznie do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów i osób odpowiedzialnych.

Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych  w wartości początkowej.

 

Konto 030 - „Długoterminowe aktywa finansowe”

Konto 030 służy do ewidencji długoterminowych aktywów finansowych, w szczególności akcji i innych długoterminowych aktywów finansowych, nad którymi jednostka sprawuje kontrolę, o terminie wykupu dłuższym niż rok. Przy czym kontrola ta powinna wynikać w szczególności z przepisów prawa lub z określonego tytułu prawnego.

Na stronie Wn konta 030 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu długoterminowych aktywów finansowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 030 powinna zapewnić ustalenie wartości poszczególnych składników długoterminowych aktywów finansowych według tytułów. Konto 030 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych aktywów finansowych posiadanych przez jednostkę.

 

Konto 071 - „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.

Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400.

Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się w podziale na następujące konta analityczne: 071 -1 – umorzenie środków trwałych i 071 – 2 – umorzenie wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

 

Konto 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”

Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych.

Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie, a także stanowiących niedobór lub szkodę.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się odpisy umorzenia nowych, wydanych do używania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych obciążających odpowiednie koszty, dotyczące nadwyżek środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, dotyczące środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie.

Ewidencję szczegółową do konta 072 prowadzi się w podziale na następujące konta analityczne: 072 -1 – umorzenie pozostałych środków trwałych i 072 – 2 – umorzenie wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.

 

Konto 073 - „Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe”

Konto 073 służy do ewidencji odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe.

Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe.

 

Konto 080 - „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”

Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty inwestycyjne.

Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:

1) poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym imieniu;

2) poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej;

3) poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja lub modernizacja), które powodują podniesienie wartości użytkowej środka trwałego.

Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów, w szczególności:

1) środków trwałych;

2) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie.

Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona ręcznie do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych.

Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość inwestycji niezakończonych.

 

Zespół 1 - „Środki pieniężne i rachunki bankowe”

Konta zespołu 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe” służą do ewidencji:

1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych przechowywanych w kasach;

2) krótkoterminowych papierów wartościowych;

3) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych lokowanych na rachunkach w bankach;

4) udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych;

5) innych krajowych i zagranicznych środków pieniężnych. Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

 

Konto 101 - „Kasa”

Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki.

Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w walucie obcej. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie:

1) stanu gotówki w walucie polskiej;

2) stanu gotówki w walucie zagranicznej, wyrażonego w walucie polskiej i obcej, z podziałem na poszczególne waluty obce;

3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

 

Konto 130 - „Rachunek bieżący jednostki”

Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym.

Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych wg podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych w korespondencji z kontem 101, 221 lub innym właściwym kontem.

Na stronie Ma konta 130 ujmuje się zrealizowane wydatki budżetowe wg podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych w korespondencji z właściwymi kontami zespołów 1, 2, 4 i 7.

Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych i budżetowych. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów.

Konto 130 służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki. Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega przeksięgowaniu na koniec roku na stronę Ma konta 800, a w zakresie zrealizowanych dochodów na stronę Wn konta 800.

Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów (130-1) i wydatków (130-2) budżetowych. W przypadku dochodów nieujętych w planie finansowym dochody takie ewidencjonuje się według podziałek klasyfikacji budżetowej.

 

Konto 135 - „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”

Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka.

Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych.

Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.

 

Konto 139 - „Inne rachunki bankowe”

Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące, w tym na rachunkach pomocniczych i rachunkach specjalnego przeznaczenia.

Na koncie 139 prowadzi się w szczególności ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych:

1) czeków potwierdzonych;

2) sum depozytowych;

3) sum na zlecenie;

4) środków obcych na inwestycje.

Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych.

Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków bieżących, sum depozytowych i na zlecenie.

Na stronie Ma konta 139 ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonane z wydzielonych rachunków bankowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 powinna zapewnić ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego, a także według kontrahentów i powinna zapewnić sprostanie obowiązkom sprawozdawczym.

Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych znajdujących się na innych rachunkach bankowych.

 

Konto 141 - „Środki pieniężne w drodze”

Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze.

Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Stosownie do przyjętej techniki księgowania, środki pieniężne w drodze będą ewidencjonowane na bieżąco.

Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

 

Zespół 2 - „Rozrachunki i rozliczenia”

Konta zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia” służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz rozliczeń.

Konta zespołu 2 służą także do ewidencji i rozliczeń środków budżetowych, środków europejskich i innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.

Ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej i umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów oraz, jeśli dotyczą rozliczeń w walutach obcych - według poszczególnych walut, a przy rozliczaniu środków europejskich również odpowiednio w podziale na programy lub projekty.

 

Konto 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych, które są ujmowane na koncie 221.

Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz zapewniać możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

 

Konto 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych”

Konto 221 służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat.

Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności.

Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty).

Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą.

Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach.

 

 

Konto 224 - „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”

Konto 224 służy do ewidencji rozliczenia przez organ dotujący udzielonych dotacji budżetowych, a także do ewidencji rozliczenia przez instytucje zarządzające i pośredniczące płatności z budżetu środków europejskich.

Na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący, w korespondencji z kontem 130.

Na stronie Ma konta 224 ujmuje się:

- wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810,

- wartość płatności z budżetu środków europejskich uznanych za rozliczone, w korespondencji z kontami 810,

- wartość dotacji zwróconych w tym samym roku budżetowym, w korespondencji z kontem 130.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 powinna zapewniać możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji oraz zaliczek z tytułu płatności z budżetu środków europejskich według jednostek oraz przeznaczenia tych środków.

Rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na koncie 221.

 

Konto 225 - „Rozrachunki z budżetami”

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów.

Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie.

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

 

Konto 226 - „Długoterminowe należności budżetowe”

Konto 226 służy do ewidencji należności długoterminowych lub długoterminowych rozliczeń z budżetem. Na stronie Wn 226 ujmuje się długoterminowe należności, w korespondencji z kontem 840, a także przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych, w korespondencji z kontem 221. Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w korespondencji z kontem 221. Konto 226 może wykazywać saldo Wn , które oznacza wartość długoterminowych należności. Ewidencja szczegółowa do konta 226 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu poszczególnych należności budżetowych.

 

Konto 229 - „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”

Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

 

Konto 231 - „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności:

1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń;

2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń;

3) wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń;

4) potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika.

Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

 

Konto 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę;

2) należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych;

3) należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

4) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód;

5) zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki;

2) rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych;

3) wpływy należności od pracowników.

Zaliczki wypłacone pracownikom w walutach obcych można ujmować, do czasu ich rozliczenia, w równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest za pomocą kont analitycznych 234-1, 234-2,… 234-n i powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków i według pracowników.

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.

 

 

Konto 240 - „Pozostałe rozrachunki”

Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.

Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest w podziale na konta 240-1 i 240-2. Do konta 240-1 prowadzona jest ręcznie ewidencja szczegółowa, która powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

 

Konto 245 - „Wpływy do wyjaśnienia”

Konto służy do ewidencji wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych i innych tytułów.

Na stronie Wn konta 245 ujmuje się w szczególności kwoty wyjaśnionych wpłat i ich zwroty. Na stronie Ma konta 245 ujmuje się w szczególności kwoty niewyjaśnionych wpłat. Konto 245 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan niewyjaśnionych wpłat.

 

Konto 290 - „Odpisy aktualizujące należności”

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności. Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma - zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności.

Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

 

Zespół 3 - „Materiały i towary”

Konta zespołu 3 „Materiały i towary” służą do ewidencji zapasów materiałów.

 

Konto 310 - „Materiały”

Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych jednostki. Zapasy materiałów wycenia się w cenach ewidencyjnych równych cenom nabycia lub zakupu, jeżeli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości. W Urzędzie Gminy wycenia się je w cenach nabycia.  Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia w koszty działalności. Na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest wartość nie zużytych materiałów w cenach nabycia, którą ujmuje się na koncie Wn 310. Ustalenie zapasów dotyczy opału (węgla, oleju opałowego...itp.) oraz paliwa znajdującego się w kanistrach i beczkach. W styczniu następnego roku wartość materiałów podlega przeksięgowaniu na konto kosztów 401. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 310 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się.

Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów, a na stronie Ma - jego zmniejszenia.

Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan zapasów materiałów.

 

 

 

Zespół 4 - „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”

Konta zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania - niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty (np. faktur korygujących).

Nie księguje się na kontach zespołu 4 kosztów finansowanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, z funduszy celowych i innych oraz kosztów inwestycji, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych.

Ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzi się według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach obowiązujących jednostkę.

 

Konto 400 - „Amortyzacja”

Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma konta 400 ujmuje się ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

 

Konto 401 - „Zużycie materiałów i energii”

Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu.

Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma konta 401 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860.

 

Konto 402 - „Usługi obce”

Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.

Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

 

Konto 403 - „Podatki i opłaty”

Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej.

Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy - przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

 

Konto 404 - „Wynagrodzenia”

Konto 404 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac).

Na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

 

Konto 405 - „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”

Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

 

Konto 409 - „Pozostałe koszty rodzajowe”

Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.

Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

 

Zespół 7 - „Przychody, dochody i koszty”

Konta zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty” służą do ewidencji:

1) przychodów i kosztów ich osiągnięcia z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych;

2) podatków nieujętych na koncie 403;

3) dotacji i subwencji otrzymanych, które wpływają na wynik finansowy, oraz dotacji przekazanych.

Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczenia podatków.

 

Konto 720 - „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”

Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w szczególności dochodów, do których zalicza się podatki, składki, opłaty, inne dochody budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek, należne na podstawie odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych.

Na stronie Wn konta 720 ujmuje się odpisy z tytułu dochodów budżetowych, a na stronie Ma konta 720 - przychody z tytułu dochodów budżetowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego.

W zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych ewidencja szczegółowa jest prowadzona według zasad rachunkowości podatkowej, natomiast w zakresie podatków pobieranych przez inne organy ewidencję szczegółową stanowią sprawozdania o dochodach budżetowych sporządzane przez te organy.

W końcu roku obrotowego saldo konta 720 przenosi się na konto 860. Na koniec roku konto 720 nie wykazuje salda.

 

Konto 750 - „Przychody finansowe”

Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych.

Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów finansowych z tytułu udziałów w innych podmiotach gospodarczych, należne jednostce odsetki.

W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

 

Konto 751 - „Koszty finansowe”

Konto 751 służy do ewidencji kosztów finansowych.

Na stronie Wn konta 751 ujmuje się w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji i innych papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, z wyjątkiem obciążających środki trwałe w budowie, odpisy aktualizujące wartość należności z tytułu operacji finansowych, dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających środki trwałe w budowie. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 powinna zapewnić wyodrębnienie w zakresie kosztów operacji finansowych - naliczone odsetki od pożyczek i odsetki za zwłokę od zobowiązań.

W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 751). Na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda.

 

 

 

Konto 760 - „Pozostałe przychody operacyjne”

Konto 760 służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach: 700, 720, 750.

W szczególności na stronie Ma konta 760 ujmuje się:

1) przychody ze sprzedaży materiałów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów;

2) przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie;

3) odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary, nieodpłatnie otrzymane, w tym w drodze darowizny, aktywa umarzane jednorazowo, rzeczowe aktywa obrotowe;

4) równowartość odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie przez samorządowy zakład budżetowy, a także od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na sfinansowanie których samorządowy zakład budżetowy otrzymał środki pieniężne, w korespondencji ze stroną Wn konta 800;

5) zmniejszenie stanu produktów w korespondencji ze stroną Wn konta 490.

W końcu roku obrotowego przenosi się pozostałe przychody operacyjne na stronę Ma konta 860, w korespondencji ze stroną Wn konta 760. Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda.

 

Konto 761 - „Pozostałe koszty operacyjne”

Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki. W szczególności na stronie Wn konta 761 ujmuje się:

1) koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów;

2) kary, odpisane przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane rzeczowe aktywa obrotowe.

W końcu roku obrotowego przenosi się na stronę Wn konta 860 - pozostałe koszty operacyjne w korespondencji ze stroną Ma konta 761. Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda.

 

Zespół 8 - „Fundusze, rezerwy i wynik finansowy”

Konta zespołu 8 służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

 

Konto 800 - „Fundusz jednostki”

Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860;

- przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 130;

- przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810;

- różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych;

- wartość sprzedanych, nieodpłatnie przekazanych oraz wniesionych w formie wkładu niepieniężnego (aportu) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie;

- wartość pasywów przejętych od zlikwidowanych jednostek;

- wartość aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia;

- równowartość odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie przez samorządowy zakład budżetowy, a także od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na sfinansowanie których samorządowy zakład budżetowy otrzymał środki pieniężne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860;

- przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 130;

- wpływ środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji;

- różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych;

- nieodpłatne otrzymanie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie;

- wartość aktywów przejętych od zlikwidowanych jednostek;

- wartość objętych akcji i udziałów;

- wartość aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki.

Konto 800 wykazuje przeważnie na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.

 

Konto 810 - „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”

Konto 810 służy do ewidencji dotacji budżetowych, płatności z budżetu środków europejskich oraz środków z budżetu na inwestycje.

Na stronie Wn konta 810 ujmuje się:

1) wartość dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane lub rozliczone, w korespondencji z kontem 224;

2) wartość płatności z budżetu środków europejskich uznanych za rozliczone, w korespondencji z kontem 224;

3) równowartość wydatków dokonanych przez jednostki budżetowe ze środków budżetu na finansowanie: środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Na stronie Ma konta 810 ujmuje się przeksięgowanie, w końcu roku, salda konta 810 na konto 800. Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.

 

Konto 840 – „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”

Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych i rezerw.

Na stronie Ma konta 840 ujmuje się utworzenie i zwiększenie rezerwy, a na stronie Wn ich zmniejszenia lub rozwiązanie. Na stronie Ma konta 840 ujmuje się również powstanie i zwiększenia rozliczeń międzyokresowych przychodów, a na stronie Wn – ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich do przychodów roku obrotowego lub zysków nadzwyczajnych. W urzędzie gminy na koncie tym ewidencjonowane są w korespondencji z kontem 226.

Ewidencja szczegółowa umożliwia ustalenie stanu rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyny ich zwiększeń i zmniejszeń.

Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rozliczeń międzyokresowych przychodów przyszłych okresów do tej pory nie rozliczanych. Na dzień bilansowy wycenia się wg wartości nominalnej.

 

Konto 851 - „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”

Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu).

Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

1) stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń,

2) wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

Konto 860 - „Wynik finansowy”

Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki.

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

- poniesionych kosztów, w korespondencji z kontami zespołu 4,

- wartości sprzedanych towarów w cenie zakupu lub nabycia, w korespondencji z kontem 760,

- kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem 751, oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 761,

 Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

- uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7,

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn - stratę netto, saldo Ma - zysk netto. Saldo jest przenoszone w roku następnym na konto 800.

 

 

 

 

 

Konta pozabilansowe

 

Konto 291 - „Zobowiązania warunkowe”

Konto 291 służy do ewidencji księgowej wartości zobowiązań warunkowych z gwarancji, poręczeń, powstających pod warunkiem, oraz nieuznanych przez jednostkę reklamacji i roszczeń skierowanych na drogę sadową. Na stronie Wn ujmuje się wygaśnięcie zobowiązania warunkowego. Saldo Ma oznacza kwotę zobowiązań warunkowych. Do konta 291 prowadzona jest ręcznie analityka z podziałem na kategorie zobowiązań oraz poszczególnych kontrahentów.

 

Konto 970 - „Płatności ze środków europejskich”

Konto 970 służy do ewidencji płatności dokonywanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego ze środków europejskich dysponenta z rachunku Ministra Finansów.

Na stronie Wn konta 970 ujmuje się wartość zleceń płatności przekazanych przez instytucje lub inne upoważnione podmioty do Banku Gospodarstwa Krajowego celem realizacji wydatków ze środków europejskich.

Na stronie Ma konta 970 ujmuje się, na podstawie informacji z Banku Gospodarstwa Krajowego o dokonaniu płatności na rachunek beneficjenta, podmiotu upoważnionego przez beneficjenta lub wykonawcy (odbiorcy), równowartość zrealizowanych płatności.

Konto 970 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość zleceń płatności przekazanych przez instytucje lub inne upoważnione podmioty oczekujących za realizację przez Bank Gospodarstwa Krajowego.

 

Konto 976 - „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”

Konto służy do ewidencji kwot wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego.

 

Konto 980 - „Plan finansowy wydatków budżetowych”

Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:

1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetu;

2) wartość planu niewygasających wydatków budżetu do realizacji w roku następnym;

3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.

Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.

 

Konto 981 - „Plan finansowy niewygasających wydatków”

Konto 981 służy do ewidencji planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 981 ujmuje się plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych. Na stronie Ma konta 981 ujmuje się:

1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych obciążających plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych;

2) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub wygasłej. Ewidencję szczegółową do konta 981 prowadzi się w szczegółowości planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych. Konto 981 nie wykazuje salda na koniec roku.

 

Konto 982 - „Plan wydatków środków europejskich”

Konto 982 służy do ewidencji planu wydatków środków europejskich dysponenta środków budżetowych.

Na stronie Wn konta 982 ujmuje się plan wydatków środków europejskich oraz jego zmiany.

Na stronie Ma konta 982 ujmuje się w szczególności:

1) równowartość zrealizowanych wydatków środków europejskich;

2) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.

Ewidencja szczegółowa do konta 982 jest prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej.

 

Konto 983 - „Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego”

Konto 983 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków środków europejskich na dany rok budżetowy.

Na stronie Wn konta 983 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków środków europejskich w danym roku budżetowym.

Na stronie Ma konta 983 ujmuje się zaangażowanie wydatków w kwocie obciążającej plan finansowy, wynikającej z decyzji lub zawartych z beneficjentami umów o dofinansowanie projektów finansowanych z udziałem środków europejskich, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków tych środków w roku bieżącym.

Na koniec roku konto 983 nie wykazuje salda.

 

Konto 984 - „Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat”

Konto 984 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetu środków europejskich przyszłych lat.

Na stronie Wn konta 984 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetu środków europejskich w latach poprzednich, a obciążających plan wydatków roku bieżącego jednostki przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.

Na stronie Ma konta 984 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków środków europejskich lat przyszłych.

Na koniec roku konto 984 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków środków europejskich.

 

Konto 992 - „Zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa”

Konto 992 służy do ewidencji kwot ujętych w zapewnieniach finansowania lub dofinansowania wydatków, projektów i programów z budżetu państwa.

Na stronie Wn konta 992 ujmuje się kwoty udzielonego zapewnienia.

Na stronie Ma konta 992 ujmuje się przeniesienie kwot wynikających z ww. zapewnienia na konto 980.

 

Konto 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”

Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.

Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:

1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;

2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

 

Konto 999 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”

Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych.

Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.

Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.

Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych i powinna zapewnić w szczególności ustalenie kwoty niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

 

Załącznik Nr 4

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

 

Instrukcja kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych

 

Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów w Urzędzie Gminy w Jaświłach. Zapewnia ład dokumentacyjny, ustala terminowość przekazywania dokumentacji księgowej oraz kontrolę formalną, merytoryczną i rachunkową dowodów księgowych. Usprawnia organizację i dostosowanie dokumentacji księgowej do wymagań określonych przepisami i ustawami oraz technikę tworzenia, przepływu i przechowywania dowodów księgowych. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji  księgowej.

 

Dowody księgowe

 

Dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien on zawierać określone elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania, naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

Podlegają one sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

Cechy dowodu księgowego

Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:

1. dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów w danym miejscu i czasie,
2. trwałość wpisanej treści i liczb zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu,
3. rzetelność danych, które muszą odzwierciedlać stan faktyczny,
4. kompletność danych,
5. jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych, tzn. na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne,
6. chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych, co oznacza, że kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych,
7. systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych, czyli muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego,
8. identyfikacyjność każdego dowodu księgowego, polegająca na powiązaniu dokumentów kosztowych i przychodowych z wyciągiem bankowym w systemie komputerowym ,
9. poprawność formalna, zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją,
10. poprawność merytoryczna, zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa,
11. poprawność rachunkowa, zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki,
12. podmiotowość dowodu księgowego, czyli każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej.

 

Funkcje dowodu księgowego

Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje :

1. funkcja „dokumentu”- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,
2. funkcja dowodowa - opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie,
3. funkcja księgowa -jest podstawą do księgowania,
4. funkcja kontrolna - pozwala na kontrolę analityczną dokonanych operacji gospodarczych i finansowych,

 

Treść dowodu księgowego

Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy o rachunkowości każdy dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikującego,
2. określenie stron (nazwa, adresy, NIP) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz określenie jej wartości,
4. datę sporządzenia dokumentu oraz datę dokonania operacji, gdy różni się ona od daty wystawienia,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby za to odpowiedzialnej.

 

Zasady wypełniania dowodów księgowych:

1. musi być zapisany czytelnie i trwale,
2. treść i liczby w poszczególnych polach muszą być wypełnione w sposób nie budzący wątpliwości,
3. podpisy, pieczątki i daty muszą być oryginalne,
4. numeracja musi być ciągła, porządkowana kolejnym datom,
5. jakiekolwiek wymazania są niedopuszczalne,
6. błędy mogą być poprawiane przez skreślenie błędnego wpisu, wpisanie daty poprawki i podpisy osoby dokonującej tej czynności; skreślona treść lub liczba muszą być nadal czytelne,
7. dowody zewnętrzne mogą być korygowane wyłącznie przez dowody korygujące wystawiającego,
8. dopuszcza się stosowanie skrótów i symboli powszechnie znanych.

Rodzaje dowodów księgowych

Dowody bankowe:

• polecenie przelewu – stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.
• czek rozrachunkowy - wzór określony przez bank,
• czek gotówkowy - wzór określony przez bank,
• bankowa nota memoriałowa uznaniowa – obciążająca – wzór określony przez bank,
• wyciąg bankowy z rachunków - wzór określony przez bank,
• bankowe dowody wpłat i wypłat wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym,
• lokata terminowa zakładana przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku, z którym zawarto lokatę terminową,
• wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej - oryginał sporządzony przez bank lub wydruk komputerowy.

Dowody kasowe:

• dowód wpłaty ( kasa przyjmie - KP ),
• dowód wypłaty ( kasa wypłaci - KW ),
• polecenie księgowania (PK),
• raport kasowy – druk z programu DRUKI IPS,
• wniosek o zaliczkę
• rozliczenie zaliczki - druk akcydensowy symbol Pu K-114,
• faktury VAT własne - druk z programu DRUKI IPS,
• faktury VAT, Rachunki i inne dokumenty dyspozycyjne,
• czek gotówkowy ( do podejmowania gotówki z banku do kasy ),
• bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku),
• kwitariusze przychodowe K 103
• polecenie wyjazdu służbowego - druk akcydensowy symbol 505-3,
• lista płac – wydruk komputerowy,
• rachunek za wykonaną pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
• dowód wypłaty - druk z programu DRUKI IPS,

 

Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:

• umowa pracę, zmiana umowy o pracę,
• umowa zlecenie,
• akta powołania lub wyboru
• wnioski o przyznanie nagrody jubileuszowej lub innych nagród,
• pisma określające wysokość wynagrodzenia zasadniczego, dodatków służbowych,
• rachunek za wykonaną pracę,
• inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia, np. podanie o urlop bezpłatny, zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy,
• rozliczenie wynagrodzenia prowizyjnego,
• lista płac,

 

Dowody operacyjno – księgowe:

• faktura VAT – oryginał, druk z programu DRUKI IPS,
• faktura korygująca VAT – oryginał, druk z programu DRUKI IPS,
• nota księgowa obciążająca/uznaniowa – oryginał, druk z programu DRUKI IPS,

 

Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego i wyposażenia:

 

• przyjęcie środka trwałego w użytkowanie symbol OT,
• przekazanie/przyjęcie środka trwałego symbol PT,
• zmiana miejsca użytkowania środka trwałego symbol MT,
• likwidacja środka trwałego – symbol LT.

 

Kontrola dowodów księgowych

 

W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli:

1. kontrolę merytoryczną,
2. kontrolę formalno – rachunkową

 

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo.

Pracownik dokonujący kontroli merytorycznej na dowodach księgowych podaje źródło finansowania zgodnie z planem wydatków finansowych, tzn. dział, rozdział, paragraf. Na okoliczność dokonania kontroli dowodów księgowych pracownik umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą: „ Sprawdzono pod względem merytorycznym”.

Pod pieczęcią umieszcza datę dokonania kontroli oraz podpis.

Kontrola formalno – rachunkowa dokonywana jest przez pracownika księgowości. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Pracownik sprawdzający pod względem formalno- rachunkowym w razie stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonych dokumentach, zwraca je właściwemu rzeczowo pracownikowi celem usunięcia nieprawidłowości lub zażądania od kontrahenta faktury korygującej. Na okoliczność dokonania kontroli formalnej i rachunkowej pracownik dokonujący kontroli umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą: „ Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym”. Pod pieczęcią umieszcza datę dokonania kontroli oraz podpis.

Na podstawie sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz formalo – rachunkowym dowodów księgowych przygotowywane są przelewy, na których składają podpisy osoby upoważnione w następujący sposób:

1. Wójt Gminy i Skarbnik lub Podinspektor ds. księgowości budżetowej
2. Zastępca Wójta i Skarbnik lub Podinspektor ds. księgowości budżetowej”.

 

Wykaz osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli dowodów księgowych i zatwierdzania ich do wypłaty, stanowi załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia.

 

Zasady obiegu dowodów księgowych

Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:

• zasadę terminowości – polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminów przekazywania dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których dotyczą. Ostateczne zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić terminowe sporządzenie sprawozdań i deklaracji,
• zasadę systematyczności – polegającą na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły,
• zasadę samokontroli obiegu – polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących,
• zasadę odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów,
• zasadę częstotliwości – dostosowanie okresu przekazywania dowodów księgowych do okresu ich sporządzania z uwzględnieniem ich liczebności.

 

        Dokumentacja opisująca politykę rachunkowości oraz dokumentacja finansowo -księgowa (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacje, sprawozdania finansowe) przechowywana jest w siedzibie Urzędu Gminy.

Zbiory dokumentów w segregatorach i teczkach powinno się oznaczać:

- nazwą jednostki, do której należą,

- znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji – symbol lub nazwa rejestru (np. dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne),

- symbolem kwalifikacyjnym zbioru do odpowiedniej kategorii jego przechowywania. Kategoria A oznacza materiały archiwalne przechowywane trwale, kategoria B wraz z liczbą lat przechowywania oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywanie przekazuje się na makulaturę, kategoria BE oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.

- określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego dotyczy.

Faktury, rachunki lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego przedkładane są do rozliczeń finansowych. Za terminowe przekazywanie faktur do Referatu Finansowego odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych referatów. Przedłożone dokumenty po wymagalnym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację. Nieterminowa realizacja faktur (rachunków) może spowodować naliczenie karnych odsetek za zwłokę, a zapłata odsetek za opóźnienie w zapłacie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W takiej sytuacji Skarbnik wskaże osobę odpowiedzialną za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

 

   Dokumenty księgowe ewidencjonowane są na urządzeniach księgowych. Księgowanie odbywa się w systemie komputerowym. Każdy dokument podlega zaksięgowaniu po uprzednim dokonaniu dekretacji, która obejmuje następujące etapy:

- segregacja  – dochody, wydatki, fundusze, środki inwestycyjne, ich kompletność,

- sprawdzenie prawidłowości zawartych danych i podpisów osób odpowiedzialnych,

- oznaczenie sposobu księgowania – umieszczenie adnotacji na jakich kontach syntetycznych i analitycznych dokument będzie zaksięgowany, określenie podziałek klasyfikacji budżetowej,

- określenie daty pod jaką dokument ma być zaksięgowany.

Zastosowanie pieczątek z odpowiednimi rubrykami powinno spełniać powyższe wymogi.

 

Po ujęciu  w ewidencji wszystkich dowodów księgowych za okres sprawozdawczy dokonuje się ich uzgodnienia. Po dokonaniu uzgodnień sporządza się zbiorcze informacje według klasyfikacji budżetowej i w zakresie koniecznym do sporządzenia sprawozdań.

Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji.

 

Obsługa bankowego systemu elektronicznego Home Banking

• Wypłat na rachunki kontrahentów dokonuje się w Urzędzie Gminy Jaświły przy zastosowaniu bankowego systemu elektronicznego Home Banking,
• Zlecenia płatnicze, pobieranie wyciągów, sald dokonują Wójt i upoważnione przez Wójta osoby posiadający nadane przez bank kody PIN i hasła,
• Dokonywanie przelewów odbywa się na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zatwierdzeniu,
• Za poprawność wprowadzonych danych, a zwłaszcza nazwę i numer konta bankowego odpowiedzialny jest pracownik wprowadzający dane do systemu Home Banking,
• Przygotowane przelewy zostają zaakceptowane przez osoby upoważnione zgodnie z bankową kartą podpisów i przetransferowane drogą elektroniczną do właściwych banków. Osoby upoważnione do dokonywania zleceń płatniczych posiadają nośniki umożliwiające im złożenie indywidualnego podpisu elektronicznego.
• Płatności obejmujące faktury z wykazanym podatkiem VAT odbywają się przy zastosowaniu mechanizmu podzielnej płatności, którego szczegółowy opis zawarto w Załączniku Nr 7 do niniejszego zarządzenia.

 

Przechowywanie dokumentacji księgowej

            Akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym.  

            Na samodzielnym stanowisku pracy przechowuje się akta spraw załatwionych w ciągu roku kalendarzowego oraz z dwóch poprzednich lat przed przekazaniem ich do archiwum. Teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji kancelaryjnej urzędu. Akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodnym z wymogami archiwalnymi.

            W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Urząd prowadzi Archiwum Zakładowe. Akta spraw przekazuje do archiwum – po upływie 2 lat – kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy. Przekazanie akt do archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Spis zdawczo – odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta jako dowód przekazania akt. Pozostałe egzemplarze pozostają w archiwum. Spis zdawczo – odbiorczy podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

Zbiory przechowywane są przez okres wynikający z instrukcji kancelaryjnej lub innych przepisów w szczególności:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych - 50 lat,
• dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, dokumenty podatkowe, pozostałe dowody księgowe i dokumenty – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu terminu ich ważności, dokumenty dotyczące ubezpieczeń społecznych - 10 lat,

Okresy przechowywania oblicza się od roku, w którym dane zbiory przekazano do archiwum.

 

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

            Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają zabezpieczenia pomieszczeń w formie urządzeń alarmowych i całodobowy monitoring budynku urzędu sprawowany przez wyspecjalizowaną firmę ochroniarską.

Dla prawidłowej ochrony zbiorów ksiąg rachunkowych konieczne są:

- systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zarejestrowanych na nośnikach komputerowych z uwzględnieniem zapewnienia trwałości zapisów przez okres nie krótszy jak wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych,

- odporne na zagrożenia nośniki danych oraz środki ich zewnętrznej ochrony,

- systemy haseł,

- programy antywirusowe,

- systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (USP),

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie

• mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży,
• pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz,
• po zakończeniu pracy budynek urzędu powinien być zamknięty, okna pozamykane,
• klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu urzędu,
• pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach.

Udostępnianie danych i dokumentów

            Udostępnianie zbiorów dokumentacji księgowej (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych i budżetowych) osobie trzeciej na terenie jednostki następuje po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez niego osoby. Wydanie dokumentów poza siedzibę jednostki następuje po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki oraz uzyskaniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

 

 

Załącznik Nr 5

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

Zasady prowadzenia księgowości Urzędu Gminy w Jaświłach przy pomocy komputera

 

1. Ewidencję księgową prowadzi się w komputerze za pomocą programu „Księgowość budżetowa”.
2. W programie uruchamia się zakładkę – konfiguracja i wybiera się rok obrachunkowy oraz z rejestru nazwę jednostki.
3. W zakładce - kartoteki – konta dodaje się konto, jego nazwę i opis.
4. Księgowanie operacji gospodarczych następuje poprzez zakładkę – księgowość – edycja dokumentów księgowych w następującej kolejności:

• dodaj
• typ dokumenty – wyciąg bankowy, polecenie księgowania, raport kasowy, faktura, umowa, faktura korygująca,
• numer dokumentu – są one numerowane od 1-go wraz z rozpoczęciem każdego roku budżetowego, który jest równoznaczny z rokiem kalendarzowym.
• data zdarzenia, wystawienia, wpływu, sprawozdawcza i płatności do, treść i kolejny raz zakładka dodaj,
• podajemy symbol konta WN i MA, na których ma być zaksięgowany dokument,
• określamy, w przypadku wydatków czy jest to R- koszt i wydatek, K – koszt, W – wydatek; w przypadku dochodów J – otrzymane + nieprzypisane, V – wydatek bez kosztu,
• określamy rodzaj wydatków – własne, zlecone, powierzone ….
• wpisujemy klasyfikację budżetową ( dział, rozdział, paragraf i pozycja),
• podajemy opis dokumentu i kwotę,
• gdy dany wydatek jest wydatkiem strukturalnym klikamy na zakładkę „wydatki strukturalne”, a następnie poprzez zakładkę dodaj podajemy kwotę i klasyfikację wydatku strukturalnego i zatwierdzamy,
• dokument zapisujemy zakładką – zapisz.

5. Zapisane dokumenty znajdują się w zakładce – księgowość – edycja dokumentów księgowych, gdzie za pomocą zakładki zatwierdź zostają zatwierdzone i dalsza ich edycja jest już niemożliwa. Nadawany jest wtedy automatycznie numer pozycji, pod którą dokument został wprowadzony do dziennika.

            Treści ksiąg przenosi się na informatyczny nośnik danych ( pendrive) zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Dane są przenoszone raz na tydzień, a nośnik przechowywany w metalowej szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu urzędu.

 

 

1. Zasady ewidencji środków trwałych Urzędu Gminy w Jaświłach przy pomocy komputera

            Program „Środki trwałe” pozwala na prowadzenie ewidencji środków trwałych i ich umorzeń oraz ewidencji pozostałych środków trwałych. Program automatycznie nalicza umorzenie w momencie wprowadzenia nowego środka trwałego lub zmiany jego wartości w okresach miesięcznych. Daje możliwość sporządzenia tabliczek inwentarzowych (etykiet) i przeprowadzenia inwentaryzacji.

            W programie uruchamia się zakładkę – Kartoteki, a następnie, w zależności od tego, jaką  kartotekę chcemy założyć, wybieramy zakładkę – Środki trwałe lub Pozostałe środki trwałe. Pole „Nowy” daje możliwość wprowadzenia do ewidencji środka trwałego lub pozostałego środka trwałego i jego szczegółowego opisania. Dla każdej z kartotek można wygenerować zestawienie zawierające m. in. wartość początkową, aktualną, naliczone umorzenia i amortyzacje roczne i narastające, miejsce użytkowania.

Zakładka – Zestawienia umożliwia tworzenie zestawień w zależności od tego, jakie dane i za jaki okres chcemy uzyskać.

Zakładka – Inwentaryzacja służy do porównywania i aktualizacji stanów w bazie danych ze spisem z natury. Pozwala także na wydrukowanie „Etykiety”. Jest to informacja z numerem środka trwałego lub pozostałego środka trwałego, która umieszczona na wyposażeniu daje możliwość jego identyfikacji i pozwala przeprowadzić inwentaryzację za pomocą czytnika.

 

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

 

 

Załącznik Nr 6

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

 

Wykaz osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli dowodów księgowych i zatwierdzania ich do wypłaty oraz wzory ich podpisów

 

 

Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy
2.	Jarosz Marek	Zastępca Wójta
3.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy
4.	Miękiszewska Elżbieta	Podinspektor ds. księgowości budżetowej

 

 

Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym :

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Joka Jan	Wójt Gminy Jaświły
2.	Jarosz Marek	Zastępca Wójta

 

 

Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem formalno – rachunkowym:

 

L.p.	Nazwisko i imię	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Okulczyk Agnieszka	Skarbnik Gminy
2.	Miękiszewska Elżbieta	Podinspektor ds. księgowości budżetowej

 

 

 

Wójt Gminy

 

Jan Joka

 

 

Załącznik Nr 7

do Zarządzenia Nr 59/19

Wójta Gminy Jaświły

z dnia 31 grudnia 2019 r.

 

 

 „Procedura podzielnej płatności w podatku od towarów i usług w Gminie Jaświły”

 

1. Procedura podzielnej płatności w podatku od towarów i usług wynika z ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
2. Procedurę podzielnej płatności w podatku od towarów i usług wprowadza się do płatności obejmujących faktury z wykazanym podatkiem VAT.
3. Procedura podzielnej płatności w podatku od towarów i usług obowiązuje następujące gminne jednostki organizacyjne:

• Urząd Gminy Jaświły,
• Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaświłach,
• Centrum Usług Wspólnych Gminy Jaświły,
• Szkołę Podstawową w Jaświłach,
• Szkołę Podstawową w Dolistowie.

4. Kierownicy jednostek zobowiązani są do wdrożenia Procedury podzielnej płatności w podatku od towarów i usług w kierowanych jednostkach.
5. Zasady płatności dotyczą faktur z wykazanym podatkiem VAT, otrzymywanych od kontrahentów, będących dostawcami towarów lub świadczeniodawcami usług i zwane są podzieloną płatnością (ang. split payment).
6. Zapłata z zastosowaniem podzielnej płatności występuje tylko przy płatności przelewem i dokonywana jest w złotych polskich.
7. Mechanizm podzielnej płatności polega na tym, iż płatność wynikająca z otrzymanej faktury dokonywana jest za pośrednictwem banku przy użyciu specjalnego komunikatu przelewu (zwanego dalej „przelewem Split”) udostępnionego przez bank.
8. Płatności dokonuje jednostka jako nabywca towarów i usług, będąca czynnym podatnikiem VAT na rzecz swojego dostawcy towarów i usług, będącego również czynnym podatnikiem VAT. Sprawdzenia statusu dostawcy jako czynnego podatnika VAT należy dokonać na portalu podatkowym pod adresem: www.portalpodatkowy.pl.
9. Przelew mechanizmem podzielnej płatności dokonany na rzecz podmiotu, który nie jest podatnikiem VAT i nie posiada rachunku VAT, nie zostanie przez bank zrealizowany.
10. Metoda podzielnej płatności nie ma zastosowania do:

• faktur proforma,
• faktur bez podatku VAT (zwolnionych lub z odwrotnym obciążeniem),
• przy płatności kartą lub gotówką,
• płatności za więcej niż jedną fakturę jednym przelewem.

11. Zapłata należności za nabyty towar lub usługę zostanie dokonana przez bank na podstawie wypełnionego przez jednostkę przelewu Split na dwa rachunki bankowe dostawcy, tj. na jego rachunek rozliczeniowy i powiązany z nim rachunek VAT. Zapłata odpowiadająca wartości sprzedaży netto będzie płacona przez Gminę za pośrednictwem banku bezpośrednio na rachunek rozliczeniowy dostawcy. Pozostała część ceny odpowiadająca kwocie podatku VAT, zostanie zapłacona przez bank na rachunek VAT dostawcy, to jest konto przeznaczone tylko dla celów rozliczeń podatku VAT. Wpływ innych należności oraz pokrywanie z niego innych zobowiązań niż sam podatek VAT jest niedopuszczalne prawnie.
12. Jednostka wypełnia przelew Split nie tylko w sytuacji posiadania wystarczających środków na rachunku VAT na pokrycie kwoty VAT wynikającej z otrzymanej faktury z wykazaną kwotą tego podatku. Także w razie braku środków na rachunku VAT lub niewystarczającej kwoty na pokrycie kwoty VAT wynikającej z otrzymanych przez jednostkę faktur z wykazaną kwotą tego podatku, należy wypełnić przelew Split. Bank zrealizuje obydwa rodzaje takich przelewów. Bank odrzuci przelew Split (także zwykły przelew), jedynie wtedy, jeśli brak będzie środków na rachunku rozliczeniowym, którym dysponuje jednostka.

Wójt Gminy

Jan Joka